Cuotas ordinarias y extraordinarias ¿Qué conceptos se pueden incluir?

Recibimos de parte de nuestros lectores la siguiente consulta que nos disponemos a responder:

¿Es posible incluir en la cuota de administración de propiedad horizontal que se cobra mensualmente a cada uno de los residentes y/o copropietarios, un valor que corresponda al concepto pintura para el edificio? o por el contrario, en necesario siempre establecer una cuota extraordinaria para realizar este tipo de proyectos en la copropiedad

De ser así, agradezco se me pueda informar el sustento jurídico; y de no ser posible, muy respetuosamente solicito también me sea informado el sustento en la legislación y/o regulación colombiana que le sea aplicable.

Debemos comenzar por el final de la consulta: El sustento jurídico de la aprobación de las cuotas de administración o expensas comunes necesarias, bien sean éstas ordinarias o extraordinarias, que tanto preocupa al consultante, es solo uno: La Ley 675 de 2001, por lo que es necesario antes de responder su inquietud, recordarle algunos apartes de la misma, que facilitarán la comprensión del concepto a expresar.

Dentro del Artículo 3 - Definiciones, se expresa:

Expensas comunes necesarias: Erogaciones necesarias causadas por la administración y la prestación de los servicios comunes esenciales requeridos para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes del edificio o conjunto. Para estos efectos se entenderán esenciales los servicios necesarios, para el mantenimiento, reparación, reposición, reconstrucción y vigilancia de los bienes comunes, así como los servicios públicos esenciales relacionados con éstos.

Las expensas comunes diferentes de las necesarias, tendrán carácter obligatorio cuando sean aprobadas por la mayoría calificada exigida para el efecto en la presente ley.

El Artículo 29 señala:

Artículo 29. Participación en las expensas comunes necesarias. Los propietarios de los bienes privados de un edificio o conjunto estarán obligados a contribuir al pago de las expensas necesarias causadas por la administración y la prestación de servicios comunes esenciales para la existencia, seguridad y conservación de los bienes comunes, de acuerdo con el reglamento de propiedad horizontal.

El Artículo 32 indica:

Artículo 32. Objeto de la persona jurídica. La propiedad horizontal, una vez constituida legalmente, da origen a una persona jurídica conformada por los propietarios de los bienes de dominio particular. Su objeto será administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento de propiedad horizontal.

Artículo 38 y subsiguientes:

Artículo 38. Naturaleza y funciones. La asamblea general de propietarios es el órgano de dirección de la persona jurídica que surge por mandato de esta ley, y tendrá como funciones básicas las siguientes:

  1. Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberán someter a su consideración el Consejo administrativo y el administrador.
  2. Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias, así como incrementar el fondo de imprevistos, cuando fuere el caso.

Artículo 50. Naturaleza del administrador. La representación legal de la persona jurídica y la administración del edificio o conjunto corresponderán a un administrador designado por la asamblea general de propietarios en todos los edificios o conjuntos, salvo en aquellos casos en los que exista el consejo de administración, donde será elegido por dicho órgano, para el período que se prevea en el reglamento de copropiedad. Los actos y contratos que celebre en ejercicio de sus funciones, se radican en la cabeza de la persona jurídica, siempre y cuando se ajusten a las normas legales y reglamentarias. Los administradores responderán por los perjuicios que por dolo, culpa leve o grave, ocasionen a la persona jurídica, a los propietarios o a terceros. Se presumirá la culpa leve del administrador en los casos de incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o del reglamento de propiedad horizontal.

Artículo 51. Funciones del administrador. La administración inmediata del edificio o conjunto estará a cargo del administrador, quien tiene facultades de ejecución, conservación, representación y recaudo. Sus funciones básicas son las siguientes:

  1. Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el reglamento de propiedad horizontal.
  2. Cobrar y recaudar, directamente o a través de apoderados cuotas ordinarias y extraordinarias, multas, y en general, cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios u ocupantes de bienes de dominio particular del edificio o conjunto, iniciando oportunamente el cobro judicial de las mismas, sin necesidad de autorización alguna.

De todo lo anterior, es claro que los diferentes conceptos para los cuales se destinen las cuotas de administración son previamente aprobados por la asamblea, bien sean ordinarias o extraordinarias. Las primeras se destinan para atender los gastos normales u ordinarios de funcionamiento, que se causan sin falta todos los meses, año tras año. Dentro de éstos, están los mantenimientos regulares de la copropiedad, que puede incluir la pinturas menores de zonas comunes; no obstante, cuando se trata de la pintura general de fachadas e impermeabilización y cubiertas, dado su alto costo, suele aprobarse una cuota extraordinaria en asamblea. También hay copropiedades que incluyen dentro del presupuesto ordinario un “ahorro programado” a varios años con el fin de recaudar anticipadamente los recursos necesarios para realizar este tipo de obras. Algunas veces, este valor se factura por separado y se asimila a una pequeña cuota extraordinaria, de carácter casi permanente. En cualquier caso, es claro que todas las cuotas deben ser siempre aprobadas por la asamblea y corresponde al administrador su recaudo y ejecución; no le está permitido facturar conceptos no aprobados y el consejo tampoco está facultado para ordenarlo

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11 Opiniones
  1. Ricardo Reyes dice:

    En mi conjunto se aprobó una cuota extraordinaria para colocar una malla; a partir de enero de 2.015 se inició el cobro de intereses por el no pago de esta cuota, que se codificó independientemente de la cuota ordinaria de administración. En mi caso siempre he pagado la administración dentro de los diez primeros días del mes para acogerme al descuento por pronto pago, incluyendo un mayor valor para pagar la extraordinaria mensualmente. El administrador decidió ASOCIAR la cuota de administración y la extraordinaria y me convirtió en moroso. He investigado en el reglamento, en las actas de asamblea, en las del consejo, en la ley 675/01 y no he encontrado nada que justifique esa actitud.- Quisiera saber si existe alguna ley que legalice esa actitud.
    Gracias por su respuesta.

