Gráficos Excel – Optimizando el ingreso de datos al gráfico

Acabamos de ver cómo podemos modificar las referencias de datos que utiliza el gráfico para construir las columnas lo cual es muy práctico y de gran uso para el ejemplo que vimos en la entrega anterior donde ya se tenían los datos de las ventas de Mayo de los dos vendedores y por tanto era necesario AMPLIAR el rango de las referencias; sin embargo, no es muy práctico estar ampliando el rango de la referencia de los datos del gráfico para que cada vez que tengamos los datos de ventas de cada mes, se puedan ver en el gráfico, así que la recomendación es dejar de una vez la referencia de datos a graficar con las celdas donde se incluirán las ventas mes a mes:

De esta manera cuando se ingresen los datos de Mayo, no será necesario Ampliar las referencias del gráfico:

Sin embargo, puede que ésta estrategia no sea útil en los casos en que los datos de la tabla sean calculados y que nuestro gráfico sea de Líneas. Tenemos una hoja donde se tienen las ventas de cada vendedor en las 3 zonas posibles:

Y en la tabla de datos del gráfico, referenciamos los totales de cada vendedor:

Como solo se tienen registros de ventas hasta el mes de Abril, para los meses de Mayo y Junio el resultado es 0, sin embargo, al graficar estos datos en Líneas, veremos el siguiente resultado:

Como el gráfico de Líneas une los Puntos que son los valores de la tabla de datos, se encuentra con que para los meses de Mayo y Junio los valores son de 0 y por tanto se observa que la Línea de cada vendedor cae abruptamente en los meses de Mayo y Junio donde las ventas son de 0, es decir que hasta que no se ingresen los datos de ventas de cada zona en la hoja Ventas por Zonas, las Líneas quedaran de esa manera lo cual no es agradable para hacer análisis ya que no es claro si en realidad no vendieron nada o si no se ha actualizado la tabla de ventas por zona.

Para solucionar esta situación lo que debemos hacer es dejar los valores de la hoja Ventas por Zonas en el tipo de error #N/A, de esta manera la operación de suma quedará también en error #N/A:

Veamos ahora como queda el gráfico de Líneas:

Resulta que las celdas que se utilicen como referencia para los gráficos y que tengan el error #N/A no se pueden graficar, lo cual es beneficioso para estas situaciones.

Ya solo quedaría aplicar un formato condicional a las celdas de la tabla de datos para que no se vea el error:

Descargar archivo de trabajo.

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