Inicio » Contabilidad. » (12 / 06 / 2010 )

Contabilización de los aportes a seguridad social

La contabilización de los aportes a seguridad social cuando se liquida la nómina, causa alguna dificultad a quienes no tienen mucha experiencia, porque da la impresión de que la partida doble no cuadra por ningún lado.

La seguridad social, entendida esta como los aportes a salud, pensión y riesgos profesionales, se contabiliza en el gasto pero únicamente en la parte que le corresponde a la empresa, y es precisamente allí donde se presenta la confusión.

La confusión se presenta con los aportes a pensión y a salud, que son compartidos entre el empleador y el trabajador, así que plantearemos un ejemplo sólo con esos dos conceptos.

Vamos a suponer un sueldo de $1.000.000 sobre el cual liquidaremos el 12.5% de salud y el 16% de pensión:

1.000.000 x 12.5% = 125.000.

1.000.000 x 16% = 160.000

Total = 285.000.

Luego, en el pasivo se contabiliza la suma de $285.000 que es lo que la empresa debe pagar a la EPS y al fondo de pensión.

Pero al gasto no se lleva ese valor, sino que se lleva únicamente lo que le corresponde a la empresa, esto es el 8.5% en salud y 12% en pensión:

1.000.000 x 8.5% = 85.000.

1.000.000 x 12% = 120.000

Total = 205.000.

Al gasto sólo se lleva el valor de 205.000, y es allí donde da la impresión de que la partida doble no cuadra, puesto que al gasto llevamos 205.000 mientras que al pasivo llevamos 285.000, una diferencia de 80.000.

Pues bien, esa diferencia corresponde a los aportes que debe hacer el trabajador, que son del 4% a salud y 4% a pensión, es decir un 8% en total, y el 8% de 1.000.000 que es el sueldo supuesto, nos dan los 80.000 que faltan.

Esos 80.000 pesos están en el gasto pero no como gastos por seguridad social sino bajo el concepto de sueldo, puesto que en el gasto se contabiliza el 1.000.000 que gana el empelado, pero al momento de pagar sólo se le pagan 920.000, puesto que la empresa debe retenerle o descontar al empleado los aportes a salud y a pensión. Veamos:

En el gasto se contabiliza el sueldo por 1.000.000.

En el pasivo se contabiliza sueldos por pagar por 920.000.

Cómo se observa, al contabilizar el sueldo del trabajador  tampoco se da la partida doble, por cuanto hay una diferencia de 80.000, la misma diferencia que se presenta al contabilizar la seguridad social.

Si tratamos separadamente los aportes a seguridad social del sueldo, se presente esa aparente diferencia, pero si los unificamos, no, puesto que las dos diferencias individuales se compensan permitiendo que se presenten sumas iguales, o lo que es lo mismo, se presente la partida doble:

Cuenta Debito Crédito
Seguridad social [Gasto] 205.000
Sueldo [Gasto] 1.000.000
Aportes seguridad social  [Pasivo] 285.000
Salarios por pagar [Pasivo] 920.000
Sumas iguales 1.205.000 1.205.000

La confusión se da porque en el pasivo se contabilizan tanto los aportes del empleado como los aportes de la empresa, ya que esta es quien está en la obligación de retener el empleado lo que le corresponde aportar y luego debe pagar el 100% de los aportes a la EPS y al fondo de pensión, por tanto, la obligación de la empresa no es por la parte que le corresponde legalmente aportar  sino por el 100% de los aportes y así se reconoce en el pasivo.

Opinar o comentar (Recuerda que somos de Colombia)

10 Opiniones en “Contabilización de los aportes a seguridad social”
  1. Ismael dice:

    Como se debe contabilizar correctamente los aportes a seguridad social, en la contabilidad de una persona natural? Esto tanto para la parte que aporta el empleado como para lo recibido por parte del empleador

    Agradezco sus comentarios

  2. Diana dice:

    si yo soy practicante y me pagan el 50% del minimo debo hacer mis aportes de salud y pensión completos

  3. Carmenza dice:

    porfavor necesito que me enseñen o me guien lo mas pronto posible como conttabilizar la nomina en una empresa las apropiaciones, todo, mil gracias por su valiosa colaboracion, y por los casos tan practicos

