Como iniciar la contabilidad de una empresa que nunca la ha tenido

Tal vez el título sea un poco redundante, puesto que obviamente cuando se inicia una contabilidad, es precisamente porque antes no existía.

En este caso, se tratará de explicar en pocas palabras como organizar la contabilidad de una empresa o negocio que a pesar de llevar años de existencia, jamás ha llevado una contabilidad.

No es una tarea fácil organizar cientos de documentos que representan hechos no muy claros, confusos, que ni el mismo empresario sabe dar cuenta.

Naturalmente, para iniciar cualquier contabilidad, se requiere elaborar un balance inicial, el cual estará conformado por los bienes y derechos del empresario y sus obligaciones. El patrimonio saldrá por diferencia.

Por lo general, este tipo de empresarios operan como persona natural, por lo que es conveniente separar los bienes personales del empresario de los bienes dedicados al negocio, lo mismo que los gastos y los ingresos.

Si el empresario lleva varios años trabajando, será casi imposible armar un balance inicial de hace cinco o mas años, por lo que este se deberá hacer en la fecha en la que se puedan identificar con claridad todos los bienes, derechos y obligaciones del empresario.

Una vez elaborado el balance inicial, se debe proceder a la identificación y clasificación de todas las actividades realizadas por el empresario, como compras de materia prima, materiales, pago de servicios, ventas, de tal forma que todas y cada una puedan ser incorporadas en la contabilidad.

En este punto se debe tener especial cuidado, puesto que por la desorganización y por la misma cultura de nuestros empresarios, no es fácil poder identificar con precisión las actividades desarrolladas por el empresario. Es común que muchos de ellos traten de ocultar información, de suministrarlas de forma incompleta, etc.

Si no se logra identificar la totalidad de los bienes, obligaciones y actividades del empresario, la contabilidad resultante será también incompleta, de poca utilidad.

Quizás la parte mas difícil de la organización de una contabilidad, es lograr concienciar al empresario, poderlo comprometer de la importancia de tener claridad en las cuentas.

Una vez identificado lo necesario para iniciar una contabilidad, hay que diseñar los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el empresario deben seguir.

Son importantes los aspectos relacionados con el manejo del efectivo. Hay que hacerle entender al empresario que aunque el negocio es de su propiedad, no debe disponer de los recursos del negocio de forma ligera y descuidada.

Que debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren. Que no debe mezclar los gastos personales con los del negocio. Que lo producido por el negocio no se puede convertir en su caja menor. Que debe informar todos y cada uno de los gastos e ingresos que realice. Que debe tener soportes de absolutamente todo lo que haga relacionado con su negocio.

Se deben fijar también procedimientos y políticas sobre compras, manejo de cartera, selección de proveedores e inclusive clientes.

Los procedimientos de control son quizás los mas importantes y los mas difíciles de implementar. Los empresarios son reacios a que se les controle, tienen la creencia que si cuentan todo deberán pagar más impuestos…

La organización de la contabilidad como tal, no es otra cosa que la identificación y clasificación de los bienes, obligaciones y actividades del contribuyente, lo demás son procedimientos de control, que serán propios y específicos para cada empresario.

Es de gran importancia, y quizás decisivo, realizar un programa de concientización, de culturización y sensibilización del empresario. Sin la cooperación y compromiso de este será infructuoso cualquier intento de organizar cualquier contabilidad.

Autor: José Ignacio Pimentel Bohórquez

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