Inicio » Otros. » (04 / 07 / 2011 )

Copia simple no es prueba de nada

Todo parece indicar que la copia simple de un documento no sirve de prueba, entendiendo la copia simple como una reproducción de un documento cualquier sin autentificarlo. Es lo que se hace cuando se va a cualquier fotocopiadora a sacarle una copia a cualquier documento o contrato.

Así lo ha recordado la sección tercera del Consejo de estado en sentencia del 8 de junio de 2010 expediente 18536:

Considera la Sala pertinente señalar que para acreditar la titularidad del establecimiento de comercio, la parte actora allegó copia de un documento que dice provenir de la Cámara de Comercio de Montería, y en el que se dice certificar la propiedad del mencionado establecimiento de comercio, el cual se encuentran en copia simple y por tanto carece de valor probatorio en los términos de los artículos 252 y 254 del Código de Procedimiento Civil, dado que las copias simples no son medios de convicción que puedan tener la virtualidad de hacer constar o demostrar los hechos que con las mismas se pretenda hacer valer ante la jurisdicción, en cuanto su estado desprovisto de autenticación impide su valoración probatoria.

Así las cosas, si se quiere probar algo, no basta conservar una fotocopia de un documento o contrato, sino que se debe autenticar ante notario público.

Popularmente es muy común que la gente saque fotocopias a los contratos que firman, con la convicción que ello les servirá de prueba en caso de un litigio, pero se ignora su inutilidad probatoria.

Es más, es costumbre firmar un contrato en una sola copia firmada por las partes y luego se le saca fotocopia para entregar a las otras partes, lo cual es incorrecto. Se deben firmar dos originales o más según el número de participantes en el contrato y entregar uno a cada parte interviniente en el contrato.

Actualización:

Alejandra, una lectora de Gerencie.com, precisa que con los recientes cambios realizado al artículo 252 del código de procedimiento civil  por el artículo 11 de la ley 1395 de 2010, la copia simple constituiría prueba, ya que la ley otorga presunción de autenticidad:

El inciso 4° del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil quedará así:

En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva.

En todo caso, al ser una simple presunción, esta será susceptible de contradicción.

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13 Opiniones en “Copia simple no es prueba de nada”
  1. PEDRO PUERTO dice:

    en la sentencia T213 DE 2012, se dijo:
    Sin embargo, importa señalar que el artículo 11 de la Ley 1395 de 2010, modificatorio del inciso 3° del numeral 5° del artículo 252 del CPC, el cual rige actualmente desde el 12 de julio de esa anualidad, señala que en todos los procesos, los documentos que provengan de las partes y que fuesen presentados en original o en copia para ser tenidos en cuenta como prueba dentro del proceso judicial, se presumen auténticos sin necesidad de presentación personal o autenticación. De esta forma, la presunción de autenticidad que inicialmente solo operaba frente a documentos públicos, se ha ido extendiendo a los documentos privados, primero a los originales, y luego a las copias siempre que provengan de las partes y que se quieran hacer valer como prueba en el proceso judicial.

    Quiero ello decir que, mientras estuvo vigente la Ley 794 de 2003, las copias de los documentos privados allegados por las partes no se presumían auténticos y para que tuvieran el mismo valor probatorio del original, era necesario que se dieran alguno de los casos que contempla el artículo 254 del CPC, estos son, que haya sido autorizada por notario, director de oficina administrativa o de policía, o secretario de oficina judicial previa orden del juez donde se encuentre el original o la copia autenticada; o, que tal copia sea autenticada por notario, previo cotejo con el original o la copia autenticada que se le presente. Lo anterior significa que resulta viable otorgar valor probatorio a la copia autenticada de una copia autenticada de un documento privado original, por cuanto el notario al dar fe de la originalidad del mismo, deja la respectiva atestación notarial con la consignación de que tuvo a la vista el documento original o la copia autenticada del mismo, como bien lo consagra la ley procesal. Solo a partir de la expedición de la Ley 1395 de 2010, tanto el original como la copia de los documentos privados que provengan de las partes y que sean allegados al proceso judicial con fines probatorios, se presumen auténticos, sin que se pueda exigir constancia o certificación adicional. Así lo reconoció esta Corporación en la ratio decidendi de la sentencia T-018 de 2011 (MP Gabriel Eduardo Mendoza Martelo) , en la cual adujo lo siguiente: “En suma, solo a partir de la entrada en vigencia de la Ley 1395 de 2010, las copias de los documentos privados se presumen auténticas y, en esa medida, adquieren mérito probatorio, siempre que sean aportadas a un proceso judicial por la persona que los haya manuscrito, firmado o elaborado y no provengan de un tercero (…)”.

  2. abraham dice:

    ¿es necesario autenticar un contrato de arrendamiento? , como medida preventiba , en caso que se de algun problema entre arrendador y arrendatario , esto entre particulares , y tambien lo es necesario ( autenticar ) si el contrato es de esos que se compran en una micelania( contrato de arrendamiento minerva)
    esto con motivo de que voy a arrendar un inmueble y quierotomar todas las prevenciones .

