El correo electrónico como información de contacto del proceso publicado en el SECOP es de uso institucional

Entre los datos suministrados por la entidad estatal en los procesos de selección publicados en el SECOP, se encuentran el correo electrónico, el cual permite que la ciudadanía, los interesados o cualquier organismo público o privado se comuniquen con el ente contratante.

No obstante, este dato de contacto al ser publicado en el Sistema Electrónico de Contratación Pública – SECOP y encontrarse dentro de un proceso de selección, sin importar la modalidad, debe ser considerado como información de uso institucional y de carácter público.

El uso institucional hace referencia al manejo de asuntos exclusivos de la entidad estatal. Por lo que, es recomendable no efectuar publicaciones en el SECOP en el cual se enuncien correos electrónicos personales (entiéndase hotmail, yahoo, gmail, entre otros) o aquellos asignados a cada funcionario por parte de la entidad (nombre.apellido@institucion.gov.co).

En muchas ocasiones, se ha escuchado como proponentes mencionan que enviaron sus observaciones por correo electrónico y nunca fueron atendidas, ni siquiera mencionadas por la entidad.

Se debe recordar que el responsable de un proceso de selección está en la obligación de recibir y responder cada una de las observaciones que se generen dentro de éste. En caso contrario, podría estar generando una conducta reprochable por el derecho disciplinario.

Además, esta situación podría causar inconvenientes futuros, puesto que si se usa el correo personal con servidores comerciales, no habrá ningún control por parte de las entidades sobre la recepción de observaciones, peticiones o demás comunicaciones.

Otro aspecto, podría darse en el momento en que el funcionario o contratista dejara de trabajar con la entidad, situación en la que no estaría en la obligación de suministrar la información que llegase a su correo electrónico personal.

Algunas entidades estatales aplican una política de uso de correo electrónico institucional rigurosa en materia de contratación estatal, puesto que con ella determinan recepción de observaciones, respuesta a las mismas, publicaciones en el SECOP y otros controles establecidos por parte de la institución.

Uno de los propósitos de esta política, busca adoptar un correo electrónico institucional que no se encuentre asignado a un funcionario sino a una dependencia o actividad. Por ejemplo: licitaciones@institucion.gov.co

Este tema debe integrarse con lo establecido en los lineamientos que realizan las leyes 527 de 1999 y 1712 de 2014.

En la ley 527 de 1999, señala que:

“…ARTICULO 5o. RECONOCIMIENTO JURIDICO DE LOS MENSAJES DE DATOS. No se negarán efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a todo tipo de información por la sola razón de que esté en forma de mensaje de datos.…

ARTICULO 12. CONSERVACION DE LOS MENSAJES DE DATOS Y DOCUMENTOS. Cuando la ley requiera que ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

  1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.
  1. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y
  1. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

No estará sujeta a la obligación de conservación, la información que tenga por única finalidad facilitar el envío o recepción de los mensajes de datos.

Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta…”.(Subrayado y resaltado fuera de texto).

Es de recordar que en materia investigativa, se podría acudir a la verificación del correo electrónico, y si este es de uso personal, sería negativo para el titular de dicha cuenta de correo.

Por su parte, la Ley 1712 de 2014, expresa que:

“…Artículo 6°. Definiciones.

a) Información. Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen;

b) Información pública. Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal;

f) Sujetos obligados. Se refiere a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada incluida en el artículo 5° de esta ley;

j) Datos Abiertos. Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos;

Artículo  10. Publicidad de la contratación. En el caso de la información de contratos indicada en el artículo 9° literal e), tratándose de contrataciones sometidas al régimen de contratación estatal, cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción…”.

Es así que los datos suministrados en el Sistema electrónico para la contratación pública-SECOP, se deben tratar como información pública y datos abiertos, por lo que, el correo electrónico usado para las publicaciones, debe ser institucional, controlado y supervisado. Así mismo, es recomendable efectuar copias de seguridad y respaldo (backup) con lo cual se puedan conservar los mensajes referentes a los procesos de contratación.

En conclusión, el correo electrónico que se publica en el SECOP debe ser institucional, puesto que el mismo se convierte en un dato abierto de una información pública.

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