Inicio » Contabilidad. » (10 / 09 / 2013 )

Exhibición de libros contables

La obligación que tiene todo comerciante o contribuyente de exhibir los libros de contabilidad, están regulados por diferentes normas, y en principio, la exhibición de los libros contabilizad se debe realizar en las oficinas de la empresa, aunque normas como las tributarias pueden exigir que los libros sean presentados en las oficinas de la respectiva administración de impuestos.

Sobre la exhibición de los libros, el decreto 2649 de 1993 contempla:

“Salvo lo dispuesto en otras normas, el examen de los libros se debe practicar en las oficinas o establecimientos del domicilio principal del ente económico, en presencia de su propietario o de la persona que este hubiere designado expresamente para el efecto.

Cuando el examen se contraiga a los libros que se lleven para establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, la exhibición se debe efectuar en el lugar donde funcione el mismo, si el examen hace relación con las operaciones del establecimiento.

Si el ente económico no presenta los libros y papeles cuya exhibición se decreta, se tendrán como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para los mismos es admisible la confesión, salvo que aparezca probada y justificada su pérdida, extravió o destrucción involuntaria.

Si al momento de practicarse la inspección los libros no estuvieren en las oficinas o establecimiento del ente económico, este puede demostrar la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso debe presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale.

En la solicitud de exhibición parcial debe indicarse:

1. Lo que se pretende probar.

2. La fecha aproximada de la operación.

3. Los libros en que, conforme a la técnica contable, deben aparecer registradas las operaciones.

En todo caso, el funcionario competente debe tomar nota de los comprobantes y soportes del asiento que se examine.

La exhibición y examen general de los libros y papeles de un comerciante previstos en el articulo 64 del Código de Comercio también procederá en el caso de la liquidación de sociedades conyugales, cuando uno o ambos cónyuges tengan la calidad de comerciante”.

Término para la exhibición de los libros de contabilidad

Los términos o el plazo que el contribuyente tiene para exhibir sus libros de contabilidad están dados por el artículo 2 del decreto 1353 de 1987:

“Cuando la Administración Tributaria ordene la exhibición de los libros de contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, estos podrán disponer hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos.
Cuando la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de introducción al correo de la respectiva solicitud.
Cuando se trate de la práctica de pruebas, originada en el trámite de las solicitudes de devolución del impuesto sobre las ventas de que tratan los artículos 31 y 32 del Decreto 3541 de 1983, el contribuyente deberá exhibir los libros a mas tardar el día hábil siguiente al de la fecha en que se solicite por escrito su exhibición”.

Inspección contable

Por su parte, el estatuto tributario en su artículo 782, contempla la inspección contable, que consiste en el derecho o facultad que tiene la administración de impuestos en inspeccionar y verificar los libros de contabilidad de un contribuyente:

“La Administración podrá ordenar la práctica de la inspección contable al contribuyente como a terceros legalmente obligados a llevar contabilidad, para verificar la exactitud de
las declaraciones, para establecer la existencia de hechos gravados o no, y para verificar el cumplimiento de obligaciones formales.

De la diligencia de inspección contable, se extenderá un acta de la cual deberá entregarse copia una vez cerrada y suscrita por los funcionarios visitadores y las partes intervinientes.

Cuando alguna de las partes intervinientes, se niegue a firmarla, su omisión no afectará el valor probatorio de la diligencia. En todo caso se dejará constancia en el acta.
Se considera que los datos consignados en ella, están fielmente tomados de los libros, salvo que el contribuyente o responsable demuestre su inconformidad.

Cuando de la práctica de la inspección contable, se derive una actuación administrativa en contra del contribuyente, responsable, agente retenedor o declarante, o de un tercero, el acta respectiva deberá formar parte de dicha actuación”.

La inspección contable puede ser realizada por la administración de impuestos, o solicitada por el mismo contribuyente, caso en el cual, la administración de impuestos tiene el deber de practicarla, esto según el artículo 778 del estatuto tributario.

La inspección contable debe ser realizada por un funcionario de la administración de impuestos que tenga la calidad de contador público, de lo contrario, las pruebas obtenidas en la inspección contable realizada por un funcionario no calificado no producen efecto alguno.

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3 Opiniones en “Exhibición de libros contables”
  1. Dario Fonseca dice:

    Término para la exhibición de los libros de contabilidad

    Los términos o el plazo que el contribuyente tiene para exhibir sus libros de contabilidad están dados por el artículo 2 del decreto 1353 de 1987, no es el decreto 1353 sino el 1354 de 1987.

  2. Dario Fonseca dice:

    Término para la exhibición de los libros de contabilidad no es el decreto no es el decreto 1353 de 1987, es el decreto 1354 articulo 2 de 1987.

  3. HUGO ZARABANDA dice:

    QUE EMPRESAS NO ESTAN OBLIGADAS A LLEVAR LIBROS DE CONTABILIDAD ??