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Ambiente de control organizacional

Partiendo de la premisa de que la empresa es una unidad compuesta por la interrelación de todas sus secciones, áreas y dependencias, y que el éxito de esta depende de una sincronización total entre cada una de esas partes, entra a jugar un factor importante dentro de la empresa, factor que es el que permite que precisamente exista esa sincronización entre las diferentes secciones de la empresa que es el control. El funcionamiento de una empresa se basa en la realización de unas actividades, para las que se han fijado unos procedimientos determinados, los que son llevados a cabo por el personal. Ahora bien, cada una de estas actividades y procedimientos deben llevar inmerso un control que permita su constante evaluación y corrección o replanteo, sin estos controles no se puede determinar en un momento dado si tales actividades se están ejecutando de una forma correcta y adecuada. Necesariamente se requiere que en cada proceso se haga un análisis que asegure que el siguiente proceso no se vea afectado por una falencia en el anterior, esto se debe hacer constantemente y en todo el conjunto de actividades y procesos llevados a cabo en la empresa, ya sean de la parte operativa o administrativa.

El control es un elemento ampliamente difundido y aplicado en las empresas modernas pues se puede afirmar que es el pilar sobre el cual se fundamenta el funcionamiento correcto de todo el engranaje que conforma la empresa. El control es el único mecanismo efectivo que asegura el cabal cumplimiento de objetivos, propósitos, procesos y actividades de la empresa.

El control es tan importante en toda organización que no es suficiente con implementar unos mecanismos de control, no se puede esperar que el control por si mismo garantice su implementación y ejecución, pues para asegurar que el control se lleve a cabo abría que también implementar unos mecanismos de control para el control, lo que no resulta muy lógico ni practico. Ya se ha hecho énfasis en que las actividades y los procedimientos son realizados por personas, y además de ejercer control sobre las actividades, procesos y procedimientos, se requiere también ejercer un control a las personas que los ejecutan. Pero implementar mecanismos de control sobre las personas tampoco garantiza que los controles funcionen a cabalidad, por lo que se hace necesario recurrir a un elemento mas que nos permita en un momento dado, tener el control de cada una de las actividades desarrolladas en la empresa y de cada persona involucrada en el proceso interno de la organización. Y este elemento tan esencial e imprescindible en toda empresa es el ambiente de control. Es el que en ultimas va a garantizar que los controles efectivamente san aplicados y evaluados.

El ambiente de control lo que busca son unas condiciones ideales en la empresa que permitan la correcta y completa implementación de los mecanismos de control interno. El ambiente de control ofrece un entorno ideal que fomenta la aplicación de los mecanismos y actividades de control y crea esa necesidad y ese compromiso de cada uno de los miembros de una organización con el objetivo de asegurar el cumplimiento de cada uno de los objetivos y propósitos de la misma. Si la parte humana de la empresa esta convencida de la importancia de aplicar un control sobre los procesos que realiza y además encuentra unas condiciones que favorecen dicha aplicación, muy seguramente que este componente humano asumirá un papel protagónico en el propósito de lograr que la empresa marche a la perfección en todos sus aspectos.

Como se puede anotar, el ambiente de control forma parte exclusivamente del factor humano, pues es este el que esta en disposición y en condiciones de aplicar o no los mecanismos de control. Corresponde a este la implementación, seguimiento y evaluación del control; así que se debe hacer énfasis en la importancia de fomentar en el personal la cultura y el habito del control, además de lograr que ellos hagan conciencia de la necesidad y responsabilidad ineludible con el control que se debe ejercer en cada una de las actividades que realicen dentro de la empresa.

Ahora, que se entiende por ambiente de control. Como bien resulta claro que no basta con implementar un mecanismo de control, sino existen las condiciones que así lo permitan, se debe propiciar o facilitar la aplicación efectiva de esos mecanismos establecidos. Se requiere de un entorno y unas condiciones que ofrezcan la posibilidad de ejercer control, y para esto entran muchos factores a formar parte.

Como ya es claro que el control depende de el factor humano, entonces es hacia este que se deben enfocar los esfuerzos necesarios para lograr formar un ambiente propicio para la aplicación de las actividades de control. Y desde este punto de vista, el proceso comienza en el momento mismo de la incorporación del personal.

Aquí comienza a notarse la importancia capital que tiene el recuso humano en toda organización. Y como todo proceso en el que se busca calidad, eficiencia y eficacia, este no se escapa a estos propósitos. Es por eso mismo que desde que se inicie el proceso de definir perfiles para el cargo o puesto que se requiere, el de convocatoria, selección e inducción, se debe tener presente que cada uno de esos pasos debe conducir a un ambiente propicio dentro de la empresa para el desarrollo armónico y pleno de todas sus actividades.

Empezaremos a desarrollar la importancia de tener claro que es lo que necesita hacer la empresa, cuales son las actividades a realizar, que elementos técnicos, de conocimiento, de destreza y habilidad se requieren para lograr realizar las tareas necesarias con la mayor efectividad y eficacia. Cuando se tiene claro lo anterior, se debe definir que condiciones requiere el empleado que va a desarrollar tales funciones, de esta forma nos aseguramos que la persona que se contrate tiene la plena capacidad de desarrollar lo que la empresa requiere. Este proceso es mucho mas complejo que solo saber lo que se requiere y lo que se desea, es por esa razón que la empresa debe definir mecanismos que aseguren la correcta evaluación de estos requerimientos, para lo que es necesario el concurso de profesionales de diferentes áreas que permitan identificar las características necesarias para el logro de los objetivos que se persiguen.

