Formato condicional en Excel – Barras de datos

Aprovechando que una de las técnicas para manejar errores de Excel es mediante el formato condicional, vamos a observar la aplicación de esta herramienta en algunos casos.

El formato condicional es una funcionalidad de Excel que nos permite asignar el formato a una celda o rango de celdas de acuerdo al valor que contengan. No solo sirve para dejar de visualizar los errores de los cálculos, también se puede aprovechar como una herramienta poderosa que nos puede ayudar para realizar un análisis de datos de una forma visual y efectiva.

Vamos a continuar trabajando con la tabla de registros de ventas por año con sus respectivos cumplimientos de metas y cálculo de variación:

Puede no resultar tan difícil fijarnos en las columnas de ventas de cada año, para tratar de identificar cual es el vendedor que más ventas realizó en cada año, pero lo que si puede ser más complicado es tratar de entender y analizar, las diferencias de las ventas entre los vendedores. La primera idea que se puede venir a la cabeza es crear un gráfico donde podamos ver el comparativo de ventas de cada vendedor para cada año:

Esta es una alternativa válida, pero en el caso de que nuestra hoja de trabajo tenga más tablas y datos, el espacio a utilizar es importante cuidarlo; así que para estos casos es donde podemos sacar provecho de la herramienta Formato condicional, con la cual podemos aplicar un formato directamente sobre las celdas. En la ficha Inicio en el grupo de herramientas Estilos se encuentra Formato condicional:

El uso de esta herramienta está habilitada para una gran variedad de opciones:

Estas opciones van desde resaltar reglas que cumplan una condición (Mayor que, Menor que, Igual que, etc.) hasta construcción de Barras de datos y Conjunto de iconos según los valores de las celdas.

Precisamente para nuestro ejercicio, vamos a utilizar la opción de Barras de datos que a su vez tiene otras opciones de acuerdo al gusto de cada uno:

Al aplicar Barras de datos a un conjunto de celdas, lo que vamos a obtener es, de una manera más visual, la composición y diferenciación de los valores respecto a un total mediante la visualización de una barra coloreada que aparecerá en las celdas seleccionadas.

Para utilizar la Barra de datos, primero debemos seleccionar el rango de celdas que tiene los valores que deseamos ver en formato de Barras, en nuestro ejercicio primero vamos a hacerlos con las ventas del año 2012, es decir, el rango C3:C7:

Luego nos ubicamos en la ficha Inicio, Formato condicional, seleccionamos Barras de datos y luego aplicamos el color de barras de nuestro gusto:

Vemos entonces que sobre las celdas seleccionadas, se aplicó una barra que me indica de una forma más visual, las diferencias de ventas que hay entre los vendedores. Realicemos el mismo procedimiento pero esta vez sobre las ventas del año 2013:

Esta vez apliqué un formato de barra con color rojo para diferenciar mejor los resultados de cada año.

Como vemos entonces, sin necesidad de crear un gráfico para cada año, también puedo obtener de una forma visual, facilidad en el análisis y entendimiento de los datos a partir de la herramienta Formato condicional.

Descargar archivo de trabajo.

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