Cuál es el trámite que debe adelantar un empleador para realizar el pago de cotizaciones no efectuadas al sistema de pensiones de un trabajador?

En ocasiones sucede en las empresas, que por alguna omisión “involuntaria” no se le paga a algún trabajador las cotizaciones  al sistema de pensiones, que aunque se haya radicado su afiliación y le descuenten muy puntual el porcentaje mensual que le corresponde al empleado, este dinero nunca llega a los fondos de pensiones, lo que genera no solo incumplimiento por parte de las empresas si no que afecta al trabajador al momento de realizar los trámites para pensionarse. Cuando se detectan estas inconsistencias se tienen muchas dudas sobre cuál es el proceso que debe seguir el empleador  para pagar estas cotizaciones dejadas de realizar, para esto, debemos remontarnos a las obligaciones que tienen las empresas.

La Ley 100 de 1993 creó el Sistema Integral de Seguridad Social y dispuso que los trabajadores dependientes son cotizantes obligatorios tanto al Sistema General de Pensiones, como al Sistema General de Seguridad Social en Salud, en sus artículos 22 y 23 estableció las obligaciones y las sanción moratoria para el empleador asi:

"ARTÍCULO. 22.-Obligaciones del empleador. El empleador será responsable del pago de su aporte y del aporte de los trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado, y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte, dentro  de los plazos que para el efecto determine el gobierno.

El empleador responderá por la totalidad del aporte aun en el evento de que no hubiere efectuado el descuento al trabajador”

"ARTICULO. 23.-Sanción moratoria. Los aportes que no se consignen dentro de los plazos señalados para el efecto, generarán un interés moratorio a cargo del empleador, igual al que rige para el impuesto sobre la renta y complementarios. Estos intereses se abonarán en el fondo de reparto correspondiente o en las cuentas individuales de ahorro pensional de los respectivos afiliados, según sea el caso..”

De acuerdo a lo anterior, dentro del Sistema Integral de Seguridad Social, se encuentra contemplada la obligatoriedad por parte del empleador de efectuar los respectivos aportes al Sistema General de Pensiones, señalando para el efecto sanciones moratorias y corresponde a las entidades administradoras de los diferentes regímenes adelantar las acciones de cobro con motivo del incumplimiento de tales obligaciones.

Por otra parte, el artículo 2° de la Ley 797 de 2003, dispone que la afiliación al Sistema General de Pensiones es obligatoria para todos los trabajadores dependientes e independientes y el artículo 4° de la citada ley, señala que durante la vigencia de la relación laboral deberán efectuarse cotizaciones obligatorias a los regímenes del Sistema General de Pensiones por parte de los afiliados y empleadores, con base en el salario que aquellos devenguen.

Así mismo, el literal d) del parágrafo primero del artículo 9° de la citada Ley 797 de 2003, estipula que se tendrá en cuenta, para efectos del cómputo de las semanas necesarias para acceder a la pensión de vejez, el tiempo de servicios como trabajadores vinculados con empleadores que por omisión, no hubieren afiliado al trabajador. Lo anterior, siempre y cuando el empleador traslade, con base en un cálculo actuarial, la suma correspondiente al lapso en el cual no estuvo cotizando, a satisfacción de la entidad administradora.

Así las cosas, si el empleador quiere estar al día con sus aportes, deberá solicitar a la Administradora de Pensiones que haya elegido el trabajador, la elaboración del respectivo cálculo actuarial y una vez efectuada la liquidación, proceder a cancelar el valor respectivo, de lo contrario la  entidad administradora no convalidará el tiempo dejado de cotizar, para el reconocimiento de la pensión de vejez, lo que terminará perjudicando al empleado.

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