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Es obligatorio imprimir los libros de contabilidad, dice Supersociedades

La Superintendencia de sociedades, en Oficio 220-022017 de Febrero 21 de 2008, ha dicho que a pesar de registrar la información contable en un software, el comerciante obligado a llevar contabilidad no queda eximido de la obligación de imprimir físicamente los libros de contabilidad.

Tal vez vaya siendo hora que las personas encargadas de las diferentes entidades que pueden incidir en las prácticas contables de los comerciantes, vayan asimilando que existen modernas tecnologías llamadas a sustituir elementos que en su momento fueron validos, debido a que no existían mecanismos diferentes a los conocidos para esas fechas, pero hoy en día, existen avances tecnológicos y no debemos resistirnos a estas cambios.

Es claro que las normas y procedimientos deben evolucionar paralelamente a los avances de la ciencia, de lo contrario, estas normas y procedimiento que se crearon precisamente para permitir un desarrollo armónico de una actividad, se convertirán en una traba para su desarrollo.

Pues bien, ha dicho la superintendencia de sociedades:

Asunto:         LIBROS DE CONTABILIDAD  – La utilización de medios electrónicos para llevar la contabilidad, no exime al comerciante de la obligación de diligenciar los movimientos contables en los  libros físicos, debidamente registrados. 

Me refiero a su escrito radicado en esta Entidad con el número 2008-01-000854, por medio del cual previas algunas consideraciones, consulta si a las personas obligadas a llevar contabilidad les es permitido prescindir de la impresión en papel de los documentos de la contabilidad, cuando esta se encuentra consignada en forma legal y completa en los sistemas electrónicos autorizados por la ley.
Sobre el particular, es preciso realizar las siguientes consideraciones de orden legal:

1.- OBLIGACIÓN DE LLEVAR CONTABILIDAD Y OBLIGACIÓN DE DILIGENCIAR LIBROS DE CONTABILIDAD.

Dispone el artículo 19 del Código de Comercio: “ Es obligación de todo comerciante:
(….)
3.- Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;”
A su turno señala el artículo 48 del citado Código: “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Así mismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.”
Por su parte, el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993, consagra que “Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares (…)”
De las normas anteriores se colige que todo comerciante tiene de una parte la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios, y de otra, la de diligenciar libros de contabilidad, en los términos que señalen las normas del Código de Comercio y demás normas sobre la materia. A este respecto, resulta pertinente traer a colación lo manifestado por el Consejo de Estado, a saber:
“No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley a veces confunde la obligación de llevar contabilidad con aquella relativa al diligenciamiento de los libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de la confección de los libros (artículo 19 del Código del Comercio)” (Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Cuarta. Expediente 8790 del 30 de abril de 1998. Consejero Ponente. Daniel Manrique Guzmán.)
Así las cosas, la obligación de llevar contabilidad abarca mucho  más que el simple diligenciamiento de los libros de contabilidad. En efecto, mientras que el diligenciamiento de los libros implica el asentar cronológicamente las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante (artículo 53 C.Co), el llevar contabilidad comporta además de dicho diligenciamiento, el elaborar y archivar los comprobantes de contabilidad, el documentar los hechos económicos en soportes de origen interno o externo, el conservar la correspondencia enviada y dirigida relacionada con los negocios (artículos 54 y 55 C.Co y 123 y ss Dec 2649 de 1993).
Ahora bien, en punto del deber de llevar la contabilidad al día, el máximo Tribunal de lo contencioso administrativo expresó:
“Con el recurso gubernativo la sociedad allegó una certificación del revisor fiscal en el que se afirmó:
"Que la sociedad ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a la técnica contable; que los Estados Financieros al 31 de diciembre de 1999 fueron tomados de las operaciones registradas en los libros y que corresponden a la realidad económica de Lagobo Distribuciones Ltda., a esa fecha.
“Que la fecha de la inspección contable el libro Inventarios y Balances se encontraba al día al igual que los demás libros de la sociedad en el sistema computacional tal como lo prevé el artículo 128 Decreto Reglamentario 2649 de 1993 “Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimiento de reconocido valor técnico contable, además de los medio manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares […]” (Folio 87 c.a.)
La anterior certificación unida a la afirmación de la autoridad tributaria en el pliego de cargos desvirtúan que la ausencia de los registros de 1999 en el libro de Inventarios y Balances se haya debido al atraso en su diligenciamiento, y demuestran que se trataba de falta de impresión de los mismos, lo cual no constituye un hecho irregular sancionable.” (Consejo de Estado.  Sección Cuarta. Expediente 14684 del 30 de agosto de 2007, Consejero Ponente HÉCTOR J. ROMERO DÍAZ)
Posteriormente el mismo Consejo de Estado manifestó:
“En consecuencia, en este caso no hubo atraso en el libro diario superior a cuatro meses, pues, se insiste, el mismo se encontraba al día en el software de la actora. Y, es que la noción de libro de comercio en general, y de contabilidad en particular, tiene un carácter amplio que comprende tanto el concepto tradicional de hojas, como las cintas magnetofónicas, microfichas, disquetes y demás documentos que la tecnología ha puesto al servicio de los procesos económicos4. Así, es el concepto amplio de libro debe tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.” (Consejo de Estado. Sección Cuarta. Expediente 14078 del 26 de septiembre de 2007. Consejero Ponente. HÉCTOR J. ROMERO DÍAZ)
De las jurisprudencias antes referidas se infiere que para efectos de determinar si la contabilidad se encuentra al día o atrasada basta con verificar si la misma se lleva a la fecha en el software del comerciante, sin que ello implique que este se exonere de la obligación autónoma e independiente de imprimir en los libros registrados la contabilidad, por ser este el mecanismo señalado por las normas contables que facilita el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y del estado general de los negocios (artículos 48 y 50 C.Co).  

