El soporte como aspecto esencial de un software contable
Cuando se adquiere un software contable hay que considerar diversos aspectos que permitan la satisfacción plena de las necesidades de la empresa, pero quizás el aspecto más importante es el soporte técnico que el productor del software brinde en el mediano y largo plazo.
La contabilidad es un asunto serio que no se puede dejar en manos de una empresa que no garantice el soporte técnico en el futuro. No son pocos los empresarios que han tenido que rehacer su contabilidad desde cero debido a que su software se quedó sin soporte y no encontró la forma de migar la información a otra software una vez colapsó el suyo.
En estos casos es muy dable que lo barato salga caro. En el mercado se consiguen software relativamente económico pero que no garantizan un soporte en el tiempo.
Cuando se adquiere un software hay que aplicar el principio contable aquel de la continuidad de la empresa productora, es decir, evaluar si esa empresa que hoy nos vende el software, seguirá en el mercado por lo menos en el mediano plazo. No sea que en uno o dos años desparezca y quedemos con nuestra contabilidad atrapada en un software del que puede resultar muy difícil sacarla.
Hemos visto casos en que el contador ha tenido que imprimir toda la información para luego digitarla en un nuevo software, ya que el soporte desapareció y ese software no permitía exportar la información a Excel o a un archivo CSV que luego permitiera ser importada con mayor facilidad desde un nuevo software, dejando como única alternativa la redigitalización manual de toda la información, que de ser mucha, es una tarea titánica. Y ha habido casos peores en que ni siquiera el software permite imprimir los libros y comprobantes. Una emergencia catastrófica.
La información no se puede confiar a un software que no permita una mínima compatibilidad con otros sistemas que nos feliciten su migración en caso de ser necesario, y por supuesto que no se puede confiar a un software cuyo productor pueda desaparecer en cualquier momento.
Buenas noches.
Mi consulta es la siguiente, mi empresa, regimen comun, con NIT y RUT, declarante de renta, tiene un contrato de prestacion de servicios para el soporte tecnico y actualizaciones de un sistema de informacion financiero para la vigencia 2012 de una entidad; ¿para este caso le aplicarian esta retencion del 3,5%?
Aclaro que el software ya ha sido adquirido con licencia previamente (hace varios años) por la entidad cliente, lo que va hacer mi empresa es prestarle el servicio de sorpote tecnico y actualizaciones a este software.
Otra pregunta… ¿de lo contrario aplicaria la retencion del 4% por el concepto de servicios generales (personas naturales y juridicas obligadas a declarar renta)? es decir ¿cual de las 2 retenciones en la fuente me aplicarian: la del 3,5% o del 4%?
Gracias por sus respuestas.