    • NELSON CHÁVEZ R. dice:

      Ricardo buenas noches. Cuando se fija un PLAZO para pagar la cuota extraordinaria, significa que después de esa fecha, causará intereses de mora. El artículo 30 de la ley 675 ordena: "Incumplimiento en el pago de EXPENSAS. El retardo en el cumplimiento del pago de expensas causará intereses de mora..." Fíjese que claramente habla de expensas y, tanto las cuotas ordinarias como las extraordinarias, lo son, así que la ley sí lo establece. Cordial saludo.

  2. gustavo arteaga dice:

    dr chavez ..edificio santa librada ubicado en cali con 65 locales y 478 parqueos ..cobran la cuota de administracion a la forma que les combiene al los mayoristas de coeficientes..o sea a rajatablas..70%del pto para los parqueos y el 30% del pto para los locales y no tienen en cuenta los coeficientes de la propiedad privada para liquidar cuotas de administracion esto durante varios años atras..es normal que violen los derechos de los propietarios minoristas en coeficientes de propiedad..y no cumplan con el articulo 25 de la ley 675 de p.h.numeral #3..y ademas estan registrados en escrituras publicas ...y registradas en oficina de instrumentos publicos en cali.puedes recomendar abogado que me colabore aqui en cali. con este caso...gracias.3103981147..

    • NELSON CHÁVEZ R. dice:

      Gustavo buenas tardes. En las copropiedades comerciales y mixtas no se aplican los coeficientes para el cálculo de las cuotas; se deben hacer mediante MÓDULOS DE CONTRIBUCIÓN.
      "Artículo 31. Sectores y módulos de contribución. Los reglamentos de propiedad horizontal de los edificios o conjuntos de uso comercial o mixto deberán prever de manera expresa la sectorización de los bienes y servicios comunales que no estén destinados al uso y goce general de los propietarios de las unidades privadas, en razón a su naturaleza, destinación o localización. Las expensas comunes necesarias relacionadas con estos bienes y servicios en particular estarán a cargo de los propietarios de los bienes privados del
      respectivo sector, quienes sufragarán de acuerdo con los módulos de contribución respectivos, calculados conforme a las normas establecidas en el reglamento de propiedad horizontal. Los recursos de cada sector de contribución se precisarán dentro del presupuesto anual de edificio o conjunto, conjunto de uso comercial o mixto y solo podrán sufragar las erogaciones inherentes a su destinación específica".

  3. Mónica Morales dice:

    Cordial saludo;

    Solicito aclarar si es posible cobrar una cuota extraordinaria que se ha decretado por asamblea por medio del pago de las cuotas ordinarias ??

    Nota: copropietario renuente con cobro Pre judicial, monto de la extra bajo para iniciar Proceso ejecutivo.

    Gracias.

  4. Patricia dice:

    Buenas noches.
    Le agradecería responderme Dr. Chaves:
    Es legal que sobre las cuotas extraordinarias, se cobre intereses?

    El caso es que la administracion me tiene como deudora morosa - y me esta cobrando uintereses - por no haber pagado en cuotas (la última no se ha vencido), una cuota extraordinaria fijada en marzo por la Asamblea.
    Gracias por su atencion.

    • NELSON CHÁVEZ R. dice:

      Patricia, buenas noches. Por supuesto que es legal; se trata de una expensa común y la ley no diferencia entre ordinaria o extraordinaria para el cobro de intereses. Saludo.

  5. María Monroy dice:

    María Monroy dice:
    6 abril, 2016 a las 9:47 pm
    Dr. Fernando, buenas noches: Me tomo la libertad de exponerle unas preguntas, le quedo muy agradecida por su respuesta:
    1.- Es legal que se diga que las cuotas extraordinarias son un "colchón", porque las cuotas mensuales no alcanzan para cubrir los gastos del edificio ?
    2.- Es legal cobrar intereses sobre las cuotas extraordinarias ? Ahora, como las cuotas extraordinarias se denominan "colchón", nos piensan cobrar otra cuota extraordinaria para pintura y demás arreglos.
    Son 19 Apartamentos, la cuota a partir de Julio/2015 era de $ 125.000, en la asamblea de marzo decidieron que había que subirla a $ 135.000. Se tienen porteros a los que se les paga $ 850.000/mes, al reemplazo de los días domingos se le pagan $50.000/domingo. La señora del aseo venía 3 días a la semana, ahora solo viene una vez por semana y aún así no alcanza la plata.
    El coeficiente del inmueble que ocupo es el más pequeño puesto que el apartamento es el más pequeño, les expuse dicho tema y me dijeron que así había quedado desde el principio y que no me van a dejar una cuota menor que la de los otros inmuebles, este apartamento no posee garaje igual debo pagar para dichos arreglos con el mismo coeficiente de los apartamentos que tienen mayor área.
    Es verdad que si un solo copropietario no está de acuerdo con algún punto tratado en la Asamblea puede elevar una queja ? Ante quién ? .
    Que pena haberme extendido tanto.
    De Usted atentamente,
    María Monroy

  6. Jorge dice:

    Cordial saludo, quisiera saber si un miembro del consejo de administracion en propiedad horizontal mixta mayor a 30 apartamentos y locales puede ser reelegio cada año consecutivamente porque otros no quieren ser parte del consejo? muchas gracias, Jorge

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