Contabilización de los aportes a seguridad social
La contabilización de los aportes a seguridad social cuando se liquida la nómina, causa alguna dificultad a quienes no tienen mucha experiencia, porque da la impresión de que la partida doble no cuadra por ningún lado.
La seguridad social, entendida esta como los aportes a salud, pensión y riesgos profesionales, se contabiliza en el gasto pero únicamente en la parte que le corresponde a la empresa, y es precisamente allí donde se presenta la confusión.
La confusión se presenta con los aportes a pensión y a salud, que son compartidos entre el empleador y el trabajador, así que plantearemos un ejemplo sólo con esos dos conceptos.
Vamos a suponer un sueldo de $1.000.000 sobre el cual liquidaremos el 12.5% de salud y el 16% de pensión:
1.000.000 x 12.5% = 125.000.
1.000.000 x 16% = 160.000
Total = 285.000.
Luego, en el pasivo se contabiliza la suma de $285.000 que es lo que la empresa debe pagar a la EPS y al fondo de pensión.
Pero al gasto no se lleva ese valor, sino que se lleva únicamente lo que le corresponde a la empresa, esto es el 8.5% en salud y 12% en pensión:
1.000.000 x 8.5% = 85.000.
1.000.000 x 12% = 120.000
Total = 205.000.
Al gasto sólo se lleva el valor de 205.000, y es allí donde da la impresión de que la partida doble no cuadra, puesto que al gasto llevamos 205.000 mientras que al pasivo llevamos 285.000, una diferencia de 80.000.
Pues bien, esa diferencia corresponde a los aportes que debe hacer el trabajador, que son del 4% a salud y 4% a pensión, es decir un 8% en total, y el 8% de 1.000.000 que es el sueldo supuesto, nos dan los 80.000 que faltan.
Esos 80.000 pesos están en el gasto pero no como gastos por seguridad social sino bajo el concepto de sueldo, puesto que en el gasto se contabiliza el 1.000.000 que gana el empelado, pero al momento de pagar sólo se le pagan 920.000, puesto que la empresa debe retenerle o descontar al empleado los aportes a salud y a pensión. Veamos:
En el gasto se contabiliza el sueldo por 1.000.000.
En el pasivo se contabiliza sueldos por pagar por 920.000.
Cómo se observa, al contabilizar el sueldo del trabajador tampoco se da la partida doble, por cuanto hay una diferencia de 80.000, la misma diferencia que se presenta al contabilizar la seguridad social.
Si tratamos separadamente los aportes a seguridad social del sueldo, se presente esa aparente diferencia, pero si los unificamos, no, puesto que las dos diferencias individuales se compensan permitiendo que se presenten sumas iguales, o lo que es lo mismo, se presente la partida doble:
| Cuenta | Debito | Crédito |
| Seguridad social [Gasto] | 205.000 | |
| Sueldo [Gasto] | 1.000.000 | |
| Aportes seguridad social [Pasivo] | 285.000 | |
| Salarios por pagar [Pasivo] | 920.000 | |
| Sumas iguales | 1.205.000 | 1.205.000 |
La confusión se da porque en el pasivo se contabilizan tanto los aportes del empleado como los aportes de la empresa, ya que esta es quien está en la obligación de retener el empleado lo que le corresponde aportar y luego debe pagar el 100% de los aportes a la EPS y al fondo de pensión, por tanto, la obligación de la empresa no es por la parte que le corresponde legalmente aportar sino por el 100% de los aportes y así se reconoce en el pasivo.
porfavor necesito que me enseñen o me guien lo mas pronto posible como conttabilizar la nomina en una empresa las apropiaciones, todo, mil gracias por su valiosa colaboracion, y por los casos tan practicos
Muy buenas tardes, por favor me podrían ayudar en la contabilización de la incapacidad, tanto en la nomina como en el descuento del pago de la seguridad social.
gracias
Para tener una buena información por terceros, se debe aplicar lo siguiente:
1. Contabilizar por separado la nomina de la causación de la seguridad social
2. El descuento a los empleados por los aportes en la nomina contabilizarlo al crédito en la cuenta de gastos o costo con el tercero de cada empleado.
3. Se debe causar el 100% del pago por seguridad social con debito al gasto o costo correspondiente contra el pasivo correspondiente, con el tercero de cada entidad (eps, fondo, arp, etc)
4. Al pagar se cancela el pasivo por cada tercero causado, si se generan intereses de mora, contabilizarlos de tal forma que se tenga la información clara por este concepto, por que no son deducibles en renta.
VENTAJAS DE ESTE METODO:
Para saber el total pagado por patrono y empleador se mira el pasivo por tercero, el total créditos (lo causado) el total debito (lo pagado)
El neto del gasto es la parte correspondiente al patrono
El total de creditos en el gasto, es lo aportado por los trabajadores.
Retavio tiene razón:
Este registro lo complementaria asi:
Empresa – Aglomerados Ltda NIT 832.000.000
Empleado- Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000
Cafesalud EPS NIT 832.500.000
Horizonte pensiones y cesantias NIT 832.100.000
5 GASTOS
51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION
510506 GASTOS DEL PERSONAL
Nomina mes de Julio 2009
Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000 1.000.000
510569 APORTES PROMOTORAS DE SALUD EPS
Aportes mes de Julio 2009
Cafesalud EPS NIT 832.500.00 85.000
510570 APORTES FONDO DE PENSIONES Y CESANTIAS
Aportes mes de julio 2009
Horizonte pensiones NIT 832.100.000 120.000
2 PASIVOS
23 CUENTAS POR PAGAR
2370 RETENCION Y APORTES NOMINA
237005 APORTES ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD
Aportes Empleados julio 2009
Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000 40.000
Aportes patronales julio 2009
Aglomerados Ltda NIT 832.000.000 85.000
237007 APORTES FONDO DE PENSIONES
Aportes Empleados julio 2009
Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000 40.000
Aportes patronales julio 2009
Aglomerados Ltda NIT 832.000.000 120.000
25 OBLIGACIONES LABORALES
2505 SALARIOS POR PAGAR
Valor nomina mes de julio 2009 920.000
———————–
1.205.000 1.205.000
El Gasto no debe ir con la c.c. del trabajador? No es el trabajador el que genera este gasto y el Pasivo si debe ir con el Nit de cada Empresa? Si en un momento determinado yo quiero saber cuanto me costo en el año xxx trabajador no me apareceria con que pague por el por seguridad social.
Gracias
No hay que olvidar que, la contabilización del aporte del trabajador por salud y pensión, debe hacerse por tercero, porque en un momento dado se necesita que la empresa expida un certificado de aportes mensuales del trabajador, además para efectos del certificado de ingresos y retenciones debe darse la opción en el programa para que el certificado sea expedido correctamente.
hay quienes contabilizan los aportes globalmente, lo cual en mi opinión no es debido. Y si se quiere hacer el cruce perfecto, la contabilización del pago de la cuenta por pagar, también debería hacerse por terceros, eso es lo “complicado” lo PRACTICO es contabilizar GLOBALMENTE, haga pues el cruce mas tarde, le queda facilito y lo podrá hacer sin complicaciones, si las cosas se hacen como lo haría el PRACTICO, de otra manera, no tendría problemas. hasta luego.