Como iniciar la contabilidad de una empresa que nunca la ha tenido

Tal vez el título sea un poco redundante, puesto que obviamente cuando se inicia una contabilidad, es precisamente porque antes no existía.

En este caso, se tratará de explicar en pocas palabras como organizar la contabilidad de una empresa o negocio que a pesar de llevar años de existencia, jamás ha llevado una contabilidad.

No es una tarea fácil organizar cientos de documentos que representan hechos no muy claros, confusos, que ni el mismo empresario sabe dar cuenta.

Naturalmente, para iniciar cualquier contabilidad, se requiere elaborar un balance inicial, el cual estará conformado por los bienes y derechos del empresario y sus obligaciones. El patrimonio saldrá por diferencia.

Por lo general, este tipo de empresarios operan como persona natural, por lo que es conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes dedicados al negocio, lo mismo que los gastos y los ingresos.

Si el empresario lleva varios años trabajando, será casi imposible armar un balance inicial de hace cinco o mas años, por lo que este se deberá hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos los bienes, derechos y obligaciones del empresario.

Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificación y clasificación de todas las actividades realizadas por el empresario, como compras de materia prima, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.

En este punto se debe tener especial cuidado, puesto que por la desorganización y por la misma cultura de nuestros empresarios, no es fácil poder identificar con precisión las actividades desarrolladas por el empresario. Es común que muchos de ellos traten de ocultar información, de suministrarlas de forma incompleta, etc.

Si no se logra identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades del empresario, la contabilidad resultante será también incompleta, de poca utilidad.

Quizás la parte mas difícil de la organización de una contabilidad, es lograr concienciar al empresario, poderlo comprometer de la importancia de tener claridad en las cuentas.

Una vez identificado lo necesario para iniciar una contabilidad, hay que diseñar los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el empresario deben seguir.

Son importantes los aspectos relacionados con el manejo del efectivo. Hay que hacerle entender al empresario que aunque el negocio es de su propiedad, no debe disponer de los recursos del negocio de forma ligera y descuidada.

Que debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren. Que no debe mezclar los gastos personales con los del negocio. Que lo producido por el negocio no se puede convertir en su caja menor. Que debe informar todos y cada uno de los gastos e ingresos que realice. Que debe tener soportes de absolutamente todo lo que haga relacionado con su negocio.

Se deben fijar también procedimientos y políticas sobre compras, manejo de cartera, selección de proveedores e inclusive clientes.

Los procedimientos de control son quizás los mas importantes y los mas difíciles de implementar. Los empresarios son reacios a que se les controle, tienen la creencia que si cuentan todo deberán pagar más impuestos…

La organización de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificación y clasificación de los bienes, obligaciones y actividades del contribuyente, lo demás son procedimientos de control, que serán propios y específicos para cada empresario.

Es de gran importancia, y quizás decisivo, realizar un programa de concientización, de culturización y sensibilización del empresario. Sin la cooperación y compromiso de este será infructuoso cualquier intento de organizar cualquier contabilidad.

Autor: José Ignacio Pimentel Bohórquez

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31 Opiniones
  1. Fanny Suero dice:

    Saludo, soy contadora de profesin pero, no he trabajado en el area, se me ha presentado la oportunidad de organizar la contabilidad a un pequeno negocio, este se dedica a prestar dinero, en el mismo hay dos socio: uno que invirtio el dinero y el otro quien lo administra. quien invirtio el capital quiere determinar si su socio le esta haciendo fraude. necesito que me ayuden como puedo determinar esto y luego organizar la contabilidad. Por favor lo necesito.
    Discumpen los acentos ortograficos pero tengo problema con mi pc.
    Gracias, Fanny Suero

  2. Yennifer Medina dice:

    Buenas,

    Soy estudiante del 6to semestre de contaduría pública, estoy planificando llevarle la contabilidad al pequeño negocio de mi mamá y bueno aunque conozca ciertos temas de contabilidad nunca he tenido la oportunidad de ponerlos en práctica no tengo ningún tipo de experiencia en el área, y la verdad es que quisiera que alguien me ayudara y me asesorara de cuales son los primeros pasos para llevar la contabilidad de un negocio pequeño.

    Gracias, espero puedan apoyarme.

