Formalidad y legalidad de los soportes contables

“Hay una situación que no sé resolver. 

Los gastos de una copropiedad deben llevar un soporte, eso es claro. Un recibo, una cuenta de cobro, una factura, en fin. Con el ánimo de buscar favorecer las finanzas, muchas veces optamos por comprar en partes que no propiamente dan facturas legales.  Pueden dar un simple recibo, una hoja con una descripción detallada, un recibo de registradora, etc.

Eso no es delito, ni ilegal, creo. Lo  más es que sea “irregular”. Pero la intención última no es más que buscar favorecer la diferencia ingresos entre gastos. 

¿Si no todos los soportes son taaaan legales, pero están ahí, a la vista de todos….qué puede pasar? 

Gracias por su orientación”.

 Respuesta:

Las normas se cumplen o se incumplen; nada es válido a medias. "...no son taaaan legales...", dice Usted, pero simplemente: lo son o no lo son; una cosa es que sean gastos CIERTOS y otra bien diferente es que se ajusten a la legalidad. En la circular anual sobre Actualidad tributaria y laboral, que emito a principio de año y se publicó aquí, menciono:

 “32.      Obligación de exigir el RUT.  Para contratar cualquier obra, servicio o compra de bienes o servicios, así sea por caja menor, se debe exigir al proveedor que informe por escrito el RUT (Régimen simplificado), o expedir la factura legal (Régimen común).  Sin éste, no podrá realizar pagos al beneficiario, so pena de ser sancionados los administradores por parte de la DIAN, como responsables solidarios por complicidad o evasión pasiva.”

Si es un vendedor “informal”, de todos modos debe suministrar su número de cédula y dirección, como requisitos mínimos que exige el Estatuto Tributario.  Recuerde que el hecho de solicitar el RUT, no implica pagar impuestos, especialmente para los pequeños vendedores del régimen simplificado que temen solicitarlo a la DIAN, simplemente sirve como soporte de las operaciones y fuente para la información exógena o medios magnéticos. Esto se complementa con otra editorial que titulé “¿Con IVA, o sin IVA, con factura o sin factura?”, que le invito a consultar y sacar sus conclusiones.

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