¿Copia simple no es prueba de nada?

Todo parece indicar que la copia simple de un documento no sirve de prueba, entendiendo la copia simple como una reproducción de un documento cualquiera sin autentificarlo. Es lo que se hace cuando se va a cualquier fotocopiadora a sacarle una copia a cualquier documento o contrato.

Así lo ha recordado la sección tercera del Consejo de estado en sentencia del 8 de junio de 2010 expediente 18536:

Considera la Sala pertinente señalar que para acreditar la titularidad del establecimiento de comercio, la parte actora allegó copia de un documento que dice provenir de la Cámara de Comercio de Montería, y en el que se dice certificar la propiedad del mencionado establecimiento de comercio, el cual se encuentran en copia simple y por tanto carece de valor probatorio en los términos de los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, dado que las copias simples no son medios de convicción que puedan tener la virtualidad de hacer constar o demostrar los hechos que con las mismas se pretenda hacer valer ante la jurisdicción, en cuanto su estado desprovisto de autenticación impide su valoración probatoria.

Así las cosas, si se quiere probar algo, no basta conservar una fotocopia de un documento o contrato, sino que se debe autenticar ante notario público.

Popularmente es muy común que la gente saque fotocopias a los contratos que firman, con la convicción que ello les servirá de prueba en caso de un litigio, pero se ignora su inutilidad probatoria.

Es más, es costumbre firmar un contrato en una sola copia firmada por las partes y luego se le saca fotocopia para entregar a las otras partes, lo cual es incorrecto. Se deben firmar dos originales o más según el número de participantes en el contrato y entregar uno a cada parte interviniente en el contrato.

Actualización:

Alejandra, una lectora de Gerencie.com, precisa que con los recientes cambios realizado al artículo 252 del código de procedimiento civil  por el artículo 11 de la ley 1395 de 2010, la copia simple constituiría prueba, ya que la ley otorga presunción de autenticidad:

El inciso 4° del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil quedará así:

En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.

En todo caso, al ser una simple presunción, esta será susceptible de contradicción, pero hasta tanto no se demuestra  lo contrario, la copia seguirá siendo válida.

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4 Opiniones
  1. fernando baltán dice:

