Buenos días: ¿Con IVA o sin IVA? ¿Con factura o sin factura?

Es frecuente encontrar dentro de los soportes de gastos de muchas copropiedades unos documentos muy simples, usualmente sin los datos mínimos del proveedor y al llamar la atención de la administración, se justifican argumentando que la compra es más barata, pues si exigen la factura, les cobran el IVA “y que no tienen presupuesto”. En estos casos, quienes exigimos el cumplimiento de las normas, solemos ser calificados de “legalistas” y de hacerlos incurrir en mayores gastos.

Es preciso crear conciencia y cultura de control; si hacemos las compras a responsables del régimen simplificado, obviamente no cobrarán IVA, pero eso no los exime de la obligación de expedir la cuenta de cobro o documento equivalente a la factura, con el lleno de los requisitos tributarios. En ocasiones se llega al extremo de entregar como soporte una “tarjeta” o un volante publicitario. Si compramos a un responsable del régimen común, debemos exigir la factura de venta, pues de lo contrario somos responsables solidarios de la evasión y todos los efectos que hay detrás de ella. Así las cosas, no es legal soportar gastos con COTIZACIONES u ÓRDENES DE COMPRA, mediante los cuales se pretende “ahorrar el costo del IVA” y que, no es ningún ahorro, sino un delito, que trae como consecuencia, además del desconocimiento de los gastos, las sanciones económicas y penales propias del delito tipificado, que puede ser aplicado directamente al administrador de la copropiedad y, por extensión a los contadores y revisores fiscales que permitan estas  acciones. Es pertinente señalar que, después del administrador, el primer filtro de control lo debe realizar el contador y rechazar los documentos que no cumplan, absteniéndose de contabilizarlos, en lugar de la práctica facilista de hacerlo con la cédula del administrador(a), que también va en contra de las normas y principios de contabilidad.

Normatividad sobre facturación.  Según el Estatuto Tributario, algunas de las normas aplicables a las facturas son:

Art. 615 – OBLIGACIÓN DE EXPEDIR FACTURA.  “Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, deberán expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”.

Art. 616-1. FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE.  La factura de venta o documento equivalente se expedirá, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales. Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional. 

Art. 616-2. CASOS EN LOS CUALES NO SE REQUIERE LA EXPEDICIÓN DE FACTURA. No se requerirá la expedición de factura en las operaciones realizadas por bancos, corporaciones financieras, corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación en las ventas efectuadas por los responsables del régimen simplificado,  y en los demás casos que señale el Gobierno Nacional.

Art.  617 REQUISITOS DE LA FACTURA DE VENTA. “Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los siguientes requisitos:”

  1. Estar denominada expresamente como “Factura de venta”
  2. Apellidos y nombre o razón y NITdel vendedor o de quien presta el servicio.
  3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVApagado.
  4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
  5. Fecha de su expedición.
  6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
  7. Valor total de la operación.

Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.

Cuando no exista la obligación de expedir factura o documento equivalente, el documento que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, deberá cumplir los requisitos mínimos que el Gobierno Nacional establezca.

Parágrafo. En lo referente al cumplimiento del requisito establecido en el literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario para la procedencia de costos, deducciones y de impuestos descontables, bastará que la factura o documento equivalente contenga la correspondiente numeración”.

Adicionalmente,  quien expida la factura debe contar con la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la Dian, autorización que debe estar impresa en la factura.

Art. 618. OBLIGACIÓN DE EXIGIR FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE. A partir de la vigencia de la presente ley los adquirentes de bienes corporales muebles o servicios están obligados a exigir las facturas o documentos equivalentes que establezcan las normas legales, al igual que a exhibirlos cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto así lo exijan.

Señor(a) administrador(a), después de estas reflexiones, qué va a hacer cuando vaya de compras para la copropiedad y lo saluden: ¡Buenos días: ¿con IVA o sin IVA? ¿Con factura o sin factura?!

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