Generar reportes en PDF con Excel

Excel nos permite generar reportes en formato PDF para luego ser enviados por correo, imprimir o simplemente archivar. Todo lo que necesitamos son unas líneas de código que harán el trabajo de forma automática.

Es necesario crear una macro, para lo cual en Excel 2010 en que probamos esta macro, vamos a la ficha Programador, luego  a la opción Macros y finalmente damos clic en Insertar módulo y pegamos el siguiente código:

Sub ReportePDF()

On Error Resume Next

Sheets("DiasHabiles").ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:= _

"C:\Users\Gerencie\Documents\Reportes\" & Trim(InputBox(" Ingrese el nombre del reporte a generar ", "Gerencie.com")) & ".pdf", Quality:=xlQualityStandard, _

IncludeDocProperties:=True, IgnorePrintAreas:=False, OpenAfterPublish:= _

True
End Sub

De lo anterior hay que cambiar la segunda línea correspondiente al nombre de la hoja de Excel que contiene los datos, que en este caso es DiasHabiles que resaltamos en negrilla en el código. El nombre debe ser exactamente igual al de la hoja, ya sea con espacios, guiones o incluso acentos.

Luego debemos cambiar la parte de la tercera línea en la que se suministra la ruta donde quedará guardado el archivo PDF una vez se genere el reporte:

"C:\Users\Gerencie\Documents\Reportes\"

Si no se da una ruta correcta el PDF no se creará. La ruta debe ser completa  y contener las carpetas que la hayamos indicado. Si la carpeta no existe naturalmente que se ha de crear.

Hay que crear una macro para cada hoja de Excel que contenga datos con los cuales necesitemos hacer un reporte, o en su defecto, modificar en el código el nombre de la hoja de Excel cada vez que se requiere generar un reporte sobre una hoja distinta. Sin duda esta segunda opción es más sencilla que crear tantas macros como hojas tenga el libro.

Descargar ejemplo.

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4 Opiniones
  1. Lizzette Rob dice:

    Buenas Tardes, excelente me fue muy util tu macro, solo una cosa si ya guarde un archivo con el nombre prueba y vuelvo a guardar otro con el mismo nombre me lo guarda. Quisiera saber si existe alguna condición para que no me guarde otro archivo con el mismo nombre y me salga alguna advertencia diciendo que ya existe el archivo. ¿Desea guardar? o cancelar.

    Saludos

  2. Jaime Umana dice:

    Buenas Tardes
    tengo un reporte de notas, a traves de un list box selecciono el estudiante y otro list box selecciono el periodo y el me muestra el boletin y con un boton de comando lo convierte en pdf, pero como hago que me convierta todos en pdf y no uno por uno. gracias

    • ojimesama dice:

      Buenas tardes, mi estimado Jaime, quisiera consultarle si ha podido hacer la macro para guardar en pdf la lista de notas de sus alumnos, estoy con el mismo problema y no lo consigo, gracias de antemano.

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