Contabilización de los aportes a seguridad social

La contabilización de los aportes a seguridad social cuando se liquida la nómina, causa alguna dificultad a quienes no tienen mucha experiencia, porque da la impresión de que la partida doble no cuadra por ningún lado.

La seguridad social, entendida esta como los aportes a salud, pensión y riesgos profesionales, se contabiliza en el gasto pero únicamente en la parte que le corresponde a la empresa, y es precisamente allí donde se presenta la confusión.

La confusión se presenta con los aportes a pensión y a salud, que son compartidos entre el empleador y el trabajador, así que plantearemos un ejemplo sólo con esos dos conceptos.

Vamos a suponer un sueldo de $1.000.000 sobre el cual liquidaremos el 12.5% de salud y el 16% de pensión:

1.000.000 x 12.5% = 125.000.

1.000.000 x 16% = 160.000

Total = 285.000.

Luego, en el pasivo se contabiliza la suma de $285.000 que es lo que la empresa debe pagar a la EPS y al fondo de pensión.

Pero al gasto no se lleva ese valor, sino que se lleva únicamente lo que le corresponde a la empresa, esto es el 8.5% en salud y 12% en pensión:

1.000.000 x 8.5% = 85.000.

1.000.000 x 12% = 120.000

Total = 205.000.

Al gasto sólo se lleva el valor de 205.000, y es allí donde da la impresión de que la partida doble no cuadra, puesto que al gasto llevamos 205.000 mientras que al pasivo llevamos 285.000, una diferencia de 80.000.

Pues bien, esa diferencia corresponde a los aportes que debe hacer el trabajador, que son del 4% a salud y 4% a pensión, es decir un 8% en total, y el 8% de 1.000.000 que es el sueldo supuesto, nos dan los 80.000 que faltan.

Esos 80.000 pesos están en el gasto pero no como gastos por seguridad social sino bajo el concepto de sueldo, puesto que en el gasto se contabiliza el 1.000.000 que gana el empelado, pero al momento de pagar sólo se le pagan 920.000, puesto que la empresa debe retenerle o descontar al empleado los aportes a salud y a pensión. Veamos:

En el gasto se contabiliza el sueldo por 1.000.000.

En el pasivo se contabiliza sueldos por pagar por 920.000.

Cómo se observa, al contabilizar el sueldo del trabajador  tampoco se da la partida doble, por cuanto hay una diferencia de 80.000, la misma diferencia que se presenta al contabilizar la seguridad social.

Si tratamos separadamente los aportes a seguridad social del sueldo, se presente esa aparente diferencia, pero si los unificamos, no, puesto que las dos diferencias individuales se compensan permitiendo que se presenten sumas iguales, o lo que es lo mismo, se presente la partida doble:

Cuenta Debito Crédito
Seguridad social [Gasto] 205.000
Sueldo [Gasto] 1.000.000
Aportes seguridad social  [Pasivo] 285.000
Salarios por pagar [Pasivo] 920.000
Sumas iguales 1.205.000 1.205.000

La confusión se da porque en el pasivo se contabilizan tanto los aportes del empleado como los aportes de la empresa, ya que esta es quien está en la obligación de retener el empleado lo que le corresponde aportar y luego debe pagar el 100% de los aportes a la EPS y al fondo de pensión, por tanto, la obligación de la empresa no es por la parte que le corresponde legalmente aportar  sino por el 100% de los aportes y así se reconoce en el pasivo.

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3 Opiniones
  1. LEIDY MONROY dice:

    Buenas tardes, respecto a los descuentos de salud y pensión que se le hacen al empleado al digitar el tercero ; coloco el nit de la empresa de suguridad social o la cédula del empleado? Gracias.

  2. Kelly Salinas dice:

    Buenas Noches,
    Tengo una inquietud, Al finalizar el periodo, debo hacer el pago de las prestaciones sociales a las entidades encargadas. ¿Que cuentas debo utilizar?

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