2.-  OBLIGACIÓN DE LLEVAR LA CONTABILIDAD EN LIBROS REGISTRADOS
Prescribe el artículo 50 del Estatuto Mercantil: “La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las reglamentaciones que expida el gobierno.”
Esta norma, la cual es de carácter imperativo, exige que la contabilidad se lleve solamente en libros registrados. El registro de los libros se adelanta de conformidad con lo previsto en el artículo 39 del Código de Comercio, que expresa:
“El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma:
1. En el libro se firmará por el secretario de la cámara de comercio una constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho funcionario.
2. En un libro destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario, el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal anterior.”
Nótese que la norma consagra el registro respecto de libros de comercio soportados en papel, pues no de otra forma podrían satisfacerse los requisitos allí consignados, esto es, la firma del secretario de la Cámara de Comercio dando constancia de que el libro ha sido registrado, así como la rúbrica de cada una de las hojas que forman el libro correspondiente. Ello excluye la posibilidad de que se registren libros de contabilidad diligenciados a través de mecanismos distintos al papel, así el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 acepte como procedimientos de reconocido valor técnico contable para el registro de las operaciones medios mecánicos o electrónicos.
Sobre este particular la Superintendencia de Industria y Comercio expresó: “Ahora bien, teniendo en cuenta que los comerciantes deben inscribir en el registro mercantil todos los libros respecto de los cuales la ley exija esa formalidad #_ftn6, de conformidad con lo establecido en el artículo 39 del Código de Comercio #_ftn7, la forma de hacer tal registro está por ahora referida a documentos físicos, en papel, de tal suerte que, aunque es posible conservar los libros en medio técnico, magnético o electrónico – en tanto que se garantice su reproducción exacta - su registro presupone la existencia del soporte físico y hasta tanto el registro previo de los libros en un medio diferente al papel no sea posible, deben seguirse llevando en papel aquellos libros cuyo registro sea obligatorio.” (Concepto 06076353 del 29 de agosto de 2006)
Del concepto transcrito, el que alcanza sustento en el artículo 39 en comento, se desprende que si bien en el ordenamiento jurídico colombiano existen normas que permiten la utilización de medios electrónicos para cumplir con la obligación de los comerciantes de llevar libros de contabilidad, como es el caso del artículo 128 del Decreto 2649 de 1993, tal circunstancia no significa que se pueda prescindir de la impresión de la contabilidad en los libros registrados, ya que de admitirse tal posibilidad se estaría desconociendo el mandato contenido en el artículo 50 del Código de Comercio, por cuya virtud la contabilidad solamente podrá llevarse en libros registrados. De allí que la Superintendencia de Industria y Comercio afirme de manera categórica que hasta tanto el registro previo de los libros en un medio diferente no sea posible, deban seguirse llevando en papel aquellos libros cuyo registro sea obligatorio, como es el caso precisamente de los libros de contabilidad (artículo 28 Num. 7º C.Co).         

