Auditoría en el desconocimiento de costos y gastos por no conservar copia del RUT

Con frecuencia muchos contribuyentes del impuesto sobre la renta encuentran en sus emplazamientos para corregir y requerimientos especiales el desconocimiento de sus costos y gastos por no conservar copia del RUT, debido a que la administración de impuestos realiza un sencillo proceso de revisión que en algunos casos pasa hacer más operativo que analítico.

Las actividades de revisión pueden iniciar con la misma información exógena que presenta el contribuyente o la que suministre posteriormente mediante un balance de prueba por terceros, luego es verificar que los números de cédulas de las personas naturales figuren registradas en el RUT, para finalmente obtener el listado de los no inscritos y así proceder a desconocer los respectivos costos y gastos.

Cabe anotar que en la actividad de confrontación de las bases de datos del contribuyente y de la administración de impuestos, uno de los criterios para la revisión es la fecha de inscripción, es decir si el gasto corresponde al año gravable 2010 y su proveedor de bienes o servicios se registro en el RUT en el 2011, ese gasto también será desconocido; de esa manera se ha interpretado el literal c) del artículo 177 – 2 del Estatuto Tributario:

“(…)

Los realizados a personas naturales no inscritas en el Régimen Común, cuando no conserven copia del documento en el cual conste la inscripción del respectivo vendedor o prestador de servicios en el régimen simplificado. Se exceptúan de lo anterior las operaciones gravadas realizadas con agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, siempre que el comprador de los bienes o servicios expida el documento equivalente a la factura a que hace referencia el literal f) del artículo 437 del Estatuto Tributario. "

Se puede observar que la no conservación del RUT es causal de desconocimiento del costo y gasto, siendo lógico para la administración de impuestos que si no aparece en su base de datos del 2010 es porque el contribuyente no tiene dicho documento, sin embargo para la fecha de la fiscalización es probable que si conserve la copia del RUT y la tenga a su disposición, pero en ese momento el ente fiscalizador buscara resaltar el sentido de la norma.

También es probable que debido a la operatividad del proceso de revisión, el listado de no inscritos en el RUT incluya a los agricultores, ganaderos y arrendadores pertenecientes al régimen simplificado, cuando la norma expresamente señala la excepción para ese grupo, es decir que para la procedencia de los costos y gastos incurridos con esas personas naturales no es obligatorio conservar el RUT, el único requisito es la expedición del respectivo documento equivalente a la factura.

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