Como elegir el procedimiento mas adecuado de retención en la fuente por ingresos laborales

La Retención en la fuente por ingresos laborales, se puede determinar por medio de dos métodos o procedimientos comúnmente conocidos como procedimiento 1 y procedimiento 2. ¿Como saber cual de lo los dos procedimientos es el que se debe aplicar?

Para elegir el procedimiento adecuado, en primer lugar se debe tener en cuenta que hay que aplicar aquel procedimiento que mas favorezca al empleado, es decir, aplicar el procedimiento que le signifique una menor retención.

El procedimiento número uno tiene en cuenta los ingresos que se obtengan en el mes en que se debe aplicar la retención. En cambio, el procedimiento número dos, tiene en cuenta el ingreso promedio de los 12 meses anteriores al mes en el que se hace el calculo.

El procedimiento número uno se debe aplicar necesariamente cuando el trabajador ingresa a trabajar por primera vez, puesto que el procedimiento número dos, toma como referencia el ingreso promedio de los meses anteriores, y en el caso de los trabajadores que trabajan por primera vez no tiene meses anteriores. En este caso, para poder aplicar el procedimiento dos se debe esperar hasta junio o diciembre, que son los meses en que se debe calcular este procedimiento. Para pasarse al procedimiento número dos, no es necesario que lleve 12 meses, la norma permite que el cálculo se haga con un número inferior de 12 meses, por lo que se ha de suponer que hasta con dos meses es suficiente para determinar un promedio. Pero para poder tomar dos meses se requiere que el empleado lleve laborando 3 meses, debido a que el mes del cálculo no se toma en cuenta, solo los anteriores a dicho mes.

En principio, para determinar cual es el procedimiento que más le conviene al empleado, lo más sencillo es hacer el cálculo por los dos métodos y comparar cual de los dos genera una menor retención.

Pero esta solución no siempre es confiable, solo podría ser útil cuando se trata de empleados que tiene unos ingresos muy estables mes tras mes. No lo es para un empelado que continuamente asciende y mejora sus ingresos, o que por alguna eventualidad, en determinado momento puede recibir alguna cantidad de dinero adicional por una u otra razón.

En estos casos, sí se hace necesario hacer un análisis cuidadoso para determinar el comportamiento futuro de los ingresos del empleado e identificar cual será el efecto que tendrán a la hora de determinar la base de retención.

El procedimiento número uno, al atener en cuenta solo los ingresos del respectivo mes, al aumentarse estos ingresos, necesariamente significa una mayor base de retención y por consiguiente una mayor tarifa.
El procedimiento numero dos, por tener en cuenta le promedio de los 12 meses anteriores, no afectaría la base de retención hacia el futuro, porque se calcula es con base a los ingresos del pasado, y la tarifa que se determine con base a esos ingresos anteriores, se aplicara dentro de los 6 meses siguientes sin importar si los ingreso de esos seis meses siguientes se incrementan o no.

A manera de ejemplo: Un trabajador que en el segundo semestre del 2006, ha obtenido ingresos bajos, pero en el primer semestre del 2007, sus ingresos se duplicaran, el procedimiento que se debe aplicar es el número dos, ya que este se aplica para el primer semestre del 2007, calculado con ingresos del 2006 que son inferiores y es posible que ni si quiera resulte tarifa para aplicar.

Supongamos que el trabajador tenía en el 2006 un ingreso promedio mensual de 1.000.000, y que en el 2007 tiene un ingreso mensual de 4.000.000. Aplicando el procedimiento dos, la tarifa de retención que se aplicará en el primer semestre del 2007, será cero (0), no importa que el empleado gane 4.000.000 al mes. Aplicando el procedimiento número uno a un sueldo de 4.000.000 la retención seria bastan elevada.

Caso contrario; si el empleado en el 2006 tenía un ingreso promedio de 4.000.000 y en el 2007, sus ingresos disminuyen a 2.000.000, es obvio que el procedimiento mas recomendable es el número 1, que es con el que se determinaría una tarifa menor. Se debe tener en cuenta que si se utiliza el procedimiento número dos, la tarifa que allí se determine se aplicara dentro de los siguientes seis meses, sin importar si el sueldo del trabajador esta por debajo de los rangos de la tabla sujetos a retención. Se podría dar el caso de aplicar retención inclusive sobre un salario mínimo cuando se ha utilizado el procedimiento dos.

De acuerdo a lo hasta aquí expuesto, se puede concluir, que si los ingresos de un empleado se incrementan considerablemente hacia el futuro, el procedimiento aconsejable es el número 2, debido a que este se calcula con el promedio de los ingresos anteriores, y cuando estos son menores, la base de retención será menor que si se determina con los ingresos futuros que son superiores.

Cuando los ingresos son constantes, prácticamente es indiferente si se aplica uno u otro procedimiento.

El procedimiento dos es puede aplicar, o bien cuando los ingresos sean constantes o no vayan a sufrir un incremento considerable, o cuando los ingresos de los siguientes meses se incrementen considerablemente. En ningún caso se debe aplicar cuando los ingresos en los meses siguientes vayan a disminuir.

La utilización del procedimiento número dos, dependerá del comportamiento de los ingresos dentro de los seis meses siguientes en que se aplicara dicho procedimiento, por lo que a la hora de elegir el procedimiento a utilizar, se debe hacer un estudio de cómo se comportaran los ingresos futuros de cada uno de los trabajadores.

Recordemos que una empresa puede aplicar a cada trabajador un procedimiento diferente; no es obligación que se aplique el mismo procedimiento a todos los trabajadores. Lo que si es obligatorio es aplicar el mismo procedimiento a un mismo trabajador durante los seis meses siguientes, o hasta la fecha en que se calculará el procedimiento número dos: Junio y Diciembre.

Cuando los ingresos son altos, o cuando se trata de trabajadores obligados a declarar renta, puede ser sano pagar una retención en la fuente elevada. Como bien sabemos, la retención es un mecanismo que permite pagar anticipadamente los impuestos. En el caso de los asalariados, estos no son disciplinados en hacer una provisión para el pago del impuesto de renta, y cuando llega la hora de pagar el impuesto, el asalariado no tiene ni plata ni retenciones. Es más fácil por ejemplo, que cada mes se le retenga de su salario $200.000 y no tener que pagar a última hora 2.400.000 por concepto de impuesto. En cierta forma, la retención puede ser una forma de ahorrar para pagar posteriormente los impuestos.

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