Documentos requeridos para obtener el RUT

Importante: Consulte los decretos 2645 de agosto 3 2011 y 2828 de agosto 8 de 2011, normas que introducen cambios  a los documentos requeridos para la inscripción u obtención del Rut.

Toda persona natural o jurídica que deba cumplir obligaciones tributarias formales, debe previamente inscribirse en el registro único tributario (RUT) y para ello deberá presentar en las oficinas respectivas de la Dirección de impuestos y aduanas nacionales, los siguientes documentos:

Para menores de edad
Documento de identificación del menor (registro civil de nacimiento del menor o tarjeta de identidad)

Documento de identidad del representante legal que ejerce la patria potestad

En los casos en que la representación sea de persona diferente a los padres del menor se requerirá el documento que asigne esa representación.

El formulario de inscripción lo firma el representante

Mayores de 18 años no comerciantes
Documento de identificación, si es nacional cédula de ciudadanía, si es extranjero pasaporte o cédula o tarjeta de extranjería.

Comerciantes
Documento de identificación, si es nacional cédula de ciudadanía, si es extranjero pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería, y el certificado mercantil como persona natural y del establecimiento o establecimientos si los posee.

Si se trata de un nuevo obligado a inscribirse en el RUT, que tiene la calidad de comerciante, la inscripción debe efectuarse ante cualquier sede de la Cámara de Comercio de su domicilio comercial que le corresponda, donde se le asignará el NIT.

Si se trata de un comerciante obligado que ya estaba inscrito y debe inscribirse en el nuevo RUT para dar cumplimiento al Decreto 2788 de 2004, debe tramitarlo ante la DIAN y puntos habilitados, dentro de los plazos que fija el reglamento.

Asalariados
Documento de identificación, si es nacional cédula de ciudadanía.

Exportadores
Debe acreditar su documento de identificación, si es nacional cédula de ciudadanía, si es extranjero pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería, y el certificado mercantil como persona natural y de establecimiento si lo requiere.

Si se trata de un nuevo obligado a inscribirse en el RUT, que tiene la calidad de comerciante, la inscripción debe efectuarse ante cualquier sede de la Cámara de Comercio de su domicilio comercial que le corresponda, donde se le asignará el NIT. Sin perjuicio de la obligación de tramitar ante la DIAN en el Nuevo Registro Único Tributario su calidad de exportador. Si se trata de un comerciante obligado que ya estaba inscrito y debe inscribirse en el nuevo RUT para dar cumplimiento al Decreto 2788 de 2004, debe tramitarlo ante la DIAN y puntos habilitados, dentro de los plazos que fija el reglamento.

Sucesiones ilíquidas nacionales o extranjeras
Documento de identificación original de quien deba cumplir la obligación formal como representante de la sucesión (representante legal de la sucesión, el albacea o el heredero con administración y tenencia de bienes).

Documentos que acrediten la calidad en que se actúa, respecto del vínculo e interés con el causante.

Registro de defunción del causante o constancia de la apertura del proceso de sucesión expedida por el juzgado o notaría de conocimiento, donde figure el número de identificación del causante.

Certificado expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, donde conste el número de identificación del causante.

Si el causante en vida no obtuvo documento de identificación, se debe presentar constancia expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Una sucesión es ilíquida entre la fecha de la muerte del causante y aquella en la cual se ejecutoríe la sentencia aprobatoria de la partición o se autorice la escritura pública.

Una sucesión ilíquida nacional o extranjera requiere inscribirse en el RUT si la masa sucesoral debe cumplir obligaciones administradas por la DIAN, por ejemplo, cuando por su valor la sucesión sea contribuyente del impuesto de renta, o responsable de IVA en régimen común o simplificado. Si el causante tenía la condición de responsable de impuesto sobre las ventas y la sucesión ilíquida sigue desarrollando, mediante sus representantes, actos u operaciones previstas en la ley como generadoras del tributo, deberá igualmente cumplir con todas las obligaciones inherentes a los responsables de este impuesto durante el tiempo que las realice y tenga el carácter de ilíquida. Igual ocurre en relación con las obligaciones relativas a los agentes de retención y demás obligaciones tributarias o aduaneras, si el causante tenía esa condición. Si el obligado tenía asignado NIT, la sucesión continúa utilizando ese número.

Extranjeros residentes en Colombia
Deben acreditar su documento de identificación, pasaporte, cédula o tarjeta de extranjería; si es comerciante o realiza actividades objeto de registro mercantil debe acreditar el certificado mercantil como persona natural y de establecimiento si lo posee.

Si se trata de un nuevo obligado, que tenga la calidad de comerciante la inscripción debe hacerse ante cualquier sede de la Cámara de Comercio de su domicilio comercial que le corresponda, donde se le asignará el NIT. Si se trata de un comerciante obligado que ya estaba inscrito y debe inscribirse en el nuevo RUT para dar cumplimiento al Decreto 2788 de 2004, debe tramitarlo ante la DIAN y puntos habilitados, dentro de los plazos que fija el reglamento.

Si el extranjero residente tiene la calidad de asalariado o pensionado debe acreditar su documento de identificación.