No debemos olvidar que cada una de estas decisiones debe conducir a propiciar un ambiente de control, por lo que en el proceso de definir las características y perfiles del cargo, no solo es necesario identificar los requerimientos técnicos y de conocimiento, sino la parte humana de quien va a realizar las tareas. No olvidemos que el recurso humano es el que permite la operatividad de la empresa, por lo que en ningún momento se debe dejar de lado.

En este proceso encaminado a fomentar el ambiente de control, en el reclutamiento de personal, es muy importante tener en cuenta la importancia que tienen los valores y principios de la persona, la parte humana del trabajador; recordemos que no estamos hablando de la mano de obra ni de la fuerza laboral, estamos hablando del recurso humano que es mucho mas que una fuerza física utilizada para generar riqueza. El recurso humano es ese grupo de personas que ponen al servicio de la empresa y en pro de ella, sus conocimientos, experiencias, expectativas, valores, principios y creencias. No se puede separar la parte física del empleado de su parte interior, emotiva y espiritual, pues el empleado en todo su conjunto y potencial es integral, los es tanto en su parte externa como interna.

Una trabajador integral en todos sus aspectos, garantiza una actuación adecuada en el desarrollo de sus actividades, en la aplicación de de sus conocimientos y capacidades. Una persona con principios éticos y valores es una excelente herramienta en la aplicación de los controles y el mejoramiento del ambiente de control, razón por la cual se hace hincapié en evaluar la parte humana del trabajador al momento de diseñar los perfiles y en el proceso de selección de personal.

Otro elemento relacionado con el recurso humano que se debe tener en cuenta y que es posterior al proceso de selección e incorporación, es e hecho de que la empresa debe ofrecer al trabajador, además de la inducción y entrenamientos iniciales, la oportunidad de capacitación constante, que le permita al empleado estar actualizado en los nuevos conocimientos y las nuevas técnicas en el desarrollo de las actividades de la empresa, que redundaran en un beneficio de la misma en la medida que se logra mayor eficiencia y eficacia en las labores realizadas.

Tener un empleado idóneo, capacitado y bien entrenado, además de satisfecho con su situación en la empresa, ofrece a la empresa la seguridad de que no ha hecho una inversión riesgosa, es decir que el empleado después de que la empresa le ha invertido tiempo y recursos, este se vaya de la empresa y sea contratado por otra que le ofrezca mejores condiciones y se aproveche de la inversión que nuestra empresa hizo en el trabajador. Hay que hacer lo necesario para que el empleado se sienta a gusto con su cargo para que en un momento dado no se vaya a fortalecer otra empresa que bien puede ser la competencia, con los recursos de la nuestra, además que se lleva el conocimiento y las técnicas desarrolladas y transmitidas el empleado en todo un proceso que ha consumido un tiempo valiosos y unos recursos y esfuerzos también valiosos.

Dentro del proceso de fortalecimiento del ambiente de control, intervienen otras variables que allanan el camino, entre las que tenemos las políticas de personal, de servicio y atención al cliente, de comunicación y de la estructura misma de la empresa.

Las dos últimas son de importancia y merecen una exposición un poco más amplia. En cuanto a la comunicación debemos entender que este es el medio necesario para transmitir lo que se quiere lograr y a lo que se desea llegar, por lo cual se hace necesario desarrollar unos excelentes canales de comunicación. Si la comunicación falla todo puede salir mal. Cuando no hay suficiente comunicación no se pueden transmitir con claridad las dificultades que se presenten dentro de la empresa, por lo que no habrá un diagnostico oportuno y adecuado de la situación actual y será muy difícil implementar acciones correctivas que logren redireccionar el camino hacia los objetivos inicialmente propuestos.

La comunicación esta presente en cada una de las actividades y de las etapas en los procesos internos de toda organización y es el mecanismo por el cual la empresa trasmite sus lineamientos sobre los cuales también esta fundamentada la estructura de la organización.

La estructura que se establezca en la empresa incide en el ambiente de control. Una estructura abierta, en la que se facilite la participación de todos los departamentos y empleados, asegura una retroalimentación que beneficiara y estimulara la detección de errores, sus causas, efectos y posibles soluciones. De modo tal que la estructura orgánica de la empresa debe contemplar la posibilidad de que los empleados puedan expresar abiertamente sus opiniones, sugerencias e inquietudes, por que de ellas surgen las ideas que ayudaran a que la empresa se desarrolle y crezca integralmente.

El ambiente de control debe estar presente en todos los aspectos de la empresa, tanto internos como externos. Generalmente se le da gran importancia al ambiente de control interno, dejando de lado la parte externa, que es un componente tanto o más importante que el interno. Bien sabemos que la empresa vive por el cliente y para el cliente, y es el cliente el que nos evalúa y decide seguir siendo nuestros clientes o no. Por tal motivo es de suma importancia tener en cuenta sus opiniones, que son también una forma de control y la empresa debe permitir su manifestación.

Si no se escucha al cliente, sino permitimos que nos critique y evalúe, corremos el riesgo de quedar fuera del mercado, al no poder satisfacer las expectativas de este que son cambiantes de acuerdo a las nuevas tendencias y la mejor fuente de esta información son los clientes.

Como punto final podemos concluir que el ambiente de control es algo que compete a cada uno de los miembros de la empresa y que deben actuar como un grupo lo cual lleve a la sinergia, porque como ya se expuso con anterioridad, la empresa es una unidad compuesta por muchas partes y personas que debe estar sincronizadas para el logro de sus objetivos y propósitos.

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