Cómo hacer el presupuesto de tu proyecto en 4 pasos

Si inicias un nuevo proyecto es imprescindible que hagas un presupuesto.  El presupuesto es una manera fácil de planificar las variables más relevantes de la actividad de tu proyecto y también te permitirá conocer si existen desviaciones en la ejecución.

A continuación explicaremos cómo crear tu presupuesto en cuatro pasos.

Paso 1: determinar las restricciones

Cualquier nuevo proyecto tiene restricciones. Lo que queremos hacer está delimitado por tres elementos:

  • Objetivos o requerimientos
  • Plazo
  • Recursos

Los elementos siguen un orden de prioridad.

Primero, deberás establecer cuáles son los objetivos que quieres alcanzar.  En segundo lugar, calcularás cuánto tiempo tenemos para alcanzar dichos objetivos. Por último,  determinarás cuáles son los recursos que están a tu disposición para lograr los objetivos establecidos en el plazo marcado. En ocasiones, esa restricción es comunicada por la dirección de la empresa. Si existe, debes conocerla. No calcules el detalle del presupuesto antes de conocer cuál es el límite máximo establecido por la organización.

Durante la ejecución del proyecto la relación entre estas tres variables puede cambiar.  En ocasiones hemos de reducir los objetivos para conseguir acabar el proyecto en un plazo sin gastar más recursos.  Otras veces, preferimos mantener el alcance del proyecto y el total de recursos, para lo cual extenderemos el plazo de ejecución.  Por último, si la opción preferida es mantener los objetivos y el plazo, no habrá más remedio que incrementar los recursos sobre la marcha.

Es muy importante tener una idea clara de estas restricciones antes de empezar a calcular el detalle del presupuesto.

Paso 2: especificar los recursos

Una vez que conozcas los objetivos, el plazo y el límite total de recursos que puedes gastar, empezarás a desglosar los elementos de tu lista de recursos.

La lista de recursos de tu proyecto está compuesta por todos los elementos que necesitas para lograr los objetivos especificados en el plan.

Entre esos elementos están:

  • Mano de obra
  • Servicios exteriores
  • Suministros
  • Bienes de capital y otros

Deberás desglosar para cada recurso los componentes que lo integran. Por ejemplo, en el caso de mano de obra especificarás el listado de todas las personas que intervendrán en el proyecto junto con el rol que jugarán en el mismo.

Una vez tengas la lista completa de recursos procederás a cuantificarlos. Cuantificar un recurso supone asignarle un coste. El coste se expresa en alguna medida no monetaria como horas o unidades.

En el caso de mano de obra, la medida del consumo del recurso serán horas o días de trabajo.

En el caso de servicios exteriores,  es importante resistir la tentación de asignar un valor monetario inmediatamente.  Si debes planificar una partida de viajes,  la cuantificación de este recurso será el número de viajes a realizar los miembros del equipo.  Si se trata de equipos informáticos,  especificarás el número de ordenadores que requiere el proyecto.

De esta manera obtendrás una información mucho más rica que sí asignaras un valor monetario directamente.

Paso 3: asignar el valor monetario

Una vez que tenemos una lista de recursos detallada junto con la cuantificación del consumo en las unidades correspondientes, es el momento de asignar un valor monetario a cada partida.

Esto implica que conozcas el precio medio que te va servir para valorar cada elemento de la lista.  Dicho precio medio lo puedes obtener de los proveedores o estimarlo a partir de información recogida por otras vías.

La ventaja de separar las unidades de consumo de cada recurso de su precio medio es evidente cuando se produce una desviación.  En ese caso, podremos saber si la desviación proviene de un mayor consumo o de un precio mayor que el presupuestado.

Este es un punto clave, porque como responsable del presupuesto, deberás poder explicar estas tres cosas:

  • ¿Por qué no se han alcanzado todos objetivos incluidos en el alcance del proyecto?
  • ¿Por qué no se ha cumplido con el plazo?
  • ¿Por qué se han empleado más recursos de los planificados?

Si no desglosas convenientemente el coste de tus recursos entre unidades de consumo y precio medio, difícilmente podrás dar una explicación coherente sobre las desviaciones.

Paso 4: periodificar

Ya tienes un presupuesto desglosado por partidas individuales que incluyen las unidades de consumo y el precio medio. Multiplicando las unidades de consumo por el precio medio tienes el coste total de cada recurso.

A continuación deberás distribuir ese coste en función de los hitos de ejecución de tu proyecto (milestones en inglés).

Si en el proyecto sigues una metodología tradicional,  distribuirás el coste según las diferentes fases establecidas: inicio, diseño, construcción, prueba e implementación.

Si por el contrario sigues alguna metodología ágil,  asignarás el coste según los sprints en los cuales hayas agrupado los entregables del proyecto.

Veamos un ejemplo de presupuesto con todos los elementos antes de periodificar:

Recursos Tipo Consumo Precio medio Total $
Desarrollador Personal 20 h 20 $/h 400 $
Jefe proyecto Personal 40 h 40 $/h 1600 $
2 portátiles Equipos informáticos 2 equipos 500 $/equipo 1000 $
Viajes Servicios exteriores 5 viajes 400 $/viaje 2000 $
TOTAL 5000 $

La periodificación se hará así:

Recursos Fase 1 Fase 2 Fase 3 Total $
Desarrollador 100 100 200 400 $
Jefe proyecto 500 500 600 1600 $
2 portátiles 1000 0 0 1000 $
Viajes 1000 0 1000 2000 $
TOTAL 5000 $

La periodificación nos permitirá prevenir desviaciones y tomar medidas correctoras.

Planificar no es difícil, siempre que se tenga en cuenta el contexto en el cual se lleva a cabo el proyecto.  Si eres capaz determinar con claridad los objetivos, el plazo y los recursos que necesitas antes de empezar a presupuestar, tu tarea será mucho más fácil. A continuación, se deben especificar los elementos más importantes detallando los consumos y después determinar los precios medios para tener un importe total por elemento. Por último, se distribuyen los totales a lo largo de las fases del proyecto.

Siguiendo estos pasos conseguirás presupuestos más ágiles y útiles que te permitirán gestionar mejor cualquier posible desviación.

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