Extranjeros sin residencia con inversión en el país y sin representante legal o apoderado
Solicitud firmada por el representante legal de la sociedad que recibe la inversión en la que conste el tipo de inversión a realizar en Colombia, debe indicar la actividad económica a la cual va dirigida la inversión

Certificado de existencia y representación legal de la sociedad que recibe la inversión

Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la sociedad que recibe la inversión

Extranjeros sin residencia en Colombia con inversión y con representante legal o apoderado
Poder otorgado a un representante legal o apoderado en Colombia, el cual debe estar presentado ante la autoridad diplomática colombiana en el exterior, o país amigo cuando no existiese embajada colombiana en el país de origen

Cédula de ciudadanía del apoderado o representante legal

Carta del inversionista donde conste el tipo de inversión en Colombia, autenticada por la autoridad diplomática de Colombia en el respectivo país, o país amigo; indicando la actividad económica a la cual va dirigida la inversión

Entidades de derecho público de orden nacional, departamental y municipal
Documento de identificación del representante legal

Fotocopia de la ley o acto administrativo que crea o autoriza la constitución

Documento que acredite la representación legal.

Entidades descentralizadas por servicios, empresas industriales y comerciales de Estado
Documento de identificación del representante legal

Fotocopia de la ley o acto administrativo que crea o autoriza la constitución

Documento que acredite la representación legal.

Sociedades de economía Mixta
Documento de identificación del representante legal, fotocopia de ley o acto Administrativo que crea o autoriza la entidad

C ertificado de existencia y representación de Cámara de Comercio actualizado.

Sociedades de hecho
Documento privado en el cual conste la constitución de la sociedad en donde figure el nombre de los socios, domicilio, el objeto, y nombre de quien la vaya a representar.

Para registrarse en el RUT, la identificación de la sociedad de hecho corresponderá al nombre acompañado de la sigla S. de H

Fotocopia del documento de identificación de los socios.

Certificado de matrícula en el registro mercantil de cada uno de los integrantes de la sociedad de hecho, expedido por la Cámara de Comercio vigente, cuando estos tengan la calidad de comerciantes.

Para el trámite de inscripción de la sociedad, se sugiere que cada una de las personas que conforman la sociedad esté inscrita previamente en el registro único tributario.

Empresas unipersonales
Documento de identificación del Representante legal,

Documento privado o escritura de constitución, según el caso,

Certificado de existencia y representación de Cámara de Comercio como Empresa Unipersonal, actualizado.

Sociedades comerciales (limitadas, anónimas, colectivas, en comandita simple, en comandita por acciones)
Documento de identificación del representante legal

Documento de constitución

Certificado de existencia y representación de Cámara de Comercio actualizado.

Consorcios y uniones temporales
Documento de identificación del representante legal del consorcio o unión temporal.

Presentación del documento privado donde conste la conformación del Consorcio o la Unión Temporal, el que debe contener por lo menos: nombre del consorcio o de la Unión Temporal, domicilio del consorcio, representante legal y el objeto del Consorcio.

Previa la inscripción del consorcio o unión temporal en el RUT, se exigirá la demostración de la inscripción en el registro mercantil por cada uno de los miembros que lo integren como personas naturales o jurídicas si alguno tiene la calidad de comerciante.

Certificado vigente de existencia y representación legal vigente de cada una de las sociedades o personas naturales que conformen el consorcio o la unión temporal, expedido por la cámara de comercio

Sociedades ordinarias de minas
Documento de identificación del representante legal

Documento de constitución

Certificado de Registro mercantil de la Cámara de Comercio

Juntas de Acción Comunal y en general entidades sin ánimo de lucro que se inscriben ante la DIAN (exceptuadas de registro ante las Cámaras de Comercio)
Certificado o resolución de reconocimiento de la personería jurídica o certificado de existencia y representación legal expedido por la Autoridad competente ante la cual la entidad deba tramitar el reconocimiento de su personería jurídica (Alcaldía, Ministerio de Educación, Salud, Secretaria de Educación, etc.).

Unidades o Juntas de Copropiedad y propiedad horizontal (Ley 675 de 2001)
Certificación de existencia y representación de la persona jurídica expedida por la alcaldía que corresponda al domicilio de la comunidad o propiedad horizontal.

Fotocopia del acta de la asamblea que nombra al administrador.

Fotocopia del documento de identificación del administrador.

Iglesias y congregaciones religiosas, así como sus Federaciones y Confederaciones
Documento de existencia y representación, expedido por la autoridad eclesiástica (Decreto 1396 /97 – iglesia católica).

Documento que acredite la existencia y representación para el caso de las iglesias, confesiones y denominaciones religiosas, sus federaciones y confederaciones y asociaciones de ministros diferentes de la iglesia católica expedido por el ministerio de gobierno (ley 133/94).

Fotocopia del documento de identificación del representante legal.

Sociedades administradores de fondos y Fondos de cesantías y pensiones
Documento de identificación del Representante legal

Certificado de existencia y representación de Cámara de Comercio

Fuente: www.dian.gov.co

Para complementar

• Procedimiento tributario 2013

• Menores de edad pueden inscribirse en el Rut
• Agente oficioso no puede representar válidamente la sociedad ante la ausencia del representante legal principal
• Códigos de representación para obligaciones tributarias
• Fecha cierta en documentos privados
• Documentos equivalentes a la factura no requieren identificar al cliente