Cuotas de administración o expensas comunes en conjuntos residenciales: ¿Es válido determinarlas por módulos de contribución o centros de costos?

Por considerar este tema de sumo interés, abordaré la consulta hecha por una consejera que tiene dudas respecto a la legalidad de la decisión tomada en su reciente asamblea general.

Planteamiento: 

“… tengo mucha preocupación sobre este tema, pues yo fui elegida en la Asamblea General de Copropietarios, celebrada el 25 de Marzo/15, como miembro del Consejo de Administración en representación de la Etapa III de nuestro conjunto.

La Administradora actual que inició labores el 1 de Abril/14, desde que la entrevistamos presentó la idea de administración por CENTRO DE COSTOS, lo cual nosotros desconocíamos hasta ese momento.  Fue contratada, y como ya se estaba ejecutando el presupuesto general, como siempre se ha manejado el conjunto desde que nos acogimos a la Ley 675/2001, con Escritura Pública No. xxx del xx de xx/2003, continuó la ejecución de esa forma, pero para la Asamblea que realizamos el 25 de Marzo/15, preparó el presupuesto por Centro de Costos, aplicando los siguientes coeficientes por etapas, así:

ETAPA 1: 13.6281%     ETAPA 2: 16.1823%     ETAPA 3: 35.0808%     ETAPA 4: 35.1088%

Estos coeficientes por etapas los sacó de sumar todos los coeficientes de los apartamentos de cada Etapa.  Así, cada etapa participa, según el presupuesto que ella preparó para someter al consejo para revisión, en los gastos para zonas comunes generales (no las de las torres) con esos porcentajes, obviamente a las que nos va peor es a las Etapas 3 y 4 por tener coeficientes más altos, quedando de esta manera con muy pocos recursos para hacer mantenimientos en las zonas comunes de la Etapa (parqueaderos, cubiertas, temas eléctricos dentro de la Etapa, etc.).  Dentro de los miembros del Consejo, el día de la reunión de Consejo en la cual se revisó este presupuesto, había 3 Consejeros de las Etapas 1 y 2 y sólo 2 Consejeras de las Etapas 3 y 4.  Aunque la Administradora también preparó el presupuesto general y citó a una nueva reunión,  a esta reunión no concurrimos sino las 2 consejeras de las Etapas 3 y 4, por lo que no hubo quórum y el trabajo que realizamos de revisión no se tuvo en cuenta, quedando así aprobado, aunque no se sometió a votación, el presupuesto por centro de costos como única opción para presentar a la Asamblea.

A pesar de esto, yo me pronuncié en la Asamblea para solicitar a la Administración se presentara el presupuesto general -de la forma tradicional- resultando uno o dos asistentes que también lo solicitaron, pero no lo hizo la Administradora.  El Presidente del Consejo  fue el Presidente de la Asamblea, y ella estaba muy enfática en defender su propuesta, obviamente respaldada por el Presidente de la Asamblea (Presidente del Consejo - Etapa 2). Una vez explicado a los asistentes, se sometió a votación y fue aprobado con 94% de los asistentes.

Comedidamente, le solicito el favor de emitir su concepto sobre este manejo, ya que temo estar participando en algo que está por fuera de la Ley, y si así fuera,  yo renunciaría al consejo pero informando a toda la comunidad sobre mis razones para hacerlo”.

Análisis y concepto:

No se debe confundir el manejo contable por Centros de Costos, con la asignación de las cuotas de administración, que parece es lo ocurrido. Los Centros de Costos en Propiedad Horizontal destinada a vivienda sirven para CONOCER la proporción de Gastos en que incurre cada zona (Torre, Interior, Bloque, etc.), en relación con el total de los gastos de la copropiedad y es simplemente un reporte INFORMATIVO de tipo CONTABLE.

Las cuotas de administración para las copropiedades de uso residencial, de conformidad con la Ley 675 y con el Reglamento de Propiedad Horizontal que Usted cita, se determinan con base en los COEFICIENTES DE COPROPIEDAD, mientras que para las copropiedades de uso comercial o mixto, las cuotas se determinan por MÓDULOS DE CONTRIBUCIÓN.

(Ver Ley 675, Art. 3°, Definiciones, Coeficientes de copropiedad, Módulos de contribución)

En complemento, el Art. 5° ibídem, numeral 6, establece que el contenido de la escritura o reglamento de propiedad horizontal debe incluir los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso; igualmente, el Art. 25 señala la obligatoriedad de los coeficientes de copropiedad y dice que éstos determinarán:

"... 3. El índice de participación con que cada uno de los propietarios de bienes privados ha de contribuir a las expensas comunes del edifico o conjunto, mediante el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias de administración, salvo cuando éstas se determinen de acuerdo con los módulos de contribución en la forma señalada en el reglamento".