  3. NANCY MAZA SAYAGO dice:

    Hola: quisiera por favor su ayuda,hay unas pequeñas emprezas que desean q lo lleve su contabilidad pero no se como comenzar o pemprezar soy primeriza en eso tengo experiencia el el rubro pero no he llevado la contabilidad como inicio primerament. gracias saludos

  4. Diana dice:

    Buenas noches, soy estudiante de cntaduri y actualmente trabajo como asistente contable, me salio una oprtunidad de llevar la contabilidad de una pequeña empresa, tengo varias dudas y les agradezco si me pueden ayudar realmente es muy importante para mi puesto ue es lo que me gusta y quiero ahacerlo bien no quiero cometer errore, 1. esta empresa antes era personal natural y ahora se paso a persona juridica se registro ante camara de comercio en junio ( en este caso debo empezar con la contabildad desde junio?) 2. Es una fabrica de pastas ( esta debe facturar IVA? y como se presenta este impuesto tengo claro que seria anual pero se debe presentar cuatrimestral dependiendo de los ingresos de año anterior, pero si en este caso no hay año anterior? 3. Como es el tema del cree tambien aplica que seria autorretenedor y que tarifa y seria cuatrimestral? 4. Ellos empezaron a facturar con la resolcion autorizada desde el 1º de agosto. junio y julio no facturaron como debo ralizar la contabilidad de estos dos meses que no lo hicieron?. Estas serian las dudas con las cuales tengo mayor urgencia de saber, le agradezco al que me pueda colaborar. soy primeriza en llevar contabilidad en una empresa! Mil gracias!!

  5. MARLY YULIANA dice:

    HAY YO NO SOUY CONTADORA SOLO TENGO UN TÉCNICO DEL SENA ME ENCANTA LO Q AGO SOY AUXILIAR CONTABLE DE LA EMPRESA PERO NO ME RINDE NADA Y CADA VEZ SALEN MUCHO MAS ERRORES YO S Q USTEDES CON LA EXPERIENCIA Q TIENEN ME PUEDEN ASESORAR UN ABRAZO

  6. Esmeralda Rodriguez*Hernandez dice:

    Buen dia, hace aproximadamente un año empece a vender empanadas y postres al dia de hoy no se como empezar una contabilidad requiero ayuda ya que siento que no esta marchando nada bien, reitero que esta conformado con mi esposo y una de mis hermanas auxilioooo

  7. Maria Salinas dice:

    Hola mi esposo va a ponerse su propio negocio de un taller Automotriz y necesita que yo le lleve la contabilidad necesito orientacion y que se necesita para llevarlo a cabo ayudenme por favor ...

  8. sergio dice:

    CON MUCHO GUSTO ASESORIAS CONTABLES EN MEDELLIN COLOMBIA CONT. SERGIO ALONSO TORRES VELEZ TEL. 3128207108 - 0342697658

  9. auria weill dice:

    tengo un negocio ya varios años y no se como organizar mis cuadernos para llevar una mejor administracion y como hago si saco dinero del banco donde lo coloco y si un cliente ya me cancelo meses atras como lo pongo con la fecha q me pago o con la fecha que viene , ayudenme , gracias .

    • DK dice:

      si pides préstamo a bancos es un pasivo (obligación financiera), si es a favor de la empresa claro esta. las cuentas por cobrar a clientes se cancelan y si hay un interés lo das por ingreso.

      • DAVID GAITANF dice:

        Lo sacar de bancos (Restas en tu cuenta de bancos) y lo colocas en activo corriente.
        Si un cliente te cancelo mese atras es un pasivo corriente (En el caso que el te haya dado algo llamado avance
        )

  10. Maria dice:

    Buenos días tengo una pequeña empresa y una gestora me lleva la contabilidad,pero estoy pensando en reducir gastos y empezar a llevarlo yo mismo.
    Como comienzo, si se hacer asientos de las transacciones más comunes

    Muchas gracias

  11. Bibiana dice:

    buenos días, primero que todo les cuento que en la parte donde empece a trabajar se dedican a la producción de productos agrícolas y ganadería, por lo que me he dado cuenta la tierra se divide en lotes la cual tiene su propia producción y básicamente en una carpeta se colocan todo lo que tiene ver ver con cada lote y a final de mes se registra en un libro de tres columnas. mi pregunta es ¿como hago para llevar esto mas organizado? ya es primera vez que trabajo y veo un poco desorganizado.

  12. FABIAN GOMEZ dice:

    Buenas tardes, tengo el siguiente caso.
    Una cooperativa que se constituyó en el año 1996 va a liquidarse en el año 2014 por razones ajenas. La cooperativa nunca declaró impuestos, ni presentó informes a los entes que lo vigilaban. La persona que me pueda colaborar con una guía de que debe hacer esta Cooperativa para poder liquidarse y entregar unos bienes que están a su nombre y deben ser repartidos a los asociados.

  13. Dariela dice:

    hola muy buenas tardes necesito saber q documentos pide los de la declaracion ejecutiva de ingresos.
    me gustaria llevar la contabilidad de mi negocio pero solo se que se llevan las compras y ventas pero despues no se que mas. soy graduada de contador publico pero estoy ahun en la Universidad muchas gracias.

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