Contabilización de una compra

Cuando la empresa realiza una compra cualquiera debe hacer el respectivo registro contable según el tipo de compra realizada. La contabilización se hace con base a la factura de compra respectiva, es decir, se registran los valores que consten en la factura.

Cómo contabilizar las compras.

La contabilización depende de si la compra es una mercancía para la venta, materias primas o insumos, o si son gastos, y si se paga en efectivo o mediante el sistema bancario.

Si se trata de una compra de mercancías para la venta, que es lo más común en las empresas comerciales, la compra se registra en el inventario, que hace parte del activo.

Además, se debe tener en cuenta si la compra es a crédito, de contado, o una parte a crédito y otra al contado.

Ejemplo de asientos contables en una compra.

Para ilustrar la contabilización de una compra supongamos el siguiente ejemplo con los elementos más comunes utilizados:

Concepto. Valor.
Compra televisor. $1.000.000
Iva del 19% $190.000
Retención en la fuente practicada 3.5% (-)$35.000.
Valor neto pagado. $1.155.000.

El valor del Iva se discrimina, se suma al valor de la compra, y se resta la retención en la cuente que debe practicar quien hace la compra, para así determinar el valor neto que se debe pagar por esa compra.

El asiento contable de esa compra será el siguiente:

Cuenta. Débito. Crédito.
1435 (Mercancías) $1.000.000
2408 (Iva descontable) $190.000
236540 (Retención en la fuente) $35.000
2205 (Proveedores) $1.155.000
Sumas iguales $1.190.000 $1.190.000

El valor y la mercancía son de naturaleza débito; la mercancía porque al comprarse pertenece a la empresa y se clasifica como activo. El Iva porque tiene la característica de ser descontable, es decir que es un derecho que tiene la empresa para cuando presente la declaración de Iva.

Inicialmente la compra de contado se reconoce como pasivo, y luego se contabiliza el pago debitando la cuenta de proveedores y acreditando la cuenta de caja o bancos según el medio de pago.

Iva descontable.No todo el Iva que se paga puede ser descontado en la declaración de Iva. Requisitos y limitaciones.

La retención en la fuente es un pasivo, y por tanto se contabiliza como un crédito a la respectiva cuenta, en razón a que es un dinero que se debe transferir a la Dian cuando se presente la declaración de retención en la fuente.

Retención en la fuente.La retención en la fuente es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto que involucra agentes de retención, tarifas, conceptos, bases, etc.

Se registra un crédito a la cuenta de bancos, por cuanto del banco sale el dinero que se paga a quien vendió el producto.

Si lo que se compra es un producto o servicio que no es mercancía para la venta, sino para el consumo de la empresa, como la papelería, el registro contable es distinto.

Supongamos la compra de papelería por el un valor de $100.000 + Iva:

Concepto. Valor.
Compra de papelería. $100.000
Iva del 19% $19.000
Retención en la fuente practicada 3.5% (-)$3.500.
Valor neto pagado. $115.500

El registro contable será el siguiente:

Cuenta. Débito. Crédito.
519530 (Papelería) $119.000
236540 (Retención por compras) $3.500
1105 (Bancos) 115.500
Sumas iguales $119.000 $119.000

Observamos que en este caso a la cuenta del gasto se lleva el valor de la papelería incluyendo el Iva, en razón que por tratarse de un gasto el Iva no se puede tratar como descontable, y por eso no se lleva a la cuenta 2408.

En las compras que se contabilizan como un gasto el Iva hace parte del mayor valor de ese gasto. La retención en la fuente si se registra igual.

¿Las compras es activo o pasivo?

Las compras son un activo, puesto quien hace una compra recibe un producto, un bien o mercancía, que será suyo por haber pagado.

Si la compra se compra a crédito (financiada) aún así la compra sigue siendo un activo, pero se tendrá un pasivo, ya que se debe el valor de la compra.

Compra de mercancías a crédito.

Cuando se hace una compra a crédito, se registra tanto el activo como la deuda (pasivo) por el valor no pagado de la compra.

Supongamos que se hace una compra de $1.200.000 a crédito. La contabilización será la siguiente:

Cuenta. Débito. Crédito.
1435 $1.200.000
2205 $1.200.000

Se tiene un activo (inventarios) y un pasivo (Proveedores). Como se observa, la compra sigue siendo un activo incluso si es a crédito.

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  1. MAYEYENA (febrero 11 de 2022)

    BUENOS DIAS UNA PREGUNTA COMPRO A LECHE Y PRODUCTOS LACTEOS SOY PERSONA NATURAL , MI SITUACION SERIA ASI:

    CON UNA VENTA DE $60.000.OOO MENSUALES , DENTRO DE LOS QUE ESTAN INCLUIDOS $5.000.000 QUE ESTAN GRAVADOS CON EL IVA DEL 19%, . SOY RESPONSABLE DE IVA,?. cabe anotar que el total de ventas gravables en el año serian por la suma de 60.000.000 y no estaria dentro de los topes para volverme responsable de iva.

    Responder
  2. lizeth (abril 26 de 2022)

    hola una empresa dedica al servicio de salud, compra una antena wifi como lleva esta al gasto o como un activo- equipo de procesamiento?

    Responder
  3. Arya (mayo 27 de 2022)

    Compro mercadería por 57000 soles ¿Que cuentas ingresan y salen en mi gestión o en mi registro contable?

    Responder
  4. MARITZA (enero 26 de 2023)

    BUENAS TARDES, LA EMPRESA COMPRA MERCANCIA PARA LA VENTA, ENTIENDO QUE DEBO LLEVAR ESA COMPRA DE MERCANCIA A INVENTARIO. PERO TENGO LA DUDA AL VENDERLA (SIEMPRE SE A CONTABILIZADO CAJA CONTRA VENTA, EN QUE MOMENTO DEBO HACER UN ASIENTO PARA SACAR DE INVENTARIO, Y COMO LO REGISTRO

    Responder
  5. EMPRENDER.COM (marzo 16 de 2023)

    En una compra de mercancías a crédito, qué cuenta registro 1435 mercancías no fabricadas por la empresa o 6205 de mercancías. Bajo qué circunstancias las puedo utilizar. Muchas gracias.

    Responder
  6. PEDRO (julio 31 de 2023)

    BUENAS TARDES SI LA EMPRESA HACE UNA COMPRA DE UN TELIVISOR A QUE CUENTA SE LLEVA GRACIAS

    Responder
  7. Sepúlveda (septiembre 12 de 2023)

    Compra de mercancía por 6000 al contado

    Responder
  8. Cony Velasco (marzo 1 de 2024)

    Cómo se contabilizan las compras de productos para la venta, en una panadería?

    Responder
    • Gerencie.com
      Gerencie.com en respuesta a Cony Velasco (marzo 1 de 2024)

      Se contabiliza en la cuenta 1435, en la subcuenta que hayan designado para esos productos en específico.

      La contrapartida será bancos o caja en caso de según como hayan pagado.

      Saludos

      Responder

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