El documento equivalente, un tema simple que se olvida

El articulo 771-2 consagra que para la procedencia  de costos y deducciones, se requiere la factura  y en su defecto el documento equivalente. A su vez del decreto 522 de 2003  en su artículo 3° reguló la elaboración del documento equivalente por parte de los responsables pertenecientes al régimen común que adquieran bienes o servicios  de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado al establecer:

Artículo 3°Documento equivalente a la factura en adquisiciones efectuadas por responsables del régimen común a personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado. El adquirente, responsable del régimen común que adquiera bienes o servicios de personas naturales no comerciantes o inscritas en el régimen simplificado, expedirá a su proveedor un documento equivalente a la factura con el lleno de los siguientes requisitos:

a)   Apellidos, nombre y NIT de la persona natural beneficiaria del pago o abono;

b)   Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva;

c)   Fecha de la operación;

d)   Concepto;

e)   Valor de la operación;

f)    Discriminación del impuesto asumido por el adquirente en la operación;”

No cabe duda que el decreto es taxativo en aclarar que la responsabilidad de la expedición del documento equivalente recae sobre al adquiriente perteneciente al régimen común. Sin embargo, la Dian a través del concepto 45671 de  julio de 2003 estableció una salvedad a esa obligación legal al estipular en este concepto lo siguiente:

"…Con todo, como se expone en el punto siguiente, si no se trata de operaciones en que deba practicarse la retención en la fuente por IVA y el vendedor, no obligado a facturar, opta por expedir factura o documento equivalente, deberá hacerlo cumpliendo los requisitos legalmente previstos para cada documento, tal como lo dispone el parágrafo 1° del artículo 2° del Decreto Reglamentario 1001 de 1997. En este evento no será forzoso que el adquirente expida el documento previsto en el artículo 3° del Decreto 522 de 2003. (Subrayado)"

Así entonces cuando un no comerciante o una persona del régimen simplificado nos expida una factura y cumpla esta con todos los requisitos y a su vez no tengamos la obligación de retener por concepto de IVA ningún monto, dicha factura servirá como soporte para la procedencia de costos y deducciones.

Empero, es aconsejable que se elabore en todos los casos el documento equivalente por el responsable del régimen común aun cuando el concepto de la Dian sea un poco laxo, para evitar discusiones estériles en la vía gubernativa.

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