¿Es obligatorio dejar constancia escrita de las reuniones efectuadas entre el contratista seleccionado y la entidad estatal contratante?

Durante la ejecución contractual, la entidad estatal puede citar al contratista seleccionado a diversas reuniones, en las cuales se efectúan compromisos entre las partes, verifican avances de actividades, plantean cronogramas de ejecución, entre otros temas.

Todo dato, información o tema tratado dentro de estas reuniones, reviste trascendencia tanto para la entidad como para el contratista, por lo que es recomendable dejar constancia escrita. Es muy común el uso de actas de reunión por parte de las entidades, para suministrar formalidad y efectuar un correcto seguimiento.

La solicitud para efectuar una reunión y tratar temas referentes a la ejecución contractual, puede ser adelantada por cualquiera de las partes. Es esencial que dentro de las mismas se encuentre como mínimo el contratista seleccionado, el supervisor y el ordenador del gasto o su delegado, quienes deberán firmar el documento de constancia escrita, así como cualquier otro asistente.

Es recomendable que antes de suscribir el acta de reunión, sea leída detenidamente para verificar que los temas tratados, compromisos o tareas, sean claras y acordes con lo expresado. Es decir, lo que se habló en la reunión, sea lo que se incluya en el acta.

Luego de suscrita el acta de reunión por todos los asistentes, se entrega copia del documento al contratista y al supervisor, puesto que el documento original debe integrarse al expediente contractual.

Es importante recordar que los compromisos, tareas u otros temas tratados deben estar contenidos en el contrato y sus obligaciones, puesto que de hacer alusión a aspectos fuera del marco contractual, se podría estar extralimitando, afectando el alcance del mismo o modificando el contrato mediante una herramienta no idónea.

De otra parte, las actas de reuniones pueden llegar a constituirse pruebas documentales, en caso de requerirse dentro de acciones extrajudiciales o judiciales. Es así como en la Ley 1474 de 2011, determina lo siguiente:

“ARTÍCULO 50. MEDIOS DE PRUEBA. El inciso primero del artículo 130 de la Ley 734 quedará así:

Son medios de prueba la confesión, el testimonio, la peritación, la inspección o visita especial, y los documentos, y cualquier otro medio técnico científico que no viole el ordenamiento jurídico, los cuales se practicarán de acuerdo con las reglas previstas en la Ley 600 de 2000, en cuanto sean compatibles con la naturaleza y reglas del derecho disciplinario…”. (subrayado y resaltado fuera de texto).

Nota: Para los delitos cometidos con posterioridad al 1o. de enero de 2005 rige la Ley 906 de 2004, con sujeción al proceso de implementación establecido en su Artículo 528.

Así mismo, en la Ley 906 de 2004, los artículos 424 al 434 tratan sobre la prueba documental. En especial se quiere hacer referencia al texto del artículo 425, así:

“…ARTÍCULO 425. DOCUMENTO AUTÉNTICO. Salvo prueba en contrario, se tendrá como auténtico el documento cuando se tiene conocimiento cierto sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, mecanografiado, impreso, firmado o producido por algún otro procedimiento. También lo serán la moneda de curso legal, los sellos y efectos oficiales, los títulos valores, los documentos notarial o judicialmente reconocidos, los documentos o instrumentos públicos, aquellos provenientes del extranjero debidamente apostillados, los de origen privado sometidos al trámite de presentación personal o de simple autenticación, las copias de los certificados de registros públicos, las publicaciones oficiales, las publicaciones periódicas de prensa o revistas especializadas, las etiquetas comerciales, y, finalmente, todo documento de aceptación general en la comunidad…”

A su vez, la Ley 594 de 2000 dentro de sus postulados indica que:

“…ARTICULO 4o. PRINCIPIOS GENERALES. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:

a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;

Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;

b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;

c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;

d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;

f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;

g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;

h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;

i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;

j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;

k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.

ARTICULO 11. OBLIGATORIEDAD DE LA CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística…”.

Es así que las reuniones realizadas entre la entidad estatal contratante, el supervisor del contrato y el contratista seleccionado, requieren ser documentadas mediante actas, las cuales deben integrarse en original al expediente contractual y suministrar copia de las mismas a los asistentes, puesto que podrían configurarse como prueba documental al desarrollar acciones extrajudiciales o judiciales.

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