Cálculo de Datos (Mejorar Rendimiento Excel)

Con la gran cantidad de datos que podemos trabajar en una sola hoja de Excel (más de 1 millón de filas y 16.000 columnas), la cantidad de cálculos también es muy grande, induciendo no solo a poder manipular mucha información sino también a inconvenientes en el rendimiento de nuestro trabajo.

Estamos acostumbrados a la situación en la cual, al momento de realizar una operación (por simple que sea) vemos inmediatamente el resultado de dicha operación; incluso si cambiamos los valores que se utilizan en dicha operación, esta se calcula nuevamente de manera automática, veamos:

Este simple cálculo lo realiza muy rápido (dependiendo del procesador y la cantidad de estos). Resulta que las operaciones que realizamos generalmente en nuestros archivos son poco más complejas que una simple suma, incluso pasando por las funciones anidadas hasta las referencias a otros libros. En estos casos, puede pasar que al momento de cambiar el valor de una celda, Excel se tome varios segundos o incluso hasta minutos para recalcular todas las fórmulas involucradas. (Pueden probar cruzando dos archivos de 500.000 registros y verán el tiempo que se toma)

Cuando lleguemos a esta situación, la configuración del cálculo de Excel nos será de gran ayuda. Tenemos 3 opciones de cálculo:

  1. Automática: Es la configuración por defecto, y al tener esta opción, todas las fórmulas del libro se calculan Automáticamente al realizar un cambio. Imaginémonos el cruce de 2 bases de datos de 500.000 registros, si vamos a hacer una modificación (eliminar una fila, ingresar un valor, etc.) Excel realizará el cálculo de todos los 500.000 registros.
  2. Manual: Con esta opción, el cálculo de las fórmulas de nuestro libro solo se realizará cuando lo requiramos.
  3. Automático excepto para tablas de datos: Se calculan automáticamente todas las fórmulas del libro excepto las tablas de datos.

Para aplicar alguna de estas opciones, nos vamos a la ficha FORMULAS y al final de la barra de herramientas están las Opciones para el cálculo:

Vemos que por defecto esta en Automático, ahora cambiemos a Manual y veamos el comportamiento del cálculo en la operación que tenemos. Vamos a cambiar el valor de la celda A1 por un 8, la operación de suma en C1 debería ser 14 (8 + 6 = 14), veamos:

Veamos que en la barra de fórmulas la operación de la celda C3 es sumar el valor de la celda A1 (8) y el valor de la celda B1 (6) y el resultado es 13 (¿?...). No es un error de Excel, este resultado no se ha actualizado ya que tenemos el cálculo de libro en Manual. Para actualizar el cálculo damos F9 y con esto será suficiente:

La recomendación es entonces para los casos en los que estemos trabajando con libros de grandes cantidades de datos y operaciones entre ellos, lo mejor es tener la opción de cálculo en Manual mientras terminamos de hacer las operaciones con lo cual al momento de modificar los datos, no tendremos interrupciones para cada modificación.

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