Gráficos Excel. Gráficos dinámicos actualización automática

Es común los casos en los que contamos con una serie de datos incremental en el tiempo la cual queremos graficar y que se hace necesario estar ajustando el gráfico para que en la medida que se adicionen más datos a la serie, el gráfico los presente. Se trata pues de un rango dinámico y este es precisamente el truco que consiste en crear una referencia a un rango que será dinámico y el cual crearemos con la función DESREF.

Tenemos los siguientes datos:

Se trata de las ventas asociadas a cada fecha y en la medida que pase cada día, se registran las ventas respectivas. Podemos insertar el gráfico con estos datos pero para los días siguientes que se adicionen más datos el gráfico no los tendrá en cuenta para presentarlos.

El primer paso es crear un rango dinámico y para ello vamos a la ficha FÓRMULAS y en el grupo Nombres definidos seleccionamos la opción Asignar nombre:

Se abre la siguiente ventana donde nos pide los siguientes datos:

  • Nombre: Es el nombre con el que vamos a identificar la referencia en el gráfico
  • Ámbito: podemos seleccionar Libro o la hoja donde quedará referenciado el rango
  • Comentario: Información adicional y opcional
  • Se refiere a: en este campo se indica la referencia, celdas o rango, es donde vamos a aplicar la función DESREF:

Si miramos nuevamente los datos, vemos que el rango para el gráfico sería B3:C14. Para las ventas los valores para aplicar la función DESREF serían:

El truco para definir el rango como dinámico es la CANTIDAD de filas que hay en el rango, es decir, en este momento hay 12 filas pero cada que se adicionen fechas y valores el número de filas no vacías en la columna B y C será mayor. Para identificar la CANTIDAD de filas no vacías en la columna B podemos utilizar la función CONTAR:

Ahora con esta claridad, vamos a definir el nombre del rango dinámico de la siguiente manera:

El nombre es VENTAS, se asocia al ámbito de la Hoja1 y se refiere al rango obtenido con la función DESREF que va desde la primera fila a partir de la columna siguiente con una cantidad de filas igual al resultado de la función CONTAR sobre toda la columna B y con un ancho de 1 columna:

=DESREF(Hoja1!$B$2,1,1,CONTAR(Hoja1!$B:$B),1)

Agregamos el rango dinámico para las categorías o las fechas que van en el eje horizontal del gráfico:

Ahora que ya tenemos los rangos dinámicos para el gráfico, procedemos a insertar un gráfico de líneas en blanco y luego abrimos la ventana para Seleccionar origen de datos (HERRAMIENTAS DE GRAFICOS, ficha DISEÑO, Seleccionar datos). Agregamos una nueva serie que tendrá por nombre Ventas y los datos de entrada serán los que obtenidos con el rango dinámico VENTAS:

Nota: Es necesario que la referencia de los valores de la serie, el nombre VENTAS este antecedido por el Ámbito que definimos al crear el rango dinámico, en este caso el Ámbito es Hoja1

Luego editamos el rango para las etiquetas del eje Horizontal, es decir las fechas:

La ventana de Seleccionar origen de datos queda de la siguiente manera:

Y en la hoja Excel el resultado es:

Si agregamos una nueva línea de ventas con su respectiva fecha:

O si agregamos muchas líneas nuevas:

Descargar archivo de trabajo.

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Una opinión
  1. Eduardo dice:

    Si mi columna esta vacia aún, no se puede graficar, algo para solucionar este error?

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