Comprobantes externos de contabilidad

La información que se ingrese en la contabilidad, debe estar debidamente soportada por comprobantes internos o externos.

Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no sería verificable ni confiable.

Entre los documentos externos que sirven de soporte para los registros contables figuran las facturas, los recibos de pago, notas débito y crédito expedidos por los bancos, remisiones, consignaciones, letras de cambio, pagarés, órdenes de compra o de servicios, etc.

La característica fundamental de un comprobante externo, es que se trata de un documento elaborado por terceros (aunque no siempre), el cual resulta para ellos un comprobante interno.

De la infinidad de comprobantes externos que pueden existir para soportar un registro en la contabilidad, hoy en día, y por cuestiones fiscales, el documento madre de todos es la factura.

Bien sabemos que si un costo o egreso no cuenta con una factura con el lleno de los requisitos, ese costo o deducción no es aceptado fiscalmente.

Los demás comprobantes externos sirven como apoyo, como una forma de control mientras se consigue la respectiva factura, pues esta es indispensable para respaldar cualquier erogación en que incurra la empresa.

Otro documento externo muy importante, y que reemplaza la factura en caso de que esta no sea obligatoria, es el documento equivalente, el cual puede ser externo como interno.

El documento equivalente es un comprobante externo cuando es elaborado por un tercero, como en los tiquetes de las máquinas registradores, y es interno cuando la misma empresa lo elabora, como en el caso de las compras a personas no obligadas a facturar que puede ser el caso de los responsables del régimen simplificado.

Los comprobantes externos son de vital importancia, puesto que son ellos los que permiten verificar que un tercero ha sido beneficiario de un pago de la empresa, o que la empresa ha sido beneficiaria de un pago de algún tercero.

En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de los hechos causados, y esta certeza solo es posible si existen los respectivos comprobantes externos. Es la prueba originada en un tercero la que puede brindar la confianza suficiente de que un determinado suceso es real.

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