  3. EVER CALDERON dice:

    Mi pregunta es entonces si es necesario para contratar con entidades territoriales, exigir o presentar el certificado de camara de comercio en original o basta una copia. recuerden las entidades estatales son las primeras que deben propender por la descongestion antitramites...soy funcionario publico.

  4. Claudia S dice:

    Excelentes los artículos de Gerencie.com, son un gran aporte a nuestra vida laboral y diaria.
    La invitación es a continuar por ésta senda, ayudando, son muy amables al compartir su conocimiento.

    Muchos Éxitos

  5. ISIS GHISAYS dice:

    HOLA A TODOS, LA VERDAD ESTOY DE ACUERDO EN QUE LA POSICION DE CONSEJO DE ESTADO ES ANTERIOR A LA LEY DE DESCOBNGESTION, PERO TENGO UNA PREGUNTA. SE HIZO UN EMPLAZAMIENTO A HEREDEROS Y PERSONAS INDETERMINADAS POR EL ESPECTADOR PERO FUE IMPOSIBLE CONSEGUIR EL PERIODICO NI EN EL MISMO PERIODICO, SOLO EXISTE EN UNA HEMEROTECA DE LA BIBLIOTECA DEPARTAMENTAL, SE PUEDE AUTENTICAR ANTE UN NOTARIO CON UN DOMICILIO Y PRESENTARLO EN VEZ DE LA PAGINA DEL PERIODICO? SON CRITERIOS SUBJETIVOS DEL JUEZ Y SI LO NIEGA EL AUTO NO ADMITE RECURSO.

  6. Javier Pereira Monsalve dice:

    Tiro mi botella de náufrago: si alguien conoce cómo son las disposiciones en el sentido de este post en los países del primer mundo, sería muy saludable las hicieran conocer. Propongo este ejercicio de derecho comparado, creo que es esa la expresión, para saber si las exigencias de autenticaciones son sólo de nuestro país donde la picardía es consubstancial a todo, o es una medida de seguridad jurídica común en otros países. Gracias por las eventuales respuestas. http://urrao.blogspot.com

  7. Antonio Ricaurte Rojas dice:

    Si observamos el texto del fallo del Consejo de Estado, éste fue emitido el 8 de junio de 2010, es decir, con anterioridad a la disposición establecida por la Ley 1395, por la cual se adoptan medidas en materia de descongestión judicial, la cual fue promulgada el 12 de julio de 2010. Entonces, considero que con dicha Ley se deja sin piso el criterio del Consejo de Estado. Oportuno el comentario de Alejandra.

    • polo dice:

      sin embargo esta ley solo se aplica a documentos privados tal cual lo dice alejandra, es decir un contrato etatal si se quiere hacer valr como prueba sigue siendo estrictamente necesaria su autenticacion ante un notario

  8. J. Raúl Armando Guzmán Restrepo dice:

    En que quedamos entonces, Ley 1395, ademas la Ley antitramites, que se presumen como originales las reprtoducciones hechas por fax, fotocopiadora u tro equipo electrónico de reproducción, y ahora nos salen que no, la Ley por un lado y los criterios, creo yo, personales, por el otro, a vover a pagar intermediarios para hacer filas y autenticar hasta la cedula, POR DIOS!!!! EN QUE PAIS ESTAMOS!!!!

  9. Alejandra dice:

    Buenos días, Mediante la reciente Ley 1395 del 12 de julio de 2010, es decir, posterior a la fecha en la que fue emitida la sentencia del Consejo de Estado que relacionan el día de hoy, en su artículo 11 que modificó el inciso 4° del artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, dispuso que: "En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación." Con base a esta normatividad, ahora las copias que se alleguen a un proceso como prueba cuentan con igual veracidad que los originales.

    • Arnold dice:

      Alejandra: Una cosa son los documentos en copia y otros los documentos en fotocopia, la copia es el duplicado original de un documento, su firma es autentica, mientras que la fotocopia es la reproducción mecánica de un documento.

    • polo dice:

      solo en el caso de los documentos privadoss... no olviden esa salvedad tan importante

  10. javy dice:

    Considero que esta norma si es prudendete, puesto que el contrato es un documento entre personas, que no poseen otro registro que la que se pueda efectuar a traves de una notaria.
    No obstante me parece que es improcedente cuando se trata de certificaciones de la cámara de comercio, Antecedentes disciplinarios o documentos emitidos por entidades abiertas ante cualquier verificacion. En este caso el juez no es si no tomar el telefono y confrontar con la entidad para confrontar la verasidad de la fotocopia, pues se trata de una reproducción de un acto registrado previamente en entidades de control. Aquí no se trata entonces de poner en duda la fotocopia si no la veracidad de las entidades que general las certificaciones.

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