Constitución de entidades sin ánimo de lucro

Cómo se constituye una Entidad sin Ánimo de Lucro

Una entidad sin ánimo de lucro puede constituirse por acta de constitución, por escritura pública o por documento privado. Por acta de constitución
Elabore el acta de la asamblea preliminar de constitución, donde se aprueban los estatutos y se hacen los nombramientos de los órganos de administración y vigilancia (representantes legales, junta directiva, consejo de administración, junta de vigilancia, comité de control social, etc). Esta acta, firmada por las personas que actuaron como Presidente y Secretario de la reunión, debe ser reconocida ante juez o notario, o ante el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, por el Presidente o Secretario de la reunión. Nota: Se recomienda este mecanismo para evitar la comparecencia de todos los fundadores ante el juez, el notario o el funcionario autorizado por la Cámara de Comercio. Por documento privado
Cuando se constituye por documento privado, todos los asociados o fundadores deben firmar el documento de constitución que debe contener lo que más adelante se señala. Este documento debe ser reconocido ante un funcionario autorizado por la Cámara de Comercio, o juez o notario, por todas las personas que firmen como asociados o fundadores. Por escritura pública
Cuando se constituye por escritura pública, todos los asociados o fundadores deben comparecer a la notaría en forma personal o mediante apoderado, a otorgar el instrumento público que debe contener lo que más adelante se señala. ¿Qué debe contener el documento de constitución?

  • Nombre, identificación y domicilio de los asociados o fundadores.
  • Las asociaciones o corporaciones pueden ser constituidas mínimo por dos personas. Las fundaciones pueden ser constituidas por una o más personas.
  • El nombre de la persona jurídica y su sigla sí la tiene. La conformación del nombre depende de la clase de entidad que se constituya, para lo cual deberán tenerse en cuenta las normas que las rigen.
  • Una entidad sin ánimo de lucro no puede usar el mismo nombre de otra ya inscrita en la respectiva Cámara de Comercio.
  • La clase de persona jurídica: Indique si se trata de una corporación, fundación, cooperativa, fondo de empleados, asociación mutual, etc.
  • El domicilio de la entidad. (ciudad o municipio).
  • Actividades a que se dedicará principalmente la entidad.
  • El patrimonio y la forma de hacer los aportes.
  • En las fundaciones siempre deberá indicarse el monto del patrimonio inicial.
  • La forma de administración, incluyendo los órganos de administración y representación legal, con sus facultades y limitaciones, si las tienen.
  • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en que habrá de convocarse a reuniones extraordinarias. Indique cómo se convoca a las reuniones, por que medio (prensa, cartelera, etc.), y con cuantos días de anticipación debe convocarse.
  • La fecha precisa de la terminación de la entidad y las causales de disolución. Debe tenerse en cuenta que la duración es indefinida en las entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados, asociaciones mutuales y fundaciones.
  • La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la entidad. Debe indicarse el destino de los remanentes a una entidad de la misma naturaleza.
  • Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. En las fundaciones, cooperativas, fondos de empleados y asociaciones mutuales es obligatorio tener revisor fiscal.
  • Nombre e identificación de los miembros de junta directiva o consejo de administración y representantes legales.

Anexos
El documento de constitución debe acompañarse de una comunicación suscrita por el representante legal en la cual se indique:

  • La dirección, teléfono y fax de la entidad.
  • El nombre de la autoridad que ejercerá la inspección y vigilancia de la entidad que se constituye.
  • Las entidades de naturaleza cooperativa, los fondos de empleados y las asociaciones mutuales, así como sus federaciones y las instituciones auxiliares del cooperativismo, deben presentar constancia firmada por el representante legal donde se manifieste haber cumplido las normas especiales que regulan la entidad constituida.

Cómo se inscriben los libros de una Entidad sin Ánimo de Lucro?
Qué libros se deben inscribir?
Los libros que se deben inscribir son los siguientes:

  • Libros de actas de la asamblea de asociados, fundadores, juntas directivas o consejos de administración.
  • Libros principales de contabilidad: mayor y balances y diario.

No es obligatorio inscribir libros auxiliares de contabilidad. ¿Dónde se deben inscribir?
En cualquiera de las sedes de la Cámara de Comercio del domicilio de la entidad sin ánimo de lucro. ¿Cuándo se debe inscribir?
La inscripción se puede solicitar en cualquier momento, siempre que la entidad se encuentre registrada en la Cámara de Comercio. Requisitos para solicitar el registro de libros
Presente una solicitud escrita firmada por el representante legal de la entidad que contenga lo siguiente:

  • Fecha de la solicitud.
  • Nombre de la entidad a quien pertenecen los libros.
  • Nombre de los libros que solicita inscribir.
  • Destinación de cada libro.
  • Firma del representante legal.

Requisitos de los libros

  • Unicamente se registran libros en blanco.
  • Cada libro debe presentarse debidamente rotulado, con el nombre de la entidad a que pertenecen y su destinación.
  • Cada libro debe llevar una numeración sucesiva y continua.
  • Si los libros son de hojas continuas removibles o tarjetas, cada hoja debe identificarse con un código.
  • El código es un distintivo de máximo cinco caracteres, conformado por letras o números, o números y letras. Este distintivo debe colocarse en cada una de las hojas de los libros, junto con la numeración consecutiva.

¿Cómo se registra un nuevo libro?
Cuando se ha terminado un libro y se va a registrar uno nuevo, debe cuplirse con uno de estos requisitos:

  • Traer el libro anterior.
  • Presentar certificación del revisor fiscal o de contador público que certifique sobre la terminación del libro.

