Certificados 220 ¿litográficos o magnéticos?

En la práctica los agentes retenedores expiden el certificado y los envían por correo o los ponen a disposición en un portal web. Hecho que a pesar de ser contrario a la normatividad, como lo veremos, nunca, al menos en la experiencia, ha sido sancionado por la DIAN.

El artículo 8 del decreto 460 de 1986 señala que el agente retenedor deberá expedir original y dos copias de los certificados de ingresos y retenciones y una copia reposará en los archivos del empleador.

La DIAN ha entendido que los certificados que se pueden implementar vía web no son los correspondientes a los conceptos de salarios y demás pagos laborales (hoy empleados), pues estos deben ser suministrados de forma litográfica. Así lo señala el oficio 20950 de 2012:

“Es preciso señalar que el artículo 8° del Decreto 460 de 1986, dispone que los certificados de ingresos y retenciones deben expedirse en original y tres copias, el cual puede ser diseñado por los retenedores para su expedición en formas continuas, siempre y cuando incluya en el mismo orden y con idéntico texto y distribución los datos previstos en el modelo oficial.

Sobre el tema, el Despacho emitió el Concepto 105489 de 2007, en el sentido que los certificados de retención en la fuente por conceptos diferentes a los laborales, pueden colocarse en una página Web, sin perjuicio de que cuando el interesado los solicite físicamente se les expidan de esta manera. Pero los correspondientes a ingresos y retenciones si bien no requieren de firma autógrafa (artículo 10 Decreto 836/91), deben entregarse al interesado en la forma prescrita, esto es, de manera litográfica.”

Es decir que los certificados 220 no podrán ser puestos a disposición en página web alguna, y en consecuencia solo podrán ser expedidos de forma litográfica, según la doctrina de la DIAN.

Ahora bien, el artículo 9 de la resolución 0004 de 2016 que prescribe el formato 220 señala:

Artículo 9°. Certificado de Ingresos y Retenciones – Año Gravable 2015 – Formulario número 220. Prescribir para el año gravable 2015, como “Certificado de Ingresos y Retenciones – Año Gravable 2015”, el Formulario Modelo número 220, diseño que forma parte integral de la presente resolución.

El Certificado de Ingresos y retenciones a que se refiere este artículo podrá ser producido por las diferentes casas impresoras o diseñado por los agentes retenedores para ser expedido por computador siempre y cuando se conserven la distribución y el contenido de la información exigida.

Observemos que prácticamente habilita la “expedición” por computar siempre que ser conserve la distribución y el contenido de la información. Así las cosas, consideramos que el formulario 220 puede ser puesto a disposición en una página web para su descarga e impresión, o ser enviado vía  correo electrónico, sin que ello impida la expedición de manera litográfica. De hecho la recomendación es aclarar que el certificado litográfico se encuentra en las oficinas de la compañía para ser recogido cuando bien lo dispongan.

Finalmente, el problema de fondo de este tema, está en el decreto 660 de 1986 que señala que de no ser expedidos en debida forma aplica la sanción del 5%. De allí la importancia de dejarlos impresos sin perjuicio de haber sido enviados vía correo o dispuestos vía web.

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