¿Es beneficioso el exceso de reuniones en la oficina?

En las empresas, programar reuniones con los diferentes equipos de trabajo, es muy importante, esto permite evaluar cómo va el negocio y tomar decisiones que aporten a su crecimiento. Sin embargo, cuando las reuniones son programadas con una frecuencia exagerada, se convierte en una pesadilla para los trabajadores convocados, porque disminuye el tiempo que requieren para ejecutar su funciones, lo que les genera estrés, agotamiento y frustración.  Esta frustración perjudica su productividad y causa insatisfacción. Para evitar que esto suceda, antes de programar una reunión, pregúntese si realmente es necesaria o si dispone de otras alternativas para conseguir el mismo resultado.

Si quiere tener reuniones efectivas, al programarlas, es recomendable que desde el inicio establezca pautas claras para su desarrollo, como por ejemplo: tiempo de duración, temas a tratar, datos requeridos y si se permite el uso de computador portátil y celular etc.

Durante su desarrollo, enfóquese en los temas  programados y evite cualquier distractor e intervenciones con temas diferentes por parte de los participantes. Utilice solo el tiempo destinado para la reunión, no se exceda. Para que realmente la reunión sea productiva, se debe elaborar un acta con los compromisos adquiridos por cada asistente y la fecha de realización, de esta manera será más fácil monitorear los indicadores de cumplimiento.

Si en su empresa se suele  programar un sinfín de reuniones, es recomendable que se detenga a revisar las causas, porque es posible que esto sea consecuencia de una escasa planeación organizacional, que conlleva a tomar decisiones sobre la marcha y  genera reprocesos innecesarios. También puede ser reflejo de la poca confianza que se tiene en el equipo de trabajo o la incompetencia de éste para llevar a cabo sus tareas, lo que crea una dependencia total del líder, que impide realizar cualquier movimiento sin antes reunirse con él para contar con su aprobación. Igualmente, no hay que descartar la influencia del estilo de liderazgo  de directivos y jefes, esto puede ser determinante a la hora de querer   convocar  muchas reuniones.

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