Contabilidad simplificada o NIF local modelo de políticas en las copropiedades del grupo 3 – PARTE II

Retomando lo mencionado, las Normas de Información Financiera, NIF o contabilidad simplificada para el llamado Grupo 3, aplican a las copropiedades que cumplan la TOTALIDAD de los siguientes requisitos (Decreto 3019 de 2013):

  1. Contar con una planta de personal NO superior a diez (10) trabajadores. Es pertinente señalar que se entiende por trabajadores a quienes tienen vínculo laboral directo, de modo que no se cuentan aquellos vinculados a las empresas que les prestan los servicios de aseo, vigilancia y similares a la copropiedad. 
  2. Poseer activos totales, excluida la vivienda, por valor inferior a 500 SMMLV. Para el año 2014 equivale a $308.000.000. Más adelante nos ocuparemos de las consideraciones a tener en cuenta para la determinación de los activos. 
  3. Tener ingresos brutos anuales inferiores a 6.000 SMMLV. $3.696.000.000. 

El Anexo del Decreto 2706 de 2012 que establece el marco normativo contable para microempresas, o contabilidad simplificada, destaca aspectos como:

  • Objetivos de los estados financieros
  • Cualidades de la información
  • Conceptos y principios básicos
  • Estado de situación financiera (Hasta ahora llamado Balance general)
  • Estado de resultados
  • Reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos
  • Inversiones
  • Cuentas por cobrar
  • Inventarios
  • Propiedades, planta y equipo
  • Obligaciones financieras y cuentas por pagar
  • Obligaciones laborales
  • Ingresos
  • Arrendamientos
  • Aplicación por primera vez de las NIF

No se pretende transcribir la norma, pero es importante sintetizar los temas de mayor interés para adquirir una visión general, que facilite su aplicación.

  • Objetivos de los estados financieros. Suministrar información sobre la situación financiera y el resultado de las operaciones, que sean de utilidad para la toma de decisiones. Otro objetivo es dar cuenta sobre la gestión de la administración.
  • Cualidades o características de la información financiera. Para que sea útil, debe cumplir las siguientes características:
    1. Comprensibilidad. Debe ser clara y fácil de entender, sin que ello implique omitir aquella que se considere compleja.
    2. Relevancia. Es el poder de la información para influir en la toma de decisiones de los usuarios, mediante la evaluación de los sucesos pasados, presentes o futuros, para su confirmación o corrección.
    3. Materialidad o importancia relativa. Es material o relevante la información cuya omisión o presentación errónea pueda influir en la toma de decisiones económicas y depende de la cuantía.
    4. Fiabilidad. Debe estar libre de error o sesgo y presentarse razonablemente, de modo que no pretenda influir en determinada decisión o inducir a un resultado.
    5. Esencia sobre forma. Las transacciones se deben contabilizar y presentar acorde a su realidad económica y no solo a su forma legal.
    6. Prudencia. Los registros deben evitar la sobre estimación de activos e ingresos o la sub estimación de pasivos y gastos.
    7. Integridad. La información debe ser completa, dentro de los límites de materialidad y costo, de modo que no presente omisiones o equivocaciones que desestimen su fiabilidad.
    8. Comparabilidad. Los estados financieros deben ser comparables a lo largo del tiempo, para identificar las tendencias de la situación financiera y de sus resultados.
    9. Oportunidad. Debe suministrarse dentro del período de tiempo que sea útil para la toma de decisiones.
    10. Equilibrio entre costo y beneficio. Los beneficios derivados de la información deben exceder los costos de suministrarla. 
  • Estado de situación financiera. Es el reporte de la relación entre los activos, los pasivos y el patrimonio de la copropiedad, en una fecha específica, al final del periodo informado. Estos elementos se definen así: 
    1. Un activo es un recurso controlado por la copropiedad, como resultado de sucesos pasados, del que ésta espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.
    2. Un pasivo es una obligación actual, surgida a raíz de sucesos pasados, cuya liquidación se espera, dé lugar a una transferencia de recursos que incorporan beneficios económicos.
    3. Patrimonio es la parte residual de los activos de la copropiedad, una vez deducidos todos sus pasivos. 
  • Estado de resultados. Es la presentación del detalle de los ingresos y gastos y su diferencia durante el periodo informado, usualmente conocida como utilidad o pérdida y que, en las copropiedades denominamos excedente o déficit. Los ingresos y gastos se definen así: 
    1. Ingresos: son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período informado, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como disminución de obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio.
    2. Gastos: son las disminuciones en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien de surgimiento o aumento de los pasivos, que dan como resultado disminución en el patrimonio. 
  • Reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos. Es el proceso de incorporar en los estados financieros una partida que cumple con la definición de activo, pasivo, ingreso o gasto y que cumpla los siguientes criterios:
    1.  Es probable que cualquier beneficio económico futuro asociado con la partida, entre o salga de la copropiedad; y
    2. La partida tiene un costo o valor que pueda ser medido con fiabilidad.

La falta de reconocimiento en los estados financieros de una partida que satisface estos criterios, no se rectifica mediante la revelación de las políticas contables, ni tampoco a través de notas u otro material explicativo. 

La probabilidad de obtener beneficios económicos futuros. Se refiere al grado de incertidumbre con que éstos llegarán a, o saldrán, de la copropiedad y su evaluación correspondiente al flujo de los beneficios futuros se realiza sobre la base de la evidencia relacionada con las condiciones al final del período sobre él que se informa que esté disponible cuando se preparan los estados financieros.

Fiabilidad de la medición. El segundo criterio para el reconocimiento de una partida es que tenga un costo o un valor que pueda medirse de forma fiable. En muchos casos, el costo o valor de una partida es conocido. En otros casos debe estimarse. La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboración de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. Cuando no puede hacerse una estimación razonable, la partida no se reconoce en los estados financieros. Una partida que no cumple los criterios para su reconocimiento puede, sin embargo, ser revelada a través de notas, material informativo o cuadros complementarios. 

Medición de activos, pasivos, ingresos y gastos. Es el proceso de determinar cuantías o valores en los que se miden los activos, pasivos, ingresos y gastos en los estados financieros e involucra la selección de una base de medición, que será el costo histórico o monto original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente en el momento de realización de un hecho económico. El costo histórico está representado, en la mayoría de los casos, por el valor pagado más todos los costos y gastos directamente incurridos para colocar un activo en condiciones de utilización.

 Hasta acá hemos avanzado un poco más hacia la definición de la políticas, pero aún debemos tratar temas previos, como el deterioro de los activos, la causación, la corrección de errores de periodos anteriores y la presentación de los estados financieros entre otros,  así como la definición de cada rubro, los cuales abordaremos en los próximos editoriales.

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