"Artículo 27. Factores de cálculo en edificios o conjuntos de uso mixto y en los conjuntos comerciales. En los edificios o conjuntos de uso mixto y en los destinados a comercio, los coeficientes de copropiedad se calculan de acuerdo con un valor inicial que represente una ponderación objetiva entre el área privada y la destinación y características de los mismos. Los reglamentos de propiedad horizontal deberán expresar en forma clara y precisa los criterios de ponderación para la determinación de los coeficientes de copropiedad".

Lo anterior sustenta que las módulos de contribución no son aplicables a los conjuntos destinados a vivienda y, su indebida implementación, además de no estar expresa en la ley, puede dar lugar a problemas de convivencia, pues genera división y conflictos, por la falta de objetividad de los propietarios que se vean beneficiados con cuotas más bajas, en perjuicio de su contraparte, interponiendo intereses personales de tipo económico sobre los intereses comunes, como la convivencia pacífica y solidaridad social, que es uno de los principios orientadores de esta ley.

No obstante, considero que ninguna ley puede abarcar la totalidad de necesidades, casos prácticos, o excepciones a la norma general (**), de modo que siendo equitativos, si hay una razón de peso válida que soporte la necesidad de adaptar los módulos a un conjunto residencial, la considero viable, siempre y cuando se haga atendiendo criterios de igualdad, equidad, solidaridad y, prevalezca el interés común, pero sobre todo, cumpliendo con la MÍNIMA FORMALIDAD LEGAL QUE IMPLICA REFORMAR EL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL.

En lo expuesto por Usted, no se atendió nada de lo planteado, siendo una decisión que no se ajusta a la ley ni al reglamento de propiedad horizontal y, por consiguiente, carece de validez.  La administración debe subsanar inmediatamente su equivocación y retomar el sistema tradicional, informando a la comunidad, sin perjuicio de que adelante los trámites tendientes a presentar y someter una nueva propuesta, incluyendo la reforma al RPH, con la aprobación de no menos del 70% de los coeficientes de copropiedad, previas las pertinentes consultas jurídicas. Su desacato implica las responsabilidades legales contempladas en el Art. 50, inciso segundo de la ley 675:

“Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal”.

(**) Dentro de mi experiencia, conocí una copropiedad residencial conformada por casas y apartamentos, éstos últimos en torres con ascensor, cuyo mantenimiento no deben sufragar las casas. No obstante, la ley contempla esta excepción, debiendo adaptar su RPH, conforme lo señala el parágrafo tercero del Art. 29.

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5 Opiniones
  1. Martha Ortiz dice:

    Buen Dia:

    Mi consulta es: Puedo perder la asignación de un parqueadero comunal estando al día en cuotas de administración y parqueadero y estando en mora en una cuota extraordinaria la cual no hemos terminado de cancelar ya que el trabajo por el que se pago esta en regulares condiciones. La inconformidad ya se comunico a la administración y la respuesta es que ya se recibió el trabajo

    Gracias

  2. Ricardo Jaramillo dice:

    Tengo una inquietud respecto de la forma como se determina la cuota de administración y es lo siguiente: Siendo los Conjuntos Residenciales entidades SIN ANIMO DE LUCRO creo que las cuotas de administración se deben ceñir estrictamente al Presupuesto elaborado para un período. Se volvió muy común establecer una cuota un poco mas alta para descontar de alli un DESCUENTO POR PRONTO PAGO para los propietarios que paguen hasta una fecha determinada, por ejemplo, si resultado del presupuesto la cuota arroja un valor de $100.000 mensuales pues autorizan en la asamblea establecer la cuota en $110.000 para que los propietarios que paguen antes del 10 de cada cancelen la suma de $100.000 asumiendo un DESCUENTO POR PRONTO PAGO de $10.000, El propietario que pague después de esa fecha pagará los $110.000 autorizados. Esto a todas luces es un cobro de un interés de mora disfrazado además de esto se le cobran los respectivos intereses de mora, el resultado es que a quienes paguen despues del 10 de cada se le cobrarán unos intereses de mora definitivamente por encima de lo autorizado en el Código de Comercio. Por favor quisiera conocer su posición respecto de este tema.
    Muchas gracias,

    • Nelson Chávez R. dice:

      Ricardo, buenos días. No comparto su opinión. Hay que diferenciar entre recargo, intereses y descuento. Lamentablemente es común que la gente no pague y deba ser "motivada" con el descuento, que además de ser legal, es una herramienta muy útil. Los intereses solo se cobran en el mes siguiente al de la cuota no pagada. El recargo es otra figura cuando no se aplica descuento, pero no es muy usual. Finalmente, tenga en cuenta que todos los ingresos son para invertir en la misma copropiedad y no para el beneficio de quienes administran. ¡Saludo¡

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