¿Cuándo es conveniente formalizar una pequeña empresa?

Caracterización de un negocio y de una empresa

Un negocio es un acuerdo entre una o unas personas, que venden, y se ponen de acuerdo para la entrega a compradores individuales, de un producto o servicio que el vendedor (o vendedores) ha (n) fabricado, generado u obtenido, entrega que se da de una cierta forma, en un cierto lugar, en una cierta cantidad, por un precio, y con una forma de pago, que establecen.

Los negocios que realice una persona o personas vendedoras, con otra que compra, pueden ser muy diversos en cuanto lo que se vende, y esporádicos.

Son los que hace el que típicamente llamamos, un “negociante” que, solo o con otros “socios”, hace (n) “negocios varios”: Compra(n), levanta(n) y vende(n) carros e inmuebles, vende(n) seguros, productos domésticos, presta(n) servicios de transporte, etc,

Una Empresa  es un mecanismo jurídico comercial, que tiene vocación de permanencia, que se crea para respaldar la ejecución contínua y organizada de negocios, en un o unos campos específicos, separando las obligaciones y responsabilidades que adquiere como tal, de las obligaciones y responsabilidades de sus dueños o socios, como personas.

Que es formalizar una empresa

Una empresa se formaliza cuando los dueños establecen las reglas de juego entre ellos, en cuanto al  objeto de los negocios que realizarán con terceros y la propiedad y el manejo de ella, en un documento físico que se llama “Estatutos”, que hacen público inscribiéndolo en la Cámara de Comercio, y establece relaciones formales entre  ella y diversas Instituciones del Estado como la DIAN, Ministerios, Secretarias  Locales, etc, que la obligan a cumplir periódicamente ciertas normas legales, de características diferentes de las que tienen los individuos.

Cuando se debe formalizar la empresa

Al contrario de lo que muchos piensan, el peor error que se puede cometer por parte de quien o quienes quieren establecer una empresa para hacer negocios, es formalizarla antes de que hayan realizado un número de ellos suficiente para tener una razonable seguridad de que se van a entender bien entre ellos, de que su producto o servicio tiene un nivel razonable de aceptación y de que en su venta pueden obtener unas utilidades razonables en relación al dinero que invirtieron, de modo que le permitan crecer y desarrollarse.

Mientras que “hacer negocios” puede ser mas bien fácil, mantener una Empresa, y cumplir las obligaciones que la Ley le impone, es algo muy difícil. Las estadísticas muestran que después de un cierto tiempo, digamos 4 años de creadas, solo una proporción de ellas que no pasa del 30%, siguen operando.

Aspectos administrativos propios de una empresa formalizada tales como llevar libros de contabilidad, libros de actas de reuniones de junta de socios o accionistas, emitir facturas con la aprobación oficial que es necesario solicitar, realizar pagos a proveedores haciendo retención en la fuente para consignarla al estado en una Institución financiera, pagar y cobrar el IVA y consignar el valor neto al Estado de la misma manera que se consigna la retención, emitir certificados de retenciones a terceros, presentar declaración de renta, etc, son relativamente complejos e implican un costo importante.

Liquidar una empresa, es decir, acabarla cuando después de un tiempo no ha dado el resultado que se esperaba, es un proceso muy complejo y costoso, que en todo caso mientras ocurre, no la exime de cumplir con la mayoría de las obligaciones legales.

Negocios sin empresa y sus riesgos

Una persona, o un grupo de personas, pueden realizar, como personas, negocios, de manera legal, hasta cierto valor, sin necesidad de formalizar la empresa.

Ciertamente implica algunos riesgos, que se deben conocer, pero es mejor correrlos a formalizar la empresa y después tener que entrar en el proceso de liquidación.

La mayor desventaja de los negocios, sin ser desarrollados por una Empresa, sino por una o unas personas, tiene que ver con el riesgo en que estas ponen su patrimonio personal o familiar, y la solidaridad que una tiene con las otras, para responder ante terceros.

El otro problema es que la existencia misma y el crecimiento de esos “negocios sin empresa” están limitados por el hecho de que los compradores que sería ideal tener para el negocio, no estén dispuestos a comprar si quien les vende no es una empresa formalmente constituida.

Precisión de a quienes aplica el consejo de no formalizar la empresa antes de haber obtenido resultados que dejen prever su supervivencia y crecimiento.

Este consejo aplica especialmente para quienes, como los estudiantes recién egresados, los pensionados, los empleados comunes liquidados producto de reorganizaciones o que renuncian, quieren formar empresas, pequeñas, para desarrollarlas poco a poco y que en sus inicios no requieren ni mas de 10 empleados, ni una inversión alta en tecnología e instalaciones.

No aplica para negocios se inician pequeños pero que incorporan alta tecnología y por lo tanto inversión, de alto nivel de innovación, planeados por inversionistas o empresarios profesionales, que antes de iniciar los negocios, ya tienen contactos firmes establecidos para la venta del producto o servicio en las condiciones en que lo ofrecen ( Características, precio, financiación, etc,) y en relación al cual, después de investigaciones formales de mercado y competencia en fuentes primarias y secundarias, han identificado un mercado promisorio y creciente.

Para complementar

• Cuando el ex trabajador resulta siendo la principal competencia de la empresa
• Internacionalización de la empresa
• Inteligencia de negocios
• El análisis del contexto político – legal, económico, socio demográfico y tecnológico, (PEST), una necesidad para asegurar la viabilidad de una empresa
• Institucionalización de la empresa familiar