Copia simple no es prueba de nada

Inicio » Otros. » (04 / 07 / 2011 )

Todo parece indicar que la copia simple de un documento no sirve de prueba, entendiendo la copia simple como una reproducción de un documento cualquier sin autentificarlo. Es lo que se hace cuando se va a cualquier fotocopiadora a sacarle una copia a cualquier documento o contrato.

Así lo ha recordado la sección tercera del Consejo de estado en sentencia del 8 de junio de 2010 expediente 18536:

Considera la Sala pertinente señalar que para acreditar la titularidad del establecimiento de comercio, la parte actora allegó copia de un documento que dice provenir de la Cámara de Comercio de Montería, y en el que se dice certificar la propiedad del mencionado establecimiento de comercio, el cual se encuentran en copia simple y por tanto carece de valor probatorio en los términos de los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, dado que las copias simples no son medios de convicción que puedan tener la virtualidad de hacer constar o demostrar los hechos que con las mismas se pretenda hacer valer ante la jurisdicción, en cuanto su estado desprovisto de autenticación impide su valoración probatoria.

Así las cosas, si se quiere probar algo, no basta conservar una fotocopia de un documento o contrato, sino que se debe autenticar ante notario público.

Popularmente es muy común que la gente saque fotocopias a los contratos que firman, con la convicción que ello les servirá de prueba en caso de un litigio, pero se ignora su inutilidad probatoria.

Es más, es costumbre firmar un contrato en una sola copia firmada por las partes y luego se le saca fotocopia para entregar a las otras partes, lo cual es incorrecto. Se deben firmar dos originales o más según el número de participantes en el contrato y entregar uno a cada parte interviniente en el contrato.

Actualización:

Alejandra, una lectora de Gerencie.com, precisa que con los recientes cambios realizado al artículo 252 del código de procedimiento civil  por el artículo 11 de la ley 1395 de 2010, la copia simple constituiría prueba, ya que la ley otorga presunción de autenticidad:

El inciso 4° del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil quedará así:

En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.

En todo caso, al ser una simple presunción, esta será susceptible de contradicción.

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17 Opiniones
  1. fernando baltán dice:

    El artículo 11 de la Ley 1395/ 2010 dispone textualmente lo siguiente: “En todos los procesos los documentos privados manuscritos firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos sin necesidad de presentación personal ni autenticación”.
    La norma citada parece sugerir que los documentos pueden allegarse al proceso tanto en original como en copia informal o simple.
    No obstante, la Corte Suprema de Justicia aclara:
    “En efecto, cuando el demandante pretenda hacer valer dentro del proceso documentos que se encuentran en su poder -sean públicos o privados-, deberá acompañarlos con la demanda o en las demás oportunidades señaladas en la ley.
    Esos documentos, preceptúa el artículo 253 del ordenamiento procesal, “se aportarán al proceso originales o en copia. Ésta podrá consistir en transcripción o reproducción mecánica del documento”.
    Mas, la aducción de copias no puede realizarse de cualquier modo, pues tratándose de reproducciones mecánicas, la ley procesal sujetó su aportación a los requisitos taxativamente señalados en el artículo 254.
    En estrecha relación con lo que establece esa norma, el artículo 268, en cuanto al mérito probatorio de los documentos privados, preceptúa que “las partes deberán aportar el original de los documentos privados, cuando estuvieren en su poder”, pero al mismo tiempo consagró las excepciones que autorizan aportar en copia los que hayan sido protocolizados; los que formen parte de otro proceso del que no puedan ser desglosados, siempre que la copia se expida por orden del juez; y aquellos cuyo original no se encuentre en poder de quien los aporta. En este último caso, para que la copia preste mérito probatorio será necesario que su autenticidad haya sido certificada por notario o secretario de oficina judicial, o que haya sido reconocida expresamente por la parte contraria o demostrada mediante cotejo.
    A partir de la interpretación de esas normas, resulta incuestionable que, como regla general, los documentos privados han de presentarse en original, salvo las excepciones que consagra el preanotado artículo 268, y, a falta de éstos, se pueden aportar copias de los mismos siempre y cuando cumplan con las formalidades que se acaban de trascribir.
    De ello se deduce, necesariamente, que las copias simples o informales carecen en nuestro ordenamiento procesal de todo valor probatorio.
    La anterior posición ha sido asumida de manera reiterada por la jurisprudencia de esta Corte, sin que exista razón alguna para modificar ese criterio, pues la legislación al respecto no ha introducido ninguna variación.
    De hecho, frente a la opinión de algún sector de la doctrina que se inclina por afirmar que la Ley 1395 de 2010 suprimió la obligación de aportar los documentos originales o, en su defecto, las copias autenticadas de los mismos, dándole el mismo valor a las copias simples, conviene realizar las siguientes precisiones.
    El artículo 11 de la Ley 1395 de 2010, que modificó el inciso 4º del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, se refiere a la presunción de autenticidad que poseen los documentos privados emanados de las partes, y que son presentados en original o en copia para fines probatorios. Es decir que la ley presume auténticos tanto los documentos suscritos por la parte que los aporta, como los creados por la parte contra quien se aducen, respecto de los cuales no exige presentación personal ni autenticación.
    La anterior norma no presenta ningún problema cuando la presunción de autenticidad se predica de los documentos que se presentan en original o en copias que cumplan los requisitos señalados por el artículo 268 de la ley procesal. Pero cuando se trata de un documento que se aporta en copia simple o informal, esa presunción no puede admitirse, pues ello equivaldría tanto como a dejar a la contraparte sin derecho a ejercer su defensa.
    En efecto, la presunción de autenticidad contemplada en la referida disposición es una presunción legal, y como tal admite prueba en contrario. Luego, la parte contra quien se opone el documento ha de tener la posibilidad de desconocerlo en la forma prevista en el artículo 275 de la ley procesal, es decir mediante tacha de falsedad, la cual se formula y tramita en la forma y términos señalados en los artículos 289 y 290 del mismo ordenamiento.
    En ese orden, si para la demostración de la autenticidad del documento se requiere del cotejo pericial de la firma o del manuscrito, o de un dictamen sobre las posibles adulteraciones, resultaría imposible a los expertos determinar el hecho que se quiere probar únicamente con la reproducción mecánica o fotostática, dado que, por lo general, ese tipo de documentos no es susceptible de ser analizado como sí lo es el original. De hecho, sobre unas copias simples no es posible examinar elementos como la identidad de la firma, la presión ejercida sobre el papel, el calibre y contorno de los trazos, entre otros, necesarios para determinar la verdadera autoría del instrumento.
    A partir de esas consideraciones se colige que la presunción de autenticidad de las copias simples que señala el inciso 4º del artículo 252, modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010, sólo es aplicable si se trata de documentos que se aportan en original o en copias que cumplan con los requisitos señalados en los artículos 254 y 268 del estatuto adjetivo.
    De manera que el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010 no equiparó el valor de las copias simples al del documento original, ni derogó las exigencias contempladas en los artículos 254 y 268 del ordenamiento procesal; por lo que no tiene ningún sentido afirmar algo distinto, pues si el legislador así lo hubiera querido, le habría bastado con eliminar del ordenamiento procesal las normas que imponen los aludidos requisitos o, simplemente, habría preceptuado que las copias informales tienen para todos los efectos legales el mismo valor que el original, lo que, evidentemente, no ha hecho.
    De todo lo expuesto se concluye que las copias simples o informales carecen de todo valor probatorio, como lo ha venido sosteniendo esta Corporación en pretéritas decisiones; por lo que dictar una sentencia con fundamento en esa especie de documentos constituye, evidentemente, una violación al debido proceso.”. (Sala de Casación Civil-Magistrado Ponente-ARIEL SALAZAR RAMÍREZ, en sentencia de tutela de siete de junio de dos mil doce-Discutido y aprobado en sesión de seis de junio de dos mil doce-Ref. Exp. 11001-02-03-000-2012- 01083-00)

  2. Ingrid muñoz dice:

    mi consulta es la siguiente firme una fotocopia de cedula de mi esposo sin autenticar en q delito incurri y sirve de prueba ante un procesojudicial

  3. PEDRO PUERTO dice:

    en la sentencia T213 DE 2012, se dijo:
    Sin embargo, importa señalar que el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010, modificatorio del inciso 3° del numeral 5° del artículo 252 del CPC, el cual rige actualmente desde el 12 de julio de esa anualidad, señala que en todos los procesos, los documentos que provengan de las partes y que fuesen presentados en original o en copia para ser tenidos en cuenta como prueba dentro del proceso judicial, se presumen auténticos sin necesidad de presentación personal o autenticación. De esta forma, la presunción de autenticidad que inicialmente solo operaba frente a documentos públicos, se ha ido extendiendo a los documentos privados, primero a los originales, y luego a las copias siempre que provengan de las partes y que se quieran hacer valer como prueba en el proceso judicial.