    El artículo 11 de la Ley 1395/ 2010 dispone textualmente lo siguiente: “En todos los procesos los documentos privados manuscritos firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos sin necesidad de presentación personal ni autenticación”.
    La norma citada parece sugerir que los documentos pueden allegarse al proceso tanto en original como en copia informal o simple.
    No obstante, la Corte Suprema de Justicia aclara:
    “En efecto, cuando el demandante pretenda hacer valer dentro del proceso documentos que se encuentran en su poder -sean públicos o privados-, deberá acompañarlos con la demanda o en las demás oportunidades señaladas en la ley.
    Esos documentos, preceptúa el artículo 253 del ordenamiento procesal, “se aportarán al proceso originales o en copia. Ésta podrá consistir en transcripción o reproducción mecánica del documento”.
    Mas, la aducción de copias no puede realizarse de cualquier modo, pues tratándose de reproducciones mecánicas, la ley procesal sujetó su aportación a los requisitos taxativamente señalados en el artículo 254.
    En estrecha relación con lo que establece esa norma, el artículo 268, en cuanto al mérito probatorio de los documentos privados, preceptúa que “las partes deberán aportar el original de los documentos privados, cuando estuvieren en su poder”, pero al mismo tiempo consagró las excepciones que autorizan aportar en copia los que hayan sido protocolizados; los que formen parte de otro proceso del que no puedan ser desglosados, siempre que la copia se expida por orden del juez; y aquellos cuyo original no se encuentre en poder de quien los aporta. En este último caso, para que la copia preste mérito probatorio será necesario que su autenticidad haya sido certificada por notario o secretario de oficina judicial, o que haya sido reconocida expresamente por la parte contraria o demostrada mediante cotejo.
    A partir de la interpretación de esas normas, resulta incuestionable que, como regla general, los documentos privados han de presentarse en original, salvo las excepciones que consagra el preanotado artículo 268, y, a falta de éstos, se pueden aportar copias de los mismos siempre y cuando cumplan con las formalidades que se acaban de trascribir.
    De ello se deduce, necesariamente, que las copias simples o informales carecen en nuestro ordenamiento procesal de todo valor probatorio.
    La anterior posición ha sido asumida de manera reiterada por la jurisprudencia de esta Corte, sin que exista razón alguna para modificar ese criterio, pues la legislación al respecto no ha introducido ninguna variación.
    De hecho, frente a la opinión de algún sector de la doctrina que se inclina por afirmar que la Ley 1395 de 2010 suprimió la obligación de aportar los documentos originales o, en su defecto, las copias autenticadas de los mismos, dándole el mismo valor a las copias simples, conviene realizar las siguientes precisiones.
    El artículo 11 de la Ley 1395 de 2010, que modificó el inciso 4º del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, se refiere a la presunción de autenticidad que poseen los documentos privados emanados de las partes, y que son presentados en original o en copia para fines probatorios. Es decir que la ley presume auténticos tanto los documentos suscritos por la parte que los aporta, como los creados por la parte contra quien se aducen, respecto de los cuales no exige presentación personal ni autenticación.
    La anterior norma no presenta ningún problema cuando la presunción de autenticidad se predica de los documentos que se presentan en original o en copias que cumplan los requisitos señalados por el artículo 268 de la ley procesal. Pero cuando se trata de un documento que se aporta en copia simple o informal, esa presunción no puede admitirse, pues ello equivaldría tanto como a dejar a la contraparte sin derecho a ejercer su defensa.
    En efecto, la presunción de autenticidad contemplada en la referida disposición es una presunción legal, y como tal admite prueba en contrario. Luego, la parte contra quien se opone el documento ha de tener la posibilidad de desconocerlo en la forma prevista en el artículo 275 de la ley procesal, es decir mediante tacha de falsedad, la cual se formula y tramita en la forma y términos señalados en los artículos 289 y 290 del mismo ordenamiento.
    En ese orden, si para la demostración de la autenticidad del documento se requiere del cotejo pericial de la firma o del manuscrito, o de un dictamen sobre las posibles adulteraciones, resultaría imposible a los expertos determinar el hecho que se quiere probar únicamente con la reproducción mecánica o fotostática, dado que, por lo general, ese tipo de documentos no es susceptible de ser analizado como sí lo es el original. De hecho, sobre unas copias simples no es posible examinar elementos como la identidad de la firma, la presión ejercida sobre el papel, el calibre y contorno de los trazos, entre otros, necesarios para determinar la verdadera autoría del instrumento.
    A partir de esas consideraciones se colige que la presunción de autenticidad de las copias simples que señala el inciso 4º del artículo 252, modificado por el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010, sólo es aplicable si se trata de documentos que se aportan en original o en copias que cumplan con los requisitos señalados en los artículos 254 y 268 del estatuto adjetivo.
    De manera que el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010 no equiparó el valor de las copias simples al del documento original, ni derogó las exigencias contempladas en los artículos 254 y 268 del ordenamiento procesal; por lo que no tiene ningún sentido afirmar algo distinto, pues si el legislador así lo hubiera querido, le habría bastado con eliminar del ordenamiento procesal las normas que imponen los aludidos requisitos o, simplemente, habría preceptuado que las copias informales tienen para todos los efectos legales el mismo valor que el original, lo que, evidentemente, no ha hecho.
    De todo lo expuesto se concluye que las copias simples o informales carecen de todo valor probatorio, como lo ha venido sosteniendo esta Corporación en pretéritas decisiones; por lo que dictar una sentencia con fundamento en esa especie de documentos constituye, evidentemente, una violación al debido proceso.”. (Sala de Casación Civil-Magistrado Ponente-ARIEL SALAZAR RAMÍREZ, en sentencia de tutela de siete de junio de dos mil doce-Discutido y aprobado en sesión de seis de junio de dos mil doce-Ref. Exp. 11001-02-03-000-2012- 01083-00)

  2. Ingrid muñoz dice:

    mi consulta es la siguiente firme una fotocopia de cedula de mi esposo sin autenticar en q delito incurri y sirve de prueba ante un procesojudicial

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