  4. Olga dice:

    Muy buenas tardes, por favor me podrían ayudar en la contabilización de la incapacidad, tanto en la nomina como en el descuento del pago de la seguridad social.
    gracias

  5. CARLOS ESTEBAN RAMIREZ MEDINA dice:

    Para tener una buena información por terceros, se debe aplicar lo siguiente:

    1. Contabilizar por separado la nomina de la causación de la seguridad social

    2. El descuento a los empleados por los aportes en la nomina contabilizarlo al crédito en la cuenta de gastos o costo con el tercero de cada empleado.

    3. Se debe causar el 100% del pago por seguridad social con debito al gasto o costo correspondiente contra el pasivo correspondiente, con el tercero de cada entidad (eps, fondo, arp, etc)

    4. Al pagar se cancela el pasivo por cada tercero causado, si se generan intereses de mora, contabilizarlos de tal forma que se tenga la información clara por este concepto, por que no son deducibles en renta.

    VENTAJAS DE ESTE METODO:

    Para saber el total pagado por patrono y empleador se mira el pasivo por tercero, el total créditos (lo causado) el total debito (lo pagado)

    El neto del gasto es la parte correspondiente al patrono

    El total de creditos en el gasto, es lo aportado por los trabajadores.

  6. JORGE E. RODRIGUEZ CONDE dice:

    Retavio tiene razón:
    Este registro lo complementaria asi:
    Empresa - Aglomerados Ltda NIT 832.000.000
    Empleado- Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000
    Cafesalud EPS NIT 832.500.000
    Horizonte pensiones y cesantias NIT 832.100.000

    5 GASTOS
    51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION
    510506 GASTOS DEL PERSONAL
    Nomina mes de Julio 2009
    Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000 1.000.000
    510569 APORTES PROMOTORAS DE SALUD EPS
    Aportes mes de Julio 2009
    Cafesalud EPS NIT 832.500.00 85.000
    510570 APORTES FONDO DE PENSIONES Y CESANTIAS
    Aportes mes de julio 2009
    Horizonte pensiones NIT 832.100.000 120.000
    2 PASIVOS
    23 CUENTAS POR PAGAR
    2370 RETENCION Y APORTES NOMINA
    237005 APORTES ENTIDADES PROMOTORAS DE SALUD
    Aportes Empleados julio 2009
    Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000 40.000
    Aportes patronales julio 2009
    Aglomerados Ltda NIT 832.000.000 85.000
    237007 APORTES FONDO DE PENSIONES
    Aportes Empleados julio 2009
    Juan Gonzalez Zuluaga C.C 17.000.000 40.000
    Aportes patronales julio 2009
    Aglomerados Ltda NIT 832.000.000 120.000
    25 OBLIGACIONES LABORALES
    2505 SALARIOS POR PAGAR
    Valor nomina mes de julio 2009 920.000
    -----------------------
    1.205.000 1.205.000

    • Ana dice:

      El Gasto no debe ir con la c.c. del trabajador? No es el trabajador el que genera este gasto y el Pasivo si debe ir con el Nit de cada Empresa? Si en un momento determinado yo quiero saber cuanto me costo en el año xxx trabajador no me apareceria con que pague por el por seguridad social.

      Gracias

  7. retavio dice:

    No hay que olvidar que, la contabilización del aporte del trabajador por salud y pensión, debe hacerse por tercero, porque en un momento dado se necesita que la empresa expida un certificado de aportes mensuales del trabajador, además para efectos del certificado de ingresos y retenciones debe darse la opción en el programa para que el certificado sea expedido correctamente.
    hay quienes contabilizan los aportes globalmente, lo cual en mi opinión no es debido. Y si se quiere hacer el cruce perfecto, la contabilización del pago de la cuenta por pagar, también debería hacerse por terceros, eso es lo "complicado" lo PRACTICO es contabilizar GLOBALMENTE, haga pues el cruce mas tarde, le queda facilito y lo podrá hacer sin complicaciones, si las cosas se hacen como lo haría el PRACTICO, de otra manera, no tendría problemas. hasta luego.

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