    Quiero ello decir que, mientras estuvo vigente la Ley 794 de 2003, las copias de los documentos privados allegados por las partes no se presumían auténticos y para que tuvieran el mismo valor probatorio del original, era necesario que se dieran alguno de los casos que contempla el artículo 254 del CPC, estos son, que haya sido autorizada por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial previa orden del juez donde se encuentre el original o la copia autenticada; o, que tal copia sea autenticada por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente. Lo anterior significa que resulta viable otorgar valor probatorio a la copia autenticada de una copia autenticada de un documento privado original, por cuanto el notario al dar fe de la originalidad del mismo, deja la respectiva atestación notarial con la consignación de que tuvo a la vista el documento original o la copia autenticada del mismo, como bien lo consagra la ley procesal. Solo a partir de la expedición de la Ley 1395 de 2010, tanto el original como la copia de los documentos privados que provengan de las partes y que sean allegados al proceso judicial con fines probatorios, se presumen auténticos, sin que se pueda exigir constancia o certificación adicional. Así lo reconoció esta Corporación en la ratio decidendi de la sentencia T-018 de 2011 (MP Gabriel Eduardo Mendoza Martelo) , en la cual adujo lo siguiente: “En suma, solo a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1395 de 2010, las copias de los documentos privados se presumen auténticas y, en esa medida, adquieren mérito probatorio, siempre que sean aportadas a un proceso judicial por la persona que los haya manuscrito, firmado o elaborado y no provengan de un tercero (…)”.

    • Fernando Baltán dice:

      Ver Sentencia SU-774 de 2014 de la Corte Constitucional Colombiana, que cambió el panorama jurídicio al respecto.

    • fernando baltán dice:

      Valor probatorio de las copias: La presunción de autenticidad sólo
      recae sobre documentos aportados en original, o cuando cumplan los
      requisitos consagrados en los artículos 254 y 268 del Código de
      Procedimiento Civil.

      En sentencia de tutela de 20 de marzo de 2013 la Sala de Casación Civil de la Corte
      Suprema de Justicia reiteró el criterio adoptado en providencia de 7 de junio de 2012, en
      cuanto a que “El artículo 11 de la Ley 1395 de 2010, que modificó el inciso 4º del artículo
      252 del Código de Procedimiento Civil, se refiere a la presunción de autenticidad que
      poseen los documentos privados emanados de las partes, y que son presentados en
      original o en copia para fines probatorios. Es decir que la ley presume auténticos tanto los
      documentos suscritos por la parte que los aporta, como los creados por la parte contra
      quien se aducen, respecto de los cuales no exige presentación personal ni autenticación.
      “La anterior norma no presenta ningún problema cuando la presunción de autenticidad se
      predica de los documentos que se presentan en original o en copias que cumplan los
      requisitos señalados por el artículo 268 de la ley procesal. Pero cuando se trata de un
      documento que se aporta en copia simple o informal, esa presunción no puede
      admitirse, pues ello equivaldría tanto como a dejar a la contraparte sin derecho a ejercer
      su defensa.”
      Y puntualizó más adelante que “(…) la presunción de autenticidad de las copias simples
      que señala el inciso 4º del artículo 252, modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de
      2010, sólo es aplicable si se trata de documentos que se aportan en original o en copias
      que cumplan con los requisitos señalados en los artículos 254 y 268 del estatuto adjetivo
      (…) De todo lo expuesto se concluye que las copias simples o informales carecen de todo
      valor probatorio, como lo ha venido sosteniendo esta Corporación en pretéritas
      decisiones”.
      Sentencia de la Corte Suprema de Justicia –Sala de Casación Civil– de 20 de marzo de 2013. MP.: Jesús Vall
      de Rutén Ruíz. Expediente de Tutela No. 25000221300020120038401.

  4. abraham dice:

    ¿es necesario autenticar un contrato de arrendamiento? , como medida preventiba , en caso que se de algun problema entre arrendador y arrendatario , esto entre particulares , y tambien lo es necesario ( autenticar ) si el contrato es de esos que se compran en una micelania( contrato de arrendamiento minerva)
    esto con motivo de que voy a arrendar un inmueble y quierotomar todas las prevenciones .

  5. EVER CALDERON dice:

    Mi pregunta es entonces si es necesario para contratar con entidades territoriales, exigir o presentar el certificado de camara de comercio en original o basta una copia. recuerden las entidades estatales son las primeras que deben propender por la descongestion antitramites...soy funcionario publico.