3. CONSECUENCIAS QUE SE DERIVAN DE LLEVAR LA CONTABILIDAD EN LIBROS NO REGISTRADOS
De acuerdo con el artículo 68 del Estatuto Mercantil, la importancia de los libros y papeles del comerciante radica en el hecho de que los mismos constituyen plena prueba de las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, tanto judicial como extrajudicialmente. Sin embargo, para que los libros gocen de fuerza probatoria, es necesario que los mismos sean registrados de forma previa a su diligenciamiento, en los términos del artículo 126 del Decreto 2649 de 1993.
De esta suerte, la contabilidad que se adelante en libros que no hayan sido registrados conforme al artículo 39 del Ordenamiento Mercantil, no está llamada a servir de prueba de las operaciones que realice el comerciante en desarrollo de su empresa social.
Además de la sanción de naturaleza probatoria antes referida, el llevar la contabilidad en libros no registrados trae como resultado la violación del artículo 50 del Código de Comercio, lo que en el caso de las sociedades comerciales las hace susceptibles de sanciones de contenido pecuniario por parte de la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con lo previsto en el artículo 86 numeral 3º de la Ley 222 de 1995.
En este orden de ideas, y para dar respuesta a su consulta, se ha de concluir que si bien existen disposiciones que como el artículo 128 del Decreto 2649 de 1993 permiten llevar la contabilidad en medios electrónicos, tal hecho no implica el poder prescindir del diligenciamiento de los libros de contabilidad en papel, por las razones que se sintetizan a continuación:
Porque el artículo 50 del Código de Comercio, norma de carácter imperativo, exige que la contabilidad se lleve en libros registrados, valga decir, en libros impresos, lo cual impide que la contabilidad se adelante únicamente a través de medios electrónicos, por no existir mecanismo alguno para el registro ante la Cámara de Comercio de estos últimos, tal como lo manifestó la Superintendencia de Industria y Comercio en el concepto citado en el presente oficio.
Porque admitir que la contabilidad se lleve solamente en medios electrónicos, traería como resultado el desconocimiento del artículo 50 del Estatuto Mercantil, con las consecuencias que de ello se derivan, que en el caso de las sociedades comerciales sería la imposición de multas por parte de la Superintendencia de Sociedades, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 86 numeral 3º de la Ley 222 de 1995.
Porque el reconocer que la contabilidad se lleve exclusivamente en soportes electrónicos, sería de antemano desconocer el valor probatorio de la misma, como quiera que el artículo 126 del Decreto 2649 de 1993 exige como requisito para tal efecto que la contabilidad se diligencie en libros registrados, condición esta que no puede satisfacerse a través de mecanismos electrónicos.
Porque si bien la Ley 527 de 1999, reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, el comercio electrónico y las firmas digitales, la misma no opera tratándose de la obligación de los comerciantes de llevar contabilidad, en razón a que de conformidad con el artículo 48 del Ordenamiento Mercantil, la forma de conformar la contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, se hará de acuerdo a las dispocisiones de dicho ordenamiento y a las demás normas sobre la materia, lo que excluye la aplicación de dicha ley por ser de carácter general y por no regular de forma alguna asuntos de naturaleza contable.
Porque el hecho de que el Consejo de Estado para efectos de poder establecer si la contabilidad se encuentra al día, acepte que la misma se lleve actualizada en el software del comerciante, no significa que este último se exonere de la obligación autónoma e independiente de imprimir la contabilidad en los libros registrados, lo cual descarta la posibilidad de que se asienten las operaciones del ente económico únicamente en soportes electrónicos.
En los anteriores términos damos respuesta a su consulta, manifestándole que el alcance del concepto expresado es el previsto en el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.

Según la opinión de la Superintendencia  de sociedades, los comerciantes deberán seguir imprimiendo sus libros de contabilidad, de lo contrario, se podrían exponerse a ser sancionadas por cualquiera de las muchas entidades que ejercen vigilancia y control.

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4 Opiniones en “Es obligatorio imprimir los libros de contabilidad, dice Supersociedades”
  1. aleja dice:

    Debo imprimir los libros y despues hacer el cierre

  2. Juan Guillermo dice:

    puedo llevar la contabilidad de mi empresa en excel y cada hoja como un libro diferente? si es asi. que informacion debe llevar las hojas de excel???....gracias!!!

  3. Claudia F. dice:

    Yo realice este procedimento hace poco , lo que hice fué :

    Comprar resmas de hojas tamaño carta
    3 pastas para libros contables tamaño carta con tornillo
    Inclusive compre una perforadora de 3 huecos

    Se numeran y nombran cada hoja de cada libro dependiendo del programa que tenga
    Los lleve a Camara y comercio de Bogotá. pague un valor por cada uno y los entregaron con sello en cada hoja a los 8 días

  4. CATHE dice:

    HOLA
    PODRIAN

    POR FAVOR DECIRME COMO DONDE Y Q TENGO Q TENER PARA INSCRIBIR LOS LIBROS CONTABLES EN UNA SOCIEDAD LTDA???

    GRACIAS ...

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