Documento soporte que cumple con los requisitos formales es válido para la procedencia de los costos y deducciones

Por mandato del inciso 3 del artículo 771 – 2 del Estatuto Tributario cuando no existe la obligación de expedir factura o documento equivalente, se deberá elaborar un documento que cumpla con los requisitos mínimos que establezca el Gobierno Nacional para efectos de probar la transacción y la existencia de costos, deducciones o impuestos descontables.

En cumplimiento a esa disposición legislativa el artículo 3 del Decreto 3050 de 1997 enumero los requisitos formales mínimos que deberá cumplir el documento soporte para efectos de la procedencia de los costos, deducciones o impuestos descontables, señalando la posibilidad de ser expedido por el vendedor o comprador.

Conforme a lo anterior cuando una persona natural responsable del régimen simplificado adquiere bienes y servicios de vendedores que tampoco están obligados a facturar, podrá expedir el documento soporte con el lleno de los siguientes requisitos: 1. Apellidos y nombre o razón social y NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono, 2. Fecha de la transacción, 3. Concepto, 4. Valor de la operación y La discriminación del impuesto generado en la operación y 5. Para el caso del impuesto sobre las ventas descontable.

El reglamento señaló como primer requisito formal el número de identificación tributaria – NIT de la persona o entidad beneficiaria del pago o abono en cuenta, pero como muchos vendedores (agricultores, ganaderos y arrendadores) no tienen el registro único tributario – RUT tampoco cuentan con un NIT ya que este constituye uno de los elementos de dicho documento.

En su afán por sancionar, recaudar y cumplir con las metas algunos funcionarios de la administración tributaria se están aprovechando de esa situación literal al desconocer costos y deducciones del impuesto sobre la renta correspondientes a las operaciones económicas entre no obligados a facturar, debido a que el numeral 1 del artículo 3 del Decreto 3050 de 1997 señalo literalmente el NIT asumiendo que todas las personas naturales lo tienen sin tener en cuenta que algunos ni siquiera saben leer y escribir, así como también existen otras personas que se encuentran en una área rural (campo) y no posen los recursos para desplazarse a solicitar el RUT.

Por lo tanto es necesario recordar lo señalado por la misma administración tributaria en el Concepto No. 042364 del 13 de julio de 2004:

“(...) La aceptación de los costos, deducciones e impuestos descontables en      estos casos, estará supeditada a la exhibición del documento antes         señalado según el caso, con los requisitos exigidos, máxime cuando el documento es elaborado por el mismo contribuyente.

            Con motivo de la revisión de la constitucionalidad del artículo 771-2 del   Estatuto Tributario, la Corte Constitucional en sentencia C- 733 agosto 2 de           2003, reconoce la importancia de la obligación formal de expedir la factura   con todos los requisitos legales y la responsabilidad que tiene el             consumidor de bienes y servicios de exigirla:

            Como lo ha reconocido esta Corporación, la expedición de la factura con los      citados requisitos se funda en los principios de seguridad y certeza jurídicas   y cumple un papel esencial para constatar la existencia y cumplimiento de       algunas obligaciones, y por lo tanto no es una simple formalidad sin efecto             jurídico alguno, sino el cumplimiento mismo de buena parte de los deberes        impositivos que permiten el recaudo de los impuestos        fundamentales", precepto que se hace extensivo al documento equivalente.

            Agrega: "En este sentido, resulta claro que la norma acusada no pretende          que el adquirente de bienes y servicios deba responder por la conducta           negligente de un tercero -el obligado a expedir la factura-, sino más bien            que asuma su propia responsabilidad como persona que al participar en la         operación económica tiene la obligación de exigir la factura o documento             equivalente, coadyuvando de esta forma con el ejercicio de las tareas      asignadas a las autoridades competentes en el control a la evasión"

            Y luego precisa; "Mas sin embargo, para la aplicación de costos y             deducciones en el impuesto sobre la renta, es preciso tener en cuenta que        la constatación del exacto cumplimiento de los requisitos exigidos por el        artículo en estudio no corresponde al consumidor del bien o servicio, y por      lo tanto, no puede quedar imposibilitado por tal circunstancia para tenerlos         en cuenta al momento de liquidar el impuesto respectivo, pues la exigencia       de su cumplimiento no puede ser atribuida a quien está en imposibilidad de        conocer datos que solo conciernen a quien la expide"

            Si el documento elaborado por el comprador cumple con los requisitos    formales establecidos en el artículo 3o del Decreto 522 de 2003 o en el Decreto 3050 de 1997, pero el vendedor no está inscrito en el régimen     simplificado, no puede la Administración Tributaria desconocer los costos,             deducciones o impuestos descontables por este solo hecho, en razón a que esta circunstancia no está contemplada en el artículo 771-2 del           Estatuto Tributario como causal de rechazo.

            Adicionalmente el cumplimiento de la obligación de inscribirse en el        Registro Nacional de Vendedores por parte del vendedor, es tema que está           por fuera del control del comprador; no obstante, es de advertir que a la fecha, no se ha expedido la reglamentación a que aluden el parágrafo del      artículo 506 y el último inciso del artículo 177-2 del Estatuto Tributario,     acorde con lo señalado por el artículo 555-2 ibídem, sobre el RUT, con las     modificaciones introducidas por la ley 863 de 2003.

            El valor probatorio de los documentos lo debe establecer la Administración        Tributaria en cada caso atendiendo los preceptos contemplados en los artículos 742,743,745 y demás normas concordantes del Estatuto             Tributario, sin perjuicio de la verificación de las operaciones en que se             sustentan. Se reitera entonces, que mientras no se reglamente la obligación      para los responsables del régimen simplificado de demostrar ante terceros            su inscripción en el RUT, son procedentes los costos, deducciones e impuestos descontables por operaciones realizadas con terceros, sí el     contribuyente que realiza el pago presenta el documento que le exige el reglamento según el caso, con el lleno de los requisitos legales. (...)”          (subrayado y negrita fuera de texto)

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Una opinión
  1. Oscar dice:

    Buen dia;
    Tengo una duda con respecto al pago de servicios contratados por una empresa a una persona natural del régimen simplificado, que no paga seguridad social y presta servicios de manera constante a la empresa. se le practica retención de acuerdo al servicio que presta. ¿hay problema de desconocimiento del gasto por la no presentación del pago en seguridad social.?
    el es beneficiario de su esposa en salud.
    Gracias.

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