Contabilización de las incapacidades

En el pago de incapacidades a los trabajadores de una empresa, se pueden presentar tres situaciones que implican contabilizaciones diferentes.

En primer lugar, si la incapacidad corresponde a los tres primeros días que debe pagar la empresa, esta se contabiliza en la cuenta 510524 o 520524. Recordemos que los tres primeros días de incapacidad deben ser pagados por las empresas y no por la EPS, de modo que para la empresa será un gasto de personal.

En segundo lugar, se puede presentar la situación en la que la empresa pague la incapacidad y luego descuenta a la EPS el valor correspondiente a al EPS o simplemente exija su reintegro. En este caso, el pago de la incapacidad al empleado, no debe contabilizarse como un gasto, sino como una cuenta por cobrar a la EPS, y cuando la EPS reintegre el valor correspondiente, se acredita la cuenta por cobrar contra la cuenta de caja o bancos.

La empresa puede optar también por descontar el valor de la incapacidad pagada, del valor de las cotizaciones mensuales a la EPS, caso en el cual se acredita la cuenta por cobrar a la EPS y se debita la respectiva cuenta del pasivo correspondiente a los aportes a salud, es decir, se hace un cruce de cuentas con la EPS.

En tercer lugar, se puede presentar que la incapacidad que debe pagar la EPS es pagada por la empresa, y contabilizada como gasto, pero luego la EPS reintegra esos valores, caso en el cual no se debe acreditar la cuenta del gasto, sino que se debe tratar como una recuperación de deducciones.

Es importante recordar que por regla general las cuentas de de gastos no se acreditan y las de ingresos no se debitan; en caso de presentarse un error se puede anular el comprobante que se utilizó para realizar el registro, o se trata como ingreso si se trata de un gasto equivocado, o como gasto si se trata de un ingreso equivocado.

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Una opinión
  1. paola dice:

    Quisiera una asesoria, yo trabajo en 2 lugares, estuve incapacitada por 8 dias, entregue la incapacidad original en uno de los sitios donde trabajo, pero en el otro solo entregue copia de la incapacidad, ahora me dicen en el segundo sitio donde trabajo que la EPS se niega a pagar la incapacidad por no entregar la original, el problema es que el medico solo genero 1 incapacidad. Esto es legal?.

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