Asegúrese de que su contabilidad sea lo suficientemente clara y precisa
En algunos casos, puede suceder que llevar la contabilidad en debida forma no es suficiente para que esta sirva como soporte fiscal, sino que se requiere que sea lo suficientemente clara y precisa como para que el evaluador llegue al convencimiento de los hechos que se pretenden probar con la contabilidad.
No pocas veces por economía, negligencia o descuido, omitimos detallar en la contabilidad algunas transacciones y operaciones que luego resultan imprescindibles para comprender completamente de qué se trataba.
Para ilustrar mejor a lo que nos referimos, transcribiremos partes de una sentencia del consejo de estado en la que se pierde un proceso precisamente porque la contabilidad del contribuyente no ofrecí claridad:
En primer término, esta Corporación advierte, como lo hizo el a quo y lo manifiesta la demandada, que la Administración en el recurso de reconsideración aceptó como procedente del total de $454.325.000 inicialmente glosados, la devolución de $261.352.454, toda vez que la demandante aportó relaciones por los meses de julio y noviembre de 1999, en las que discrimina por tercero el valor devuelto, identifica la referencia de cada una de las baterías, las fechas de producción, de venta y de cambio y concilia los valores contabilizados con base en las notas crédito.
Sin embargo, la demandada no aceptó la devolución por $193.000.000, que según el contribuyente corresponden a $85.000.000 de giros directos a los compradores por garantías de baterías dañadas y $108.000.000 de pagos a Peláez Hermanos por volumen de compras, toda vez que las pruebas aportadas por la demandante no fueron suficientes para la Administración y porque no se demostró el cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 107 E.T.
De la revisión de los documentos que obran en el cuaderno de antecedentes como pruebas de las garantías por valor de $85.000.000, que según la demandante corresponden a giros directos que se realizaron por garantías que inicialmente fueron rechazadas por funcionarios de WILLARD y que posteriormente fueron reconsideradas y aceptadas, se advierte que para tales pagos no existe soporte contable y la relación que se adjunta a folios 101 a 103 c.a., no indica los valores discriminados de las devoluciones, sino que se limita a enlistar el número de baterías “rechazadas” en diferentes ciudades del país y al final consigna el valor promedio de las baterías. Además se observa que tal listado no está suscrito por revisor fiscal ni funcionario de la sociedad demandante.
En cambio, se advierte que la certificación de revisor fiscal en la cual fundamenta su alegato la sociedad actora, sólo se hace respecto de las garantías reconocidas y que fueron aceptadas por la DIAN, por cuanto de ellas existe pleno sustento probatorio del valor solicitado por $261.325.454. Por tal motivo tal certificación no puede tener el alcance pretendido por la demandante para soportar la suma que es ahora objeto de controversia.
De otra parte, en cuanto a los pagos por volumen de compras a Peláez Hermanos S.A., esta Corporación advierte que la sociedad actora aportó una relación simple de los montos cancelados en la que se anotan los números de cheques y los valores “entregados como bonificación por volumen de compras según certificación de Peláez Hermanos S.A.”.
Igualmente, la demandante en vía gubernativa allegó algunos formatos denominados “solicitud de cheques” y en dos de ellos se observa que en el respectivo comprobante contable se anota el número de cheque y como “detalle” de la operación se registra que corresponde a “RECONOCI.GTIAS DE BATERIAS”, todo lo cual contradice el concepto por el cual la sociedad actora afirma se realizó el pago por valor de $108.000.000, del cual tampoco se anexa la anunciada certificación por parte de Peláez Hermanos.
En tales condiciones, se observa, que correspondía a la demandante demostrar mediante pruebas idóneas, la procedibilidad de las devoluciones reclamadas a la Administración, sin embargo ni en vía gubernativa ni ante esta jurisdicción, desplegó actividad probatoria alguna que permitiera tener certeza sobre los pagos a los que se ha hecho referencia y el concepto de los mismos. En consecuencia no prospera el cargo. [Bogotá, D.C., veintiséis (26) de octubre de dos mil nueve (2009). Radicación número: 08001-23-31-000-2003-01071-01(16736)]
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Gracias por la informacion tan valiosa que tienen, deseo su colaboracion en el sentido de SABER MAS SOBRE LA CONFORMACION DE LOS SOCIOS DE UNA FUNDACION, QUE SUCEDE EN EL CASO DE SER UNA SOLA PERSONA LA FUNDADORA O SOCIA
Tengo una consulta soy el representante legal de una pequeña empresa de servicios y tengo un gravísimo problema con el contador pues este desde inicios de este año no ha entregado unos balances claros, con el revisor fiscal se encontraron anomalías en la elaboración de cheques el libro de caja nos lo presentaba con saldos cuadrado y ahora nos dice que ahí errores desde el 2007 le toco volver a revisar todos estos recibos de ingreso de dinero le quisimos poner un persona para que le colaborar y dijo que eso era para demoras, fuera de eso es la hora que no nos ha entregado balance y ya estoy bien preocupado en que términos debo escribirle aunque durante todo el año lo he hecho incluso se le ha nombrado lo del articulo 654 de los libros contables que no los tiene al día tampoco, un revisor fiscal me dice que le mande una carta a la junta central de contadores o que otra cosa puedo hacer gracias por su colaboracion.