Inicio » . » (20 / 12 / 2010 )

¿Cuántas copias del Rut se deben exigir a los proveedores?

Conocemos de políticas internas absurdas de algunas empresas, pero hay unas que por mucho esfuerzo que haga son difíciles de comprender, como es el caso de las empresas que solicitan a un mismo proveedor infinidad de copias de su Rut: una por cada factura o cuenta de cobro.

A diario en Gerencie.com somos receptores de experiencias y vivencias que nos transmiten nuestros miles de usuarios, y que en gran medida nos  enriquecen,  y también muchas veces  nos abruman por sus particularidades, y entre esas experiencias está la de empresas que no pagan a sus proveedores si estos no le envían junto a cada factura o cuenta de cobro, una copia del Rut.

Enviar una copia del Rut por cada cuenta de cobro, supone un desgaste administrativo y económico, ya que en algunos casos es necesario  enviar por correo físico cada cuenta de cobro junto con la copia del Rut a una ciudad distinta, lo cual tiene un costo económico, y sobre todo de tiempo.

Seguramente otras empresas que tengan la misma política interna, tienen sus archivos llenos de copias de Rut, lo que también supone un desgaste administrativo innecesario también para ellas.

La razón de atesorar copias del mismo Rut es aún desconocida; seguramente es más económico exigirle al proveedor que les envíe una cuantas docenas de copias y no sacar ellos mismos una copia si es que la llegaran a necesitar, lo cual es improbable,  ya que la Dian ni ninguna otra entidad estatal de control les va a exigir que por cada factura o por cada cuenta de cobro deban tener una copia del Rut.

Sigue siendo para nosotros una incógnita el por qué algunas empresas son aficionadas a coleccionar copias de Rut, pero lo que sí sabemos es que la ley no exige sino una sola copia.

Esas son las cosas que suceden en nuestro bello país y que estresan a los la sufren y  divierten a los que sólo las observan.

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8 Opiniones
  1. Jaime Chavarriaga p dice:

    No veo el porque de la queja, con los requisitos exigidos por la dian en cuanto a la actividad del beneficiario, es muy importante tener el rut adjunto a cada pago, puesto que con esto podemos verificar su direccion actual y su actividad, lo mismo que responsabilidad; No olvidemos que nosotros los Contadores somos vigilantes que que la empresa no caiga en errores que lo lleven a desconocimiento de costos. Para efectos de una auditoria operativa, los RUT son importantisimos para verificar si la empresa si reporta adecuadamente sus medios magneticos.

  2. STELLA dice:

    Tengo un Rut de una persona que en enero de un año era r. simplificado, como ya tenimaos en rut en la base de datos, no lo solicitamos más. Resulta que esa persona en marzo se cambio a regimen comun y no nos informo y tampoco cambio su facturación, siguie emitiendo cuentas de cobro. He aqui las razones para pedir varias veces el rut con el fin de estar seguros de la procedencia de eun costo o gasto. La dian no acepta ese gasto.

  3. javy dice:

    la situacion se inicia en el momento de presentar la factura o cuenta de cobro por parte del proveedor quien pertenecer al regimen simplificado y tener en lugar visible su RUT y no esta obligado a facturar. o Regimen común quien deble presentar los datos minimos del RUT en la factura obligatoria. Lo dispendioso es que los RUT pueden cambiar y es conveniente que quede el precedente en su tiempo para cualquier reclamo futuro dentro de los 5 años de autidoria que se reserva la DIAN para fiscalizar una empresa. TAmbien es comun en las entidades del estado que se obligue presentar copias del RUT puesto que los entes de control se encuentran en lugares diferentes al ente y cada cuenta es analizada o auditada en forma individual, por lo tanto los contratos de compras o servicios requeridas por la contraloria deben ser soportadas con todos sus requisitos para demostrar la transparencia en cuanto a la calidad de proveedor se trata; pues no es logico que el entre auditor se debe desplazar hasta el lugar de quien provee el suministro o adquiere la compra para mirar el RUT . Si se tratara de la DIAN las cosas cambian, pues estos poseen la base de datos de los contribuyentes, para ellos si fuera absurdo solicitar copias del RUT cuando tienen forma de verificar directamente en su sistema.

  4. Gustavo dice:

    En nuestra empresa pedimos el RUT para la creación y cada vez que sea actualizado en la DIAN. Esto ayuda mucho para medios magnéticos.

  5. ruben cipaguta dice:

    yo trabajo hace 4 años con una cooperativa de trabajo asociado y en estos momentos quiciera montar mi propia cooperativa o houusorsin para contratar con otras empresas el temor que e tenido es la falta de conocimiento de las leyes que las rije a las cooperativa y a las houusorsin si tienen al gun tema de estos me gustaria conocerlo

  6. Antonio Perez dice:

    Huy si! algunas empresas exigen estas copias del RUT como si fuera una abligacion adjunta a la factura o cuenta de cobro, loq ue hace mas tediosa la tramitologia para un pago o abono

    • yade dice:

      Muy buenos días con respecto al articulo, creo que si es conveniente pedir copia de Rut mas cuando son gastos variables porque ese es el documento de identificación de cada persona natural o jurídica es como el documento de identidad de nosotros que es la cedula y nos toca presentarla o muchas veces y en repetidas ocasiones entregar copia para cualquier diligencia, la misma importancia que de damos nosotros al documento de identificación de ciudadanía deberíamos dársela al Rut, ya que si no la tenemos la cedula es como si no existiéramos, si no esta actualizada no es valida y hay presentarla las veces que la requieran y que sea necesario sin tomarlo como un desgate físico sino como un mecanismo de control que beneficia a ambas partes.
      por esta razón es necesario que cada proveedor presente su copia del Rut, debido a que es la única manera de darse cuenta si nuestros proveedores han tenido algún cambio o modificación en el Rut dado que en muchas ocasiones se puede presentar una mala aplicación de retenciones e impuestos porque no ponen en conocimientos los cambios realizados.
      El requerir solo la copia del Rut una sola vez, podemos decir que para la empresa también es un desgaste administrativo y económico debido a que el desconocer los cambios que xoy proveedor natural o jurídico haya sufrido no salva a las empresas de haber incumplido con las leyes y normas.

  7. Angel dice:

    Unas empresas por mucho y otras por nada....

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