En caso de perdida de un libro, debe anexarse copia autentica de la denuncia respectiva. Cómo inscribir Nombramientos y Reformas Estatutarias.
¿Qué nombramientos se inscriben?
Se deben registrar los nombramientos correspondientes a:

  • Órganos de representación legal y administración (consejo directivo, junta directiva, gerente).
  • Órganos de vigilancia y control (junta de vigilancia, comité de control y revisores fiscales).

Atención: No se inscriben las designaciones internas de cargos en la junta directiva o consejo de administración, tales como vocales, tesorero, etc. ¿Qué reformas se inscriben?

  • Toda decisión de la asamblea que modifique todos o algunos de los artículos que componen los estatutos de la entidad.
  • Si la reforma estatutaria consiste en el cambio de nombre de la entidad, verifique previamente en la Cámara de Comercio, que no este inscrita otra entidad con el mismo nombre.
  • Si desea prorrogar el término de duración, indique una fecha precisa de terminación. Ejemplo: hasta el 31 de diciembre del año 2010.

Se advierte que las únicas entidades que tienen vigencia indefinida son las Fundaciones, Cooperativas, Fondos de Empleados y Asociaciones Mutuales. Aumento de Patrimonio
Para su inscripción bastará con la presentación de la certificación del revisor fiscal o del representante legal que informe el nuevo valor del patrimonio ¿Cómo se efectúa la inscripción?

  • Presente en la Cámara de Comercio copia del acta o del extracto del acta donde aparezca el nombramiento o la reforma correspondiente.
  • Si es una reforma de estatutos, puede transcribir en el acta únicamente el texto de la cláusula o del artículo modificado.
  • La copia del acta deberá estar firmada por el representante legal de la entidad o por el secretario de la reunión. También puede presentar copia autenticada ante notario.
  • Cuando la aprobación del acta se haya delegado en una comisión de personas, debe aparecer la firma de éstas en el acta o en carta anexa en la que se exprese la aprobación.
  • Si se trata de nombramientos, deje constancia en el texto del acta o en carta separada, la aceptación de los cargos y del número de identificación de las personas designadas.
  • Tenga en cuenta que los nombramientos deben corresponder a cargos expresamente establecidos en los estatutos.
  • Si la entidad obtuvo personería jurídica antes del 6 de marzo de 1996, entregue copia simple de sus estatutos, si no los ha presentado a la Cámara con anterioridad.

Valor de derechos de inscripción e impuesto de registro
¿Cuál es el valor de la inscripción?
Los derechos de inscripción de documentos para el año 2000 son de .000 pesos por cada uno. Este valor debe ser pagado al momento de presentar el documento para inscripción en ventanilla correspondiente en la Cámara de Comercio. ¿Qué es el impuesto de registro?
Es un gravamen creado por el Congreso de la República mediante la ley 223 de 1995, el cual afectó todos los actos, documentos o contratos que deben registrarse ante las Cámaras de Comercio. Este impuesto está destinado exclusivamente a los departamentos y al distrito capital. Unicamente los recaudan las Cámaras de Comercio cuando así lo disponga la Asamblea Departamental. ¿Cuál es su valor?
El impuesto de registro es de dos clases según el documento que se registra: impuesto de registro con cuantía e impuesto de registro sin cuantía.

  • El valor que se paga por concepto del impuesto de registro sin cuantía es de cuatro salarios mínimos diarios vigentes a la fecha de presentación del documento para inscripción.
  • Actos sin cuantía son por ejemplo nombramientos, cambios de nombre, disoluciones, reformas de estatutos.
  • El valor del impuesto de registro con cuantía, se liquida sobre una tarifa del 0.7% sobre el valor en dinero determinado en el documento.
  • Un ejemplo de un acto con cuantía es el valor del patrimonio de la entidad sin ánimo de lucro.

Actos exentos de impuesto de registro.

  • La inscripción del certificado especial expedido por la autoridad que ejerce la inspección y vigilancia de la entidad sin ánimo de lucro.
  • La inscripción de libros de contabilidad o de actas.

Normas: Aquí encontrará todas las normas relacionadas con el registro de las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) y el desarrollo del mismo. Fuente: Confecamaras

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174 Opiniones
  1. YUREICA REDONDO dice:

    quiero recibir toda la informacion necesaria sobre como crear una fundacion sin animo de lucro.

  2. tefi dice:

    Buen dia,

    con un grupo de amigos queremos cambiarle la figura juridica a nuestra empresa que es una academia de arte. a fundacion por el hecho de que varios eventos que hemos realizado han beneficiado a todo tipo de poblacion y para grandes proyectos las alcaldias municipales nos han recomendado que por medio de una fundacion seria mas conveniente realizar proyectos artisticos, culturales y educativos. la empresa tiene 3 años de antiguedad. y quisieramos saber cual seria el tramite para pasarnos a fundacion y sus implicaciones.

    mil gracias por la colaboracion

  3. JHAN CARLOS NOVOA dice:

    Buenas... y saludos.
    un grupo de amigos deseamos crear una fundación sin animo de lucro, para ayudar y apoyar a niños de escasos recursos...
    pero no tenemos experiencia ni sabemos como iniciar... agradecemos por favor toda la asesoría posible para empezar con este proyecto que estoy seguro sera de mucha bendición para muchos.
    jhanky29@hotmail.com

    • alexander lopez a dice:

      Te cuento que trabajo con una Asociación en el barrio charco azul de Cali, conocemos cual es el proceso de inscripcion y el proceso practico (experiencias y vivencias tenidas) seria de gran interés poder ayudarte en la construcción del proyecto, mi correo es:
      alexanderlopez_@hotmail.com y mi cel 3163648617

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