  6. Claudia S dice:

    Excelentes los artículos de Gerencie.com, son un gran aporte a nuestra vida laboral y diaria.
    La invitación es a continuar por ésta senda, ayudando, son muy amables al compartir su conocimiento.

    Muchos Éxitos

  7. ISIS GHISAYS dice:

    HOLA A TODOS, LA VERDAD ESTOY DE ACUERDO EN QUE LA POSICION DE CONSEJO DE ESTADO ES ANTERIOR A LA LEY DE DESCOBNGESTION, PERO TENGO UNA PREGUNTA. SE HIZO UN EMPLAZAMIENTO A HEREDEROS Y PERSONAS INDETERMINADAS POR EL ESPECTADOR PERO FUE IMPOSIBLE CONSEGUIR EL PERIODICO NI EN EL MISMO PERIODICO, SOLO EXISTE EN UNA HEMEROTECA DE LA BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL, SE PUEDE AUTENTICAR ANTE UN NOTARIO CON UN DOMICILIO Y PRESENTARLO EN VEZ DE LA PAGINA DEL PERIODICO? SON CRITERIOS SUBJETIVOS DEL JUEZ Y SI LO NIEGA EL AUTO NO ADMITE RECURSO.

  8. Javier Pereira Monsalve dice:

    Tiro mi botella de náufrago: si alguien conoce cómo son las disposiciones en el sentido de este post en los países del primer mundo, sería muy saludable las hicieran conocer. Propongo este ejercicio de derecho comparado, creo que es esa la expresión, para saber si las exigencias de autenticaciones son sólo de nuestro país donde la picardía es consubstancial a todo, o es una medida de seguridad jurídica común en otros países. Gracias por las eventuales respuestas. http://urrao.blogspot.com

  9. Antonio Ricaurte Rojas dice:

    Si observamos el texto del fallo del Consejo de Estado, éste fue emitido el 8 de junio de 2010, es decir, con anterioridad a la disposición establecida por la Ley 1395, por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial, la cual fue promulgada el 12 de julio de 2010. Entonces, considero que con dicha Ley se deja sin piso el criterio del Consejo de Estado. Oportuno el comentario de Alejandra.

    • polo dice:

      sin embargo esta ley solo se aplica a documentos privados tal cual lo dice alejandra, es decir un contrato etatal si se quiere hacer valr como prueba sigue siendo estrictamente necesaria su autenticacion ante un notario

  10. J. Raúl Armando Guzmán Restrepo dice:

    En que quedamos entonces, Ley 1395, ademas la Ley antitramites, que se presumen como originales las reprtoducciones hechas por fax, fotocopiadora u tro equipo electrónico de reproducción, y ahora nos salen que no, la Ley por un lado y los criterios, creo yo, personales, por el otro, a vover a pagar intermediarios para hacer filas y autenticar hasta la cedula, POR DIOS!!!! EN QUE PAIS ESTAMOS!!!!

  11. Alejandra dice:

    Buenos días, Mediante la reciente Ley 1395 del 12 de julio de 2010, es decir, posterior a la fecha en la que fue emitida la sentencia del Consejo de Estado que relacionan el día de hoy, en su artículo 11 que modificó el inciso 4° del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, dispuso que: "En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación." Con base a esta normatividad, ahora las copias que se alleguen a un proceso como prueba cuentan con igual veracidad que los originales.

    • Arnold dice:

      Alejandra: Una cosa son los documentos en copia y otros los documentos en fotocopia, la copia es el duplicado original de un documento, su firma es autentica, mientras que la fotocopia es la reproducción mecánica de un documento.

    • polo dice:

      solo en el caso de los documentos privadoss... no olviden esa salvedad tan importante

  12. javy dice:

    Considero que esta norma si es prudendete, puesto que el contrato es un documento entre personas, que no poseen otro registro que la que se pueda efectuar a traves de una notaria.
    No obstante me parece que es improcedente cuando se trata de certificaciones de la cámara de comercio, Antecedentes disciplinarios o documentos emitidos por entidades abiertas ante cualquier verificacion. En este caso el juez no es si no tomar el telefono y confrontar con la entidad para confrontar la verasidad de la fotocopia, pues se trata de una reproducción de un acto registrado previamente en entidades de control. Aquí no se trata entonces de poner en duda la fotocopia si no la veracidad de las entidades que general las certificaciones.

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