Cuando se factura por computador no es necesario conservar una copia impresa de la factura

Cuando el contribuyente genera sus facturas por computador o cualquier otro medio electrónico, no es obligatorio que imprima una copia de la factura para conservarla es sus archivos físicos.

La regla general es que el contribuyente o comerciante obligado a facturar, debe conservar el original o la copia de la factura que expida, la cual debe estar físicamente en sus archivos para cuando la administración de impuestos las solicite, se puedan exhibir.

Pero en el caso de las facturas generadas por computador, no es necesaria la conservación de una copia física, puesto que el sistema electrónico permite verificar la existencia de la factura, o imprimirla nuevamente, de modo que no tiene objeto imprimirla en el momento de generar la factura.

Así lo ha entendido el administración de impuestos, que mediante oficio tributario 030421 de del 23 de abril de 2007, manifiesta que no es necesaria la impresión de la copia física de la factura cuando esta se genera por computador.

La Dian, en el oficio referenciado, se remite al concepto 013362 de 1998,  emitido por esta misma en entidad, en el que se manifiesta lo siguiente:

(…) Así las cosas, al tener la misma eficacia la cinta testigo magnética y la copia física de la factura expedida por computador, se concluye que cuando se utiliza este sistema para cumplir con el deber formal de facturan no es necesario conservar una copia física de cada una de las facturas que se expidan (…)

Esta conclusión es apenas obvia puesto que cualquier medio magnético garantiza la conservación de la expedición de facturas con la misma o más eficacia que el papel físico, puesto que además de permitir su recuperación o impresión en cualquier momento, un  medio magnético resulta casi imposible de manipular sin dejar evidencia.

Esto permitirá a la empresa ahorrar importantes sumas en papelería inncesearia.

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