Cuando se factura por computador no es necesario conservar una copia impresa de la factura

Inicio » Impuestos. » (19 / 12 / 2010 )

Cuando el contribuyente genera sus facturas por computador o cualquier otro medio electrónico, no es obligatorio que imprima una copia de la factura para conservarla es sus archivos físicos.

La regla general es que el contribuyente o comerciante obligado a facturar, debe conservar el original o la copia de la factura que expida, la cual debe estar físicamente en sus archivos para cuando la administración de impuestos las solicite, se puedan exhibir.

Pero en el caso de las facturas generadas por computador, no es necesaria la conservación de una copia física, puesto que el sistema electrónico permite verificar la existencia de la factura, o imprimirla nuevamente, de modo que no tiene objeto imprimirla en el momento de generar la factura.

Así lo ha entendido el administración de impuestos, que mediante oficio tributario 030421 de del 23 de abril de 2007, manifiesta que no es necesaria la impresión de la copia física de la factura cuando esta se genera por computador.

La Dian, en el oficio referenciado, se remite al concepto 013362 de 1998,  emitido por esta misma en entidad, en el que se manifiesta lo siguiente:

(…) Así las cosas, al tener la misma eficacia la cinta testigo magnética y la copia física de la factura expedida por computador, se concluye que cuando se utiliza este sistema para cumplir con el deber formal de facturan no es necesario conservar una copia física de cada una de las facturas que se expidan (…)

Esta conclusión es apenas obvia puesto que cualquier medio magnético garantiza la conservación de la expedición de facturas con la misma o más eficacia que el papel físico, puesto que además de permitir su recuperación o impresión en cualquier momento, un  medio magnético resulta casi imposible de manipular sin dejar evidencia.

Esto permitirá a la empresa ahorrar importantes sumas en papelería inncesearia.

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11 Opiniones
  1. MARITZA SILVA dice:

    tengo una inquietud , mi establecimiento de comercio esta ubicado en la ciudad de bogota por lo tanto el talonario de facturas de venta que tengo tiene todos los datos de el local de bogota, quiero saber si esas facturas las puedo utilizar para hacer unas ventas desde otra ciudad

  2. juan carlos ibarra dice:

    Juan Carlos dice
    Buenas tardes, deseo saber si es cierto o no es cierto que no se pueda facturar en estos días del mes de enero , ventas del año pasado

  3. Silvio Guevara dice:

    En una visita de la DIAN que recibí me informaron que en el negocio que se maneja con caja registradora (Sistema PLU), debía ADEMAS tener habilitada una facturación manual para en casos de ausencia de energía. No he visto legislación al respecto. Es esto así??

  4. Nieves Infante dice:

    Por favor me pueden indicar si para emitir facturas por computador se debe contar con una resolución específica. O las facturas deben tener alguna anotación especial.

  5. Antonio dice:

    Cordial saludo, soy nuevo en este tema, era empleado y me canse de trabajarle a otros pensé en un negocio. Se trata de un portal en internet o sitio web exclusivo de clasificados para inmuebles, vehículos y tecnología, por estos clasificados cobro una tarifa por treinta días. Los anuncios para empleo son gratis, es la parte social de la empresa. Bueno el tema es que soy una SAS, pues mis mayores clientes serian empresa (inmobiliarias, constructoras, concesionarios vehículos, etc) El pago se debe hacer por consignación bancaria, ahora mi pregunta es esta, se que debo facturar el servicio, pero si el clasificado es para alguien empresa o no, que queda en otra ciudad, debo enviar la factura por correo? O se puede simplemente enviar un imagen escaneada de ella? O que puedo hacer? La verdad ni idea, el contador quedo dudando, la verdad no quiero meter las de caminar empezando.

  6. Angel María Trujillo Sánchez dice:

    ¿La facturacion expedida por computador,necesariamente,debe diligenciarse con los nombres y apellidos y nit, del adquirente de los bienes o servicios?
    Favor responder

    • Alex dice:

      El articulo 617 del ET, trata de los requisitos de facturas, ahí informa que es necesario tener estos, identificación del vendedor y del adquirente del producto o servicio. Por otro lado los almacenes de cadena (algunos) tienen tiquete de venta donde no es necesario identificar plenamente al adquirente del producto o servicio.

  7. JULIO D dice:

    por favor ayudenme con esta inquietud:
    las ventas a credito deben estar soportadas con la firma del cliente en la factura ? o con la firma de recibido en la remision o documento de entrega es suficiente? (hablo del caso de que halla que exigir el cobro por medios juridicos)

    muchas gracias,

  8. Jalonco dice:

    Cuáles son los requisitos para imprimir una factura de venta en computador y emitirla por medio magnético?

  9. albi-net dice:

    cordial saludo, estoy comenzando un negocio de venta de computadores y televisores, mis ventas seran por internet y mi tipo de empresa es unipersonal. cuando compro a mi proveedor productos gravados con iva, logicamente me cobra el impuesto en la factura, por esto, mi pregunta es, si mi empresa unipersonal puede colocar en la factura el valor del iva o debo obviar este impuesto a la hora de facturar un producto gravado con el iva.

    podria colocar esto en mis facturas?

    1 televisor $800.000
    iva incluido $128.000

    total $800.000

    esta bien facturar de esta forma si mi empresa es unipersonal?

    agradezco su pronta respuesta, para no infringir la ley apenas empezando el negocio.

    cabe anotar que poseo rut y camara de comercio.

    • Carolina dice:

      Si se trata de algien inscrito en el regimen simplificado no puede facturar IVA mas sin embargo puede agragarlo como mayor valor del producto ej. si el televisor se compro en $500.000 + iva de 80.000
      y se espera obtener una utilidad de $100.000 el precio de venta seria de $680.000, sin especificar en ningun momento el Iva. Esto solo para el regimen simplificado.

      Cabe aclarar que los computadores estan excluidos hasta 82 UVT osea unos $2.060.824 apróx.

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