¿Cuándo se debe identificar al adquiriente en el documento equivalente a la factura?
Parece ser que no siempre se debe identificar al adquiriente de los bienes o servicios en los documentos equivalentes a la factura.
Cuando se compran bienes o servicios a personas no obligadas a expedir factura, el artículo 3 del decreto 522 de 2003 dice que es el adquiriente de los bienes y servicios quien debe elaborar el documento equivalente a la factura y en tal caso uno de los requisitos a incluir es el del literal a del mencionado artículo: “Apellidos, nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios”.
Pero a su vez el artículo 4 del mismo decreto dice:
Requisitos de los documentos equivalentes a la factura. Para efectos de lo previsto en el artículo 64 de la Ley 788 de 2002, cuando los vendedores de bienes o los prestadores de servicios expidan documentos equivalentes a la factura no será necesario identificar al adquirente por su nombre o razón social y NIT.
De la norma se desprende que si es el vendedor quien elabora o expide el documento equivalente a la factura, no debe identificar al adquiriente, y es por ello que cuando se compra en almacenes de cadena o negocios pequeños que utilizan máquina registradora, nunca le preguntan el nombre a quien compra.
Ante situación hay que tener claro que ese documento equivalente sin identificación del adquiriente, no sirve para soportar costos y deducciones, pues dice el artículo 771-2 del estatuto tributario que tratándose de documentos equivalentes a la factura, para que procedan los costos y deducciones estos deberán contener la identificación del adquiriente.
Esto obliga a que cuando el vendedor expide un documento equivalente sin la identificación del comprador, el comprador tendrá que hacer su propio documento equivalente en el que incluya todos los requisitos que contempla el artículo 3 del decreto 522 de 2003 para poder deducir esos costos o gastos.
Señores, no es cierto lo que dijeron sobre los documentos equivalentes a factura diciendo que no sirven como soporte de costos y gastos por no tener incluido el nombre del comprador. Por el contrario, el art., 771-2 dice lo siguiente en su segundo inciso
“Tratándose de documentos equivalentes se deberán cumplir los requisitos contenidos en los literales b), d), e) y g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.”
Y si vamos al art. 617, esto es lo que se pediría en los literales “b”, “d”, “e” y “g”
“b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.”
“d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.”
“e. Fecha de su expedición.”
“g. Valor total de la operación.”
Entonces señores,los documentos equivalentes sí sirven como soporte de los costos y gastos con solamente tener esos requisitos básicos. No se exige el nombre del comprador
Que sucede cuando se da el documento equivalente y el comprador exige le den factura normal después de haber factura en las cajas registradoras (8 días después). En ciertas partes se acostumbra a dar una factura normal sin anular la equivalente y en una anotación de la factura normal se coloca el número de transacción del documento equivalente, es esto un procedimiento aceptado, o se puede caer en la doble facturación.