El software como servicio

Las SAAS como su acrónimo traduce es Software as a Service.  SAAS es una herramienta para la gestión de la empresa, que nos permite acceder a software y a hardware de una manera rápida, sencilla y adaptable a las necesidades del cliente, tiene dos principales ventajas, menos inversión a la hora de comenzar un negocio y nos deja mayor productividad porque son herramientas que están en la nube y nos dan el acceso desde cualquier parte del mundo. 

Las SAAS se pagan por usarlas no por sus licencias, el software se encuentra en el servidor del proveedor, son “multicliente”, es decir, soportan miles de usuarios, son elásticas y tienen rapidez de entrega.

Además casi todas estas herramientas tienen un periodo gratuito de prueba, esto nos permite seleccionar cuál es la más adaptable a nuestras necesidades, muchas poseen compatibilidad casi con cualquier tipo de dispositivo, por ejemplo Google Docs, Dropbox, entre otras.  Es agradable tener documentos en internet y poder acceder a ellos rápidamente para corregirlos y compartirlos con otros miembros de la compañía, como empresa cliente nosotros no tenemos que pagar por mantenimiento de estas estructuras donde nos almacenan la información, ni por actualizaciones de software, como indiqué arriba, se paga únicamente por uso.

Para seleccionar una herramienta de este tipo debemos tener en cuenta la versatilidad de la misma, hay que asegurarnos que se adapta a nuestro modelo de negocio, a nuestro flujo de empresa, que se adapta mejor a nuestra forma de trabajar.  Lo otro a tener en cuenta en la selección de una SAAS es la escalabilidad, es decir la herramienta que se escoja debe poder optar a ciertas funcionalidades que se necesiten probablemente en el futuro, con esto nos evitamos cambiar de aplicación y acarrear nuevos costos a corto o  mediano plazo.  Otra cosa importante es la conectividad, todas las SAAS que salen al mercado se conectan entre sí, la mayoría de las personas se encargan de hacer conexiones de forma manual, sin ir muy lejos, muchos contadores aún lo hacen.  El flujo de información entre herramientas tiene que ocurrir, o al menos que se puedan exportar los datos a un formato estándar; y por último la experiencia de uso, la SAAS se utilizará en la empresa todos los días, debe ser intuitiva pero es fundamental que “den” ganas de usarla, que utilizarla no sea complicada.

Hay SAAS de gestión básica, contabilidad y finanzas, gestión de proyectos, comercio electrónico, mailing, encuestas, CRM entre otras.  Google apps y Microsoft Office 365 nos ofrece  hojas de cálculo, procesadores de texto, visualizadores de imágenes, correo electrónico.  Las mipymes se ahorran mucho dinero en licencias teniendo éstas herramientas a disposición online.

Estas herramientas son muy eficientes en la gestión de procesos e información dentro de las empresas, más como usuarios de aplicaciones en la nube no podemos olvidar que se tiene muy poco control sobre el servicio, cuando hay problemas de servidor, como clientes tan solo podemos “sentarnos” a esperar que el proveedor lo solucione. Y el otro tema frágil es que muchas personas aún no confían en la confidencialidad de los datos que se almacenan de su empresa, nunca se sabe en dónde está geográficamente el servidor y tienden a creer que estas grandes proveedoras de SAAS “nos tienen bajo control” porque en últimas saben “todo” de nuestra organización en la medida que les confiamos nuestros datos.

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