Cierre contable y administrativo en las copropiedades

Antes de continuar con las políticas sobre NIF, considero pertinente participarles estas recomendaciones e instrucciones para el cierre fiscal 2014, según modelo que utilizo y que seguramente será de gran utilidad para todos los usuarios de este Portal.

Circular -  174/14

Bogotá, D. C., 11 de diciembre de 2014

Señores: Administradores, Contadores y Consejos de Administración de Conjuntos Residenciales, Edificios, Condominios, Agrupaciones, Centros Comerciales y Empresariales constituidos en Propiedad Horizontal

ASUNTO: CIRCULAR DE RECOMENDACIONES PARA EL CIERRE CONTABLE Y ADMINISTRATIVO DEL AÑO FISCAL 2014 - COPROPIEDADES 

Cercanos al cierre contable, es necesario disponer de la información financiera depurada para conocer los resultados de 2014 y las necesidades para el próximo año; proyectar el nuevo presupuesto; elaborar los informes administrativos y de gestión y convocar Asamblea General Ordinaria. Para ello, recomiendo seguir los siguientes procedimientos, además de los que consideren pertinentes para un mejor resultado:

  1. Genere un balance de prueba por terceros y verifique que los saldos de las diferentes cuentas correspondan a la realidad. En caso de observar posibles inconsistencias o saldos “volteados”, imprima el auxiliar por todo el año y proceda a verificar lo adecuado de: causaciones; pagos; gastos; ingresos; abonos; cargos; cruces; ajustes y aplicación de los diferentes conceptos y analícelos hasta encontrar el origen de las mismas; realice los ajustes necesarios para su normalización e imprima las notas contables resultantes.
  2. Disponible (Caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorros e inversiones): Recuerde que las Cajas (General y Menor) deben quedar en cero; deposite todo el efectivo en bancos; legalice todos los recibos y vales y regístrelos directamente al gasto o cuenta por pagar y consigne el saldo no gastado en efectivo; no gire cheque de reembolso, ya que se debe liquidar el Fondo fijo Caja Menor y constituirlo nuevamente en enero de 2014. Al cierre de año debe quedar soporte de los saldos en caja (si por alguna razón válida no se consignó), bancos, fondos y sus correspondientes actas de arqueo y conciliaciones suscritas por los responsables.
  3. Verifique el cuadre de cartera por conceptos y por cada deudor versus contabilidad; determine posibles diferencias y haga los ajustes necesarios. Revise la provisión de cartera y si hay lugar a su ajuste, realícelo, por cualquiera de los métodos válidos.
  4. Revise la Cartera y su cobro persuasivo y jurídico; valide si los saldos son correctos y, si es necesario, circularice a los propietarios.
  5. Propiedad, planta y equipo: Se debe realizar su inventario físico y compararlo contra lo registrado; verificar su existencia y adecuada depreciación y hacer los ajustes y traslados necesarios, dejando evidencia en acta.
  6. Si se tiene personal contratado laboralmente (no es recomendable) asegúrese de haber pagado y provisionado prestaciones sociales, dotaciones, aportes parafiscales, etc. y de haber reportado todas las novedades sobre ingresos o retiros para evitar cobros futuros.
  7. Asegúrese de causar la totalidad de costos, gastos y cuentas por pagar de 2014 y provisionar los que no se ejecutaron por razones de tiempo o recursos, pero ya están aprobados en el presupuesto del presente año, de modo que no sea necesario volver a incluirlos en el nuevo presupuesto y, a la vez, evitar que el año 2015 se vea afectado por resultados de ejercicios anteriores.
  8. Revise todos los contratos y evite su renovación automática, avisando con la debida anticipación su terminación, para conocer nuevas propuestas, incluyendo los proveedores actuales, en caso de considerarlo pertinente.
  9. Asegúrese de que todos los equipos de la copropiedad han recibido su adecuado mantenimiento y lleve un registro de cada uno.
  10. Revise la póliza de bienes y zonas comunes y asegúrese de su vigencia y coberturas, incluyendo manejo y responsabilidad civil.
  11. Analice las cuentas por pagar a todos los proveedores de bienes y servicios y solicite los correspondientes PAZ Y SALVOS.
  12. Analice el reporte de “Ejecución presupuestal” y determine las necesidades de ingresos y egresos para el nuevo período, cuya información constituye la base para la preparación del proyecto de presupuesto para la nueva vigencia. Para el año 2015 debe incluir un nuevo rubro por certificación de los ascensores, exigida por el FOPAE. También se debe revisar la necesidad u obligación y costo de implementar el Plan de Emergencias y Evacuación, así como el Plan de Manejo de Trabajo en Recuerde que si la Asamblea lo aprobó, debe facturarse el incremento del IPC o S.M.M.L.V a partir de enero 1° de 2015, mientras se reúne la asamblea y determina si se mantiene o modifica este valor. Actualice en el sistema o software contable la tasa de interés moratorio.
  13. Garantice que los libros oficiales de actas y de contabilidad estén impresos al día y en debida forma. No deje para vísperas de la asamblea el cumplimiento de esta obligación, sin lo cual no podré suscribir los estados financieros, o deberé hacerlo con salvedades.
  14. Los estados financieros deben ser comparativos con los del año anterior y certificados por el administrador y el contador, para poder dictaminarlos de mi parte. Deben prepararse anticipadamente, acompañados de todas sus Notas explicativas y soportes.
  15. Revise los mandatos de asambleas anteriores y compruebe su cumplimiento.
  16. Prepare con suficiente anticipación su informe de gestión ajustado al Código de Comercio y entregue oportunamente copia al suscrito.
  17. Programe la Asamblea con tiempo, coordinando con los diferentes miembros del Consejo; administrador; contador y revisor fiscal.
  18. En lo sucesivo, la declaración mensual de retención en la fuente debe estar disponible para revisión y firma, a más tardar cinco (5) días antes de su vencimiento, a fin de garantizar su giro y presentación oportuna, evitando el pago de sanciones.
  19. Presente las Políticas NIF para Microempresas Grupo 3 y el Balance de Apertura, a diciembre 31, en paralelo con el Balance General.
  20. Para el año 2015, la DIAN programó los vencimientos de la información exógena o medios magnéticos, desde el mes de abril, así que se debe ir alistando este reporte. No olvide que también se debe preparar la información exógena distrital.

Próximamente haré seguimiento al cumplimiento de estas recomendaciones, para lo cual espero contar con su colaboración, en beneficio de la copropiedad. Se debe preparar un listado de chequeo en el que la administración plasme la ejecución de los diferentes procedimientos planteados y su resultado.

Cordial saludo,

SEVERO CONTROL PULIDO

Revisor Fiscal

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