Inicio » Contabilidad. » (10 / 09 / 2013 )

Contabilización de las incapacidades

En el pago de incapacidades a los trabajadores de una empresa, se pueden presentar tres situaciones que implican contabilizaciones diferentes.

En primer lugar, si la incapacidad corresponde a los tres primeros días que debe pagar la empresa, esta se contabiliza en la cuenta 510524 o 520524. Recordemos que los tres primeros días de incapacidad deben ser pagados por las empresas y no por la EPS, de modo que para la empresa será un gasto de personal.

En segundo lugar, se puede presentar la situación en la que la empresa pague la incapacidad y luego descuenta a la EPS el valor correspondiente a al EPS o simplemente exija su reintegro. En este caso, el pago de la incapacidad al empleado, no debe contabilizarse como un gasto, sino como una cuenta por cobrar a la EPS, y cuando la EPS reintegre el valor correspondiente, se acredita la cuenta por cobrar contra la cuenta de caja o bancos.

La empresa puede optar también por descontar el valor de la incapacidad pagada, del valor de las cotizaciones mensuales a la EPS, caso en el cual se acredita la cuenta por cobrar a la EPS y se debita la respectiva cuenta del pasivo correspondiente a los aportes a salud, es decir, se hace un cruce de cuentas con la EPS.

En tercer lugar, se puede presentar que la incapacidad que debe pagar la EPS es pagada por la empresa, y contabilizada como gasto, pero luego la EPS reintegra esos valores, caso en el cual no se debe acreditar la cuenta del gasto, sino que se debe tratar como una recuperación de deducciones.

Es importante recordar que por regla general las cuentas de de gastos no se acreditan y las de ingresos no se debitan; en caso de presentarse un error se puede anular el comprobante que se utilizó para realizar el registro, o se trata como ingreso si se trata de un gasto equivocado, o como gasto si se trata de un ingreso equivocado.

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20 Opiniones en “Contabilización de las incapacidades”
  1. yaqueline saavedra dice:

    mi pregunta llevo incapacitada 11 meses la eps pago las incapacidades hasta 180 dias a partir de 181 le corresponde al fondo de penciones porvenir ,ya llevo sep ,octubre y noviembre, enero y febrero incapacitada y porvenir no ha cancelado las incapacidades, devengo un salario de 763000 mensuales quiero saber cual es la liquidacion de esas incapacidades

  2. Daniela Ramos dice:

    Buenos dias

    Necesito la ayuda de quien sepa mi pregunta, la cual ya la han solicitado.
    necesito contabizar la incapacidad de maternidad.. la eps reembolso el dinero y le hemos pagado parcialmente a la empleada,
    se que registo el ingreso al banco y la duda es que acredito la cuanta de eps para bajarla o se contabiliza como un ingreso a la 4250
    gracias...

  3. lilia galeana dice:

    mi hija esta embarazada tiene 36 semanas, el imss le pago $3,900.00 por 42 dias de incapacidad,mi pregunta es:la empresa donde labora le tiene que pagar su semana y darle su aguinaldo?

  4. LEIDY C dice:

    necesito saber como hago el ingreso de un $ valor que consigno la eps por incapacidad de un empleado

  5. LEIDY C dice:

    NECESITO SABER QUE CUENTAS UTILIZO PARA HACER UN INGRESO DE UNA $ VALOR QUE CONSIGNO LA EPS POR LA INCAPACIDAD DE UN EMPLEADO

  6. ricardo cevallos dice:

    MI CASO ES EL SIGUIENTE,ME INCAPACITE 22 DIAS ,POR ENFERMEDAD GENERAL ,EPS,COOMEVA, AHORA LA EMPRESA DONDE LABORO MINISTERIO DE DEFENSA ME DESCONTO DURANTE LOS MESES NOVIEMBRE,DICIEMBRE ,ENERO Y FEBRERO 80.000 POR CONCEPTO DE REINTEGRO INCAPACIDAD LABORAL,QUISIERA SABER SI ES LEGAL O NO ES LEGAL DEVENGO SUELDO BASICO DE 580.000 GRACIAS

  7. Leidy Sierra dice:

    Buenas quisiera pedirles el favor que me explicaran como contabilizar una licencia de maternidad,la e.p.s nos consigno el valor de la licencia de maternidad a nuestra cuenta,pero ese dinero lo saque de caja con un comprobante de egreso como lo contabilizo en la contabilidad

  8. Estefania A. dice:

    Como debo realizar el asiento contable, cuando la eps NO autoriza el descuento de la incapacidad en la planilla, sino que ellos realizan el respectivo pago con una consignación en la cuenta bancaria de la empresa.

  9. ismael dice:

    Cuáles serían entonces las cuentas en cada uno de los casos que se exponen además de 510524 o 520524?

