Como iniciar la contabilidad de una empresa que nunca la ha tenido

Inicio » Contabilidad. » (13 / 06 / 2010 )

Tal vez el título sea un poco redundante, puesto que obviamente cuando se inicia una contabilidad, es precisamente porque antes no existía.

En este caso, se tratará de explicar en pocas palabras como organizar la contabilidad de una empresa o negocio que a pesar de llevar años de existencia, jamás ha llevado una contabilidad.

No es una tarea fácil organizar cientos de documentos que representan hechos no muy claros, confusos, que ni el mismo empresario sabe dar cuenta.

Naturalmente, para iniciar cualquier contabilidad, se requiere elaborar un balance inicial, el cual estará conformado por los bienes y derechos del empresario y sus obligaciones. El patrimonio saldrá por diferencia.

Por lo general, este tipo de empresarios operan como persona natural, por lo que es conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes dedicados al negocio, lo mismo que los gastos y los ingresos.

Si el empresario lleva varios años trabajando, será casi imposible armar un balance inicial de hace cinco o mas años, por lo que este se deberá hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos los bienes, derechos y obligaciones del empresario.

Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificación y clasificación de todas las actividades realizadas por el empresario, como compras de materia prima, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.

En este punto se debe tener especial cuidado, puesto que por la desorganización y por la misma cultura de nuestros empresarios, no es fácil poder identificar con precisión las actividades desarrolladas por el empresario. Es común que muchos de ellos traten de ocultar información, de suministrarlas de forma incompleta, etc.

Si no se logra identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades del empresario, la contabilidad resultante será también incompleta, de poca utilidad.

Quizás la parte mas difícil de la organización de una contabilidad, es lograr concienciar al empresario, poderlo comprometer de la importancia de tener claridad en las cuentas.

Una vez identificado lo necesario para iniciar una contabilidad, hay que diseñar los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el empresario deben seguir.

Son importantes los aspectos relacionados con el manejo del efectivo. Hay que hacerle entender al empresario que aunque el negocio es de su propiedad, no debe disponer de los recursos del negocio de forma ligera y descuidada.

Que debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren. Que no debe mezclar los gastos personales con los del negocio. Que lo producido por el negocio no se puede convertir en su caja menor. Que debe informar todos y cada uno de los gastos e ingresos que realice. Que debe tener soportes de absolutamente todo lo que haga relacionado con su negocio.

Se deben fijar también procedimientos y políticas sobre compras, manejo de cartera, selección de proveedores e inclusive clientes.

Los procedimientos de control son quizás los mas importantes y los mas difíciles de implementar. Los empresarios son reacios a que se les controle, tienen la creencia que si cuentan todo deberán pagar más impuestos…

La organización de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificación y clasificación de los bienes, obligaciones y actividades del contribuyente, lo demás son procedimientos de control, que serán propios y específicos para cada empresario.

Es de gran importancia, y quizás decisivo, realizar un programa de concientización, de culturización y sensibilización del empresario. Sin la cooperación y compromiso de este será infructuoso cualquier intento de organizar cualquier contabilidad.

Autor: José Ignacio Pimentel Bohórquez

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53 Opiniones
  1. Maria dice:

    Buenos días tengo una pequeña empresa y una gestora me lleva la contabilidad,pero estoy pensando en reducir gastos y empezar a llevarlo yo mismo.
    Como comienzo, si se hacer asientos de las transacciones más comunes

    Muchas gracias

  2. Bibiana dice:

    buenos días, primero que todo les cuento que en la parte donde empece a trabajar se dedican a la producción de productos agrícolas y ganadería, por lo que me he dado cuenta la tierra se divide en lotes la cual tiene su propia producción y básicamente en una carpeta se colocan todo lo que tiene ver ver con cada lote y a final de mes se registra en un libro de tres columnas. mi pregunta es ¿como hago para llevar esto mas organizado? ya es primera vez que trabajo y veo un poco desorganizado.

  3. FABIAN GOMEZ dice:

    Buenas tardes, tengo el siguiente caso.
    Una cooperativa que se constituyó en el año 1996 va a liquidarse en el año 2014 por razones ajenas. La cooperativa nunca declaró impuestos, ni presentó informes a los entes que lo vigilaban. La persona que me pueda colaborar con una guía de que debe hacer esta Cooperativa para poder liquidarse y entregar unos bienes que están a su nombre y deben ser repartidos a los asociados.

  4. Dariela dice:

    hola muy buenas tardes necesito saber q documentos pide los de la declaracion ejecutiva de ingresos.
    me gustaria llevar la contabilidad de mi negocio pero solo se que se llevan las compras y ventas pero despues no se que mas. soy graduada de contador publico pero estoy ahun en la Universidad muchas gracias.

