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Códigos de representación para obligaciones tributarias

Cuando se está diligenciando el formulario para la declaración de renta, ya sea el formulario para personas jurídicas y naturales obligadas a llevar contabilidad (110), o el formulario para personas naturales no obligadas a llevar contabilidad (210), nos encontramos un renglón identificado con el número 981, que al consultarlo en el instructivo anexo al formulario dice: Código de representación: Escriba en esta casilla el código que corresponda al tipo de representación de quien firma como representante del declarante, de acuerdo con la casilla 98 del Registro Único del declarante”.

Las personas jurídicas, y algunas personas naturales, no puede actuar por sí mismas, sino que tienen que ser representadas por una persona natural para que ella, en representación de la persona jurídica, cumpla con las obligaciones tributarias del caso.

Por ejemplo, una sociedad comercial generalmente está representada por una persona natural que se le conoce como Gerente. Y ese gerente quien debe cumplir con las obligaciones tributarias de la sociedad, es quien debe firmar las diferentes declaraciones tributarias.

Ese gerente, debe actualizar su Rut de manera que en él conste su obligación de representar a un tercero persona natural o jurídica, y esa representación tienen un código según el tipo de representación.

Bien, en el sitio web de la Dian se puede consultar la siguiente tabla que contiene las diferentes representaciones que pueden existir y sus respectivos códigos:

01. Administrador judicial Persona designada por autoridad competente para administrar la comunidad, cuando los comuneros no se avinieren en el manejo del bien común.
02. Administrador privado Persona designada por los comuneros para administrar la comunidad.
03. Agente exclusivo de negocios en Colombia persona encargada de la representación de residentes en el exterior en los casos en que sean apoderados de éstos para cumplir las obligaciones fiscales.
04. Agente oficioso Figura jurídica por la cual el que administra sin mandato los bienes de alguna persona, se obliga para con ésta, y la obliga en ciertos casos.
05. Albacea Persona encargada por el testador o por el juez de cumplir la última voluntad del testador, custodiando sus bienes y dándoles el destino que corresponde según la herencia.
06. Apoderado especial Persona que acepta el mandato de uno o mas negocios especialmente determinados.
07. Apoderado general Persona que acepta el mandato de todos los negocios del mandante, o lo admite con una o mas excepciones determinadas.
08. Asignatario Persona a quien se le asigna la herencia o legado.
09. Comunero Persona que participa en una comunidad de bienes o derechos.
10. Curador Persona elegida o designada, para cuidar de los sujetos y/o bienes o negocios, de quienes por ley no pueden dirigirse a si mismos , o administrar completamente sus negocios y que no se encuentran bajo potestad de padre que pueda darles la protección debida. (menor adulto, demente, sordomudo que no pueda darse a entender por escrito, prodigo o disipador en interdicción, herencia yacente, hijo póstumo, entre otros ).
11. Donatario Persona a quien se hace la donación, mediante un acto por el cual se le transfiere gratuita e irrevocablemente, una parte de los bienes del donante.
12. Factor Mandatario encargado de la administración de un establecimiento de comercio, o de una parte o ramo de la actividad del mismo.
13. Funcionario delegado para cumplir deberes formales Persona a quien se le delega conforme a derecho, la responsabilidad de cumplir los deberes formales por el representado.
14. Heredero con administración de bienes Persona que representa al testador para sucederlo en todos sus derechos y obligaciones transmisibles, a quien adicionalmente se le ha asignado la administración de los bienes.
15. Liquidador Persona que concluirá las operaciones sociales pendientes al tiempo de la apertura del trámite liquidatorio; realiza o dispone de los bienes del deudor para atender el pago de las obligaciones del ente en liquidación.
16. Mandatario Persona que, en virtud del contrato consensual llamado mandato, acepta del mandante representarlo personalmente, o la gestión o desempeño de uno o más negocios.
17. Padre Persona natural que debe cumplir los deberes formales por sus hijos menores, en los casos en que el impuesto deba liquidarse directamente a estos.
18. Representante legal principal Persona autorizada por la organización para representarla ante las diferentes entidades, administrar sus bienes y cumplir ciertos deberes legales y estatutarios. Para el ejercicio de las funciones debe estar previamente registrado ante la autoridad competente, o poseer esta calidad por mandato legal.
19. Representante legal suplente Persona autorizada por la organización para representarla ante las diferentes entidades,, administrar sus bienes y cumplir ciertos deberes legales y estatutarios en calidad de suplente. Para el ejercicio de las funciones debe estar previamente registrada ante la autoridad competente, o poseer esta calidad por mandato legal.
20. Síindico Persona que tiene la guarda y administración de la masa de bienes de la quiebra.
21. Tutor Persona a que quien se le impone el cargo a favor de los impúberes que no pueden dirigirse a si mismos o administrar completamente sus negocios, siempre que no estén bajo potestad del padre que pueda darle la protección debida; incluye igualmente el hijo póstumo.

El código de representación se debe buscar en el Rut del representante, del gerente. Si el gerente no tiene Rut o tiene uno desactualizado en el que no figura su código de representación, no podrá firmar la declaración. Adicionalmente, el gerente o representante legal debe estar inscrito en el registro mercantil, puesto que es la forma de probar que en efecto la persona que firma es legalmente la representante legal y no un impostor.

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