  10. rayito deustua dice:

    la verdad no entiendo nada he buscado en incapacidades laborales y hablan del e.p.s. que no se que que es eso mi, mi esposo trabaja paara gobierno del estado y aca las incapacidades las paga directamente el gobierno . solo nesecito saber si se las van a seguir pagando al 100 por ciento o le van a rebajar ya que tiene mas de tres meses incapacitado alguien me podria orientar por favor ? gracias

  11. luz dice:

    cuando la persona es cotizante independiente y le dan una incapacidad de 15 dias por que la esp solo le paga 12 dias. si no esta por medio de una empresa para quitarle esos 3 dias solo pagarle 12 dias de incapacidad.

  12. Ever Sanchez Castro dice:

    Quiero con mucho respeto aclarar los siguiente, no existe una regla que diga que los gastos no se puedan acreditar o los ingresos no se puedan debitar, si existe les agradezco me lo hagan saber, es logico que no queda tendria buena presentacion, pero asi como acredito los activos, debito el patrimonio o el pasivo, tambien puedo acreditar el gasto o debitar el ingreso sin que exista restriccion alguna, salvo hasta cuando sus saldos queden contrarios.
    Lo que no es expresamente prohibido en la ley, es permitido.

    • Daniel dice:

      Buenas Tardes.

      Respeto mucho su punto de vista sin embargo existen situaciones donde por la naturaleza de la cuenta es posible realizar este registro pero deacuerdo a lo establecido en el 2649 (aun Vigente).

      "Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos."

      es por esto que también tenemos el 2650 relacionado directamente con el anterior decreto.

      "ARTICULO 1o. Objetivo. El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

      ARTICULO 2o. Contenido. El plan único de cuentas esta compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas."

      Como puede observarse existe normatividad que muestra los directrices para ayudar al registro de información tenga en cuenta que el uso de las cuentas debe ser adecuado para asegurar la transparencia de la información.

    • Daniel dice:

      Buenas Tardes.

      Respeto mucho su punto de vista sin embargo existen situaciones donde por la naturaleza de la operación es posible realizar este registro pero deacuerdo a lo establecido en el 2649 (aun Vigente).

      "Art. 17. Prudencia. Cuando quiera que existan dificultades para medir de manera confiable y verificarle un hecho económico realizado, se debe optar por registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobrestimar los activos y los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos."

      es por esto que también tenemos el 2650 relacionado directamente con el anterior decreto.

      "ARTICULO 1o. Objetivo. El Plan Único de Cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la información contable y por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

      ARTICULO 2o. Contenido. El plan único de cuentas esta compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas, las cuales deben observarse en el registro contable de todas las operaciones o transacciones económicas."

      Como puede observarse existe normatividad que muestra los directrices para ayudar al registro de información, tenga en cuenta que el uso de las cuentas debe ser adecuado para asegurar la transparencia de la misma.

      sin embargo cada profesional tienen su criterio.

      adjunto un link el cual muestra un ejemplo claro de estos casos.

      http://www.gerencie.com/ingresos-por-recuperacion-de-deducciones.html

      El hecho es que la presentacion de estos ingresos pueda realizar efectos los cuales muchas personas pueden considerar perjudiciales. Pero si son analizados a fondo su efecto no es material en el desarrollo de su actividad.

  13. patricia dice:

    solicito el favor de aclarar una inquieto, resulta que tengo una incapacidad desde el 5 de noviembre de 2010 al 4 de diciembre y en la segunda quincena de noviembre me hacen un descuento, mi pregunta es eso es legal?

  14. Martha Isabel dice:

    Solicito me colaboren con la contabilizacion de una incapacidad, que la e.p.s. autoriza descontar de la planilla unica, como contabilizo ese descuento?

  15. MARTHA dice:

    ME DICEN EN MI EMPRESA QUE NO ME PUEDEN PAGAR LOS 3 PRIMEROS DIAS DE INCAPACIDAD PORQUE EXISTE UN CONVENIO CON EL IMSS, ES ESTO CIERTO, EXISTEN ESTOS CONVENIOS??

    GRACIAS

    • EVARISTO dice:

      Así es la Empresa no tiene obligacion de pagar los 3 primeros dias dias de incapacidad si son por enfermedad general y si es pe RT el seguro social paga desde el primer dia.

    • AsesoriaLaboral dice:

      No le pueden descontar esos 3 dias. debido a que esos 3 primeros días por incapacidad de enfermedad o accidente común no eran pagados por la EPS, pero la norma tampoco obligaba al empleador, la Corte determinó que en esos casos, el empleador simplemente no podía descontar del salario esos 3 primeros días de incapacidad, pues lo que busca esos días de incapacidad que determinó el médico, es que durante ese tiempo, el trabajador estuviese tranquilo en su casa o sitio de reposo, recuperándose sin tener que preocuparse por el sustento para sí y el de su familia por esos 3 días de incapacidad que la EPS no va a pagar. Por lo anterior el empleador debe pagar esos 3 primeros dias y puede hacerlo en el mismo % que lo hace la Eps. Favor ver el siguiente articulo: http://www.actualicese.com/actualidad/2009/11/03/los-3-primeros-dias-de-incapacidad-que-paga-la-empresa-el-66-6-debe-ser-igual-o-superior-al-s-m-m-l-v/

      De tal manera que el empleador debe tomarlos como una “especie” de Licencia Remunerada.

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