  5. Evelyn dice:

    Hola necesito que alguien me pueda ayudar, tengo 2negocios pequeños de ventas de ropa. Necesito saber como debo organizarme de que manera, por ejemplo cada que tiempo debo de comprar mercadería, 2- todo lo que yo vendo en el día como debo separarlo, cuanto sacó para comprar mercadería, cuanto tengo que guardar para pagarle al empleado y cuanto tengo que sacar para hacerme un sueldo, y tambien para guardar que no se valla todo en inversion o gastos .Necesito que me ayuden porque estoy muy desorganizada en esa área

    • administrador empresa dice:

      Hola, yo pase por tu misma situacion y tienes que estar consiente que tienes que empezar controlandote tu misma y adaptarte a los cambios para beneficio de la empresa, lo primero es consientizarte que dinero no esta a tu disposion si que es de la empresa por lo tanto tienes que controlar todo dinero, inventario, compras, ventas. Primero esta el control del dinero lo mas facil es depositar diariamente al banco, debe tener una cantidad maxima y minima que puedan tener en efectivo en su empresa. Efectuar pago a proveedores con cheque, en caso que no lo acepte pregunte si aceptan tarjeta de debito la cual facilita el banco, y en ultima estancia realice pagos en efectivo, con respecto a al pago de salario efectuelo con cheque y su salario algo muy complejo pero asi lo realice calcule todo el gasto familiar y de alli determine el salariO del propietario pero este es siempre flexible a cambio ya que si surge un imprevisto ya sea de la empresa o del propietario este salario aumenta o disminuye pero no es todas las semanas se va modificar, segundo las compras con respecto a esta haga un estimado de cuanto va invertir no es lo va invertir todo, proyecte cuantas ventas tendra viendo sus ventas de anos anteriores, con respecto a las ventas lleve un registro de todas asi como de los gastos en libros por fecha, lo q le explique se que no se apega mucho a las nifs pero le ayudara a adaptarse a controlar a me ha costado mas de dos anos que los propietarios comprendan y se adapten asi que usted empieze con una sola cosa a la vez porque si lo hace de un solo todo se altera, mejor paso a paso y tiene que ir explicaando y explicandose que beneficio tendra con ciertos cambios. Le recomiento todo dinero para el banco y solicite chequera asi no tenda dinero en sus manos.

      Bendiciones

      Para la declaracion tributaria pues tiene que realizarla pero es facil solo llena formulario de impuesto. Cobrado y pagado y la diferenciado es la que paga

      • oscar dice:

        hola administrador de empresas me pregunto si podria orientarme en todo el tema de odministrar mi taller nunca lo ise x lo tanto no se como tengo que hacerlo ,,,,tengo un taller en el cual fabricamos calzados y ahcemos tapiceria en general .gracias oscar

    • Luis dice:

      hola donde te encuentras.. te podria orientar.

    • Jose M Castillo dice:

      Hola Evelyn, me escribe a mi correo. No habra costo asesoria voluntaria.

  6. MARCOS dice:

    NO SOY CONTADOR NI MUCHO MENOS ESTUDIE CONTAVILIDAD, PERO ME ASENDIERON EL CARGO DE ADMINISTRADOR, Y ME PIDEN,LLEVAR LA CONTAVILIDAD DEL PEQUEÑO NEGOCIO , CUAL ES PRIMER PASO ASEGUIR AYUNDENME PORFAVOR

  7. Liliana R. dice:

    Buenos dias voy a empezar a organizar una contabilidad de una empresa que lleva varios años funcionando y no llevaba contabilidad, pero mirando lasfacturas hay algunas a nombre de la empresa y otras a nombres de los socios pero destinadas al negocio, como hago para realizar los registros o todo lo llevo al balance inicial y de alli que sigue

  8. Nazareth dice:

    Buenas tardes... Estoy empezando nueva en una empresa de Servicios y Suministros Petroleros, y aunq ya elabore la Contabilidad del mes( Libro de Compras y Ventas, Declaracion, Retenciones de IVA e ISLR) quisiera que me aconsejaran, sobre que mas debo hacer.... Sera necesario realizar un Inventario de Activos Fijos.? aAgradezco me colaboren... Gracias.!!

  9. Mario Arturo Jimenez dice:

    Para todas las actividades contables, administrativas y financieras de las empresas es mejor contratar a un Profesional: Contador publico, Administrador comercial o economista, de preferencia Contador Publico.
    Lic. Mario Arturo Jimenez Mendoza, CPC # 26947 del Colegio de Contadores Públicos de Carabobo, 0416 8411579 - 0241 8914587

    • manuel botero dice:

      Ojo, zapatero a tus zapatos.
      El contador es absolutamente indispensable para la parte de registro contable, reportes de impuestos, nomina, pero ni de vainas temas administrativos y financieros ( de financiación )
      Para eso estan los administradores de empresas.
      Todo depende del tamaño de la empresa.

      • Luis Ramazoti dice:

        Replico también con un Zapatero a tus zapatos...
        El contador es la persona de hacer la planeacion tributaria y participa en la planeacion financiera..si bien es cierto que muchos administradores nos ven con simples registradores no es así, puesto que de esa parte sin problemas puede encargarse un técnico contable.

        Creo que esa opinion desmerece mucho la profesion contable.

        • eduardo dice:

          creo que un contador debe hacer contabilidad y un administrador debe administrar , ninguno debe hacer el trabajo del otro , para eso existe cada profesion :)

          • eduardo dice:

            no por que se medicina voya ponerme a operar , para eso existe las prefisiones :)

          • administrador empresa dice:

            No comparen peras con manzanas, no es lo mismo la salud de una persona con la marcha de una empresa, son distintas, a un administrador de empresas tiene practicamente la obligacion de saber todo de la emrpresa no solo analizar estados financieros, jaajjaaj es mas si trabaja en una clinica minimo tiene que aprender a aplicar el alcol en el algodon para la inyeccion aunque no sea el que inyecte, un administrador debe saber todo de la empresa pero un contador es solo los numeros

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