Gráficos Excel – Referencias con celdas en cero – Parte 2

Uno de los problemas más comunes cuando se desarrollan sistemas de información, Dashboard o informes automatizados de resultados es cuando en alguna de las series a graficar el valor es cero (0) y esto es un inconveniente ya que al ser un informe automatizado no podemos simplemente borrar el dato de la tabla desde donde se está graficando la información pues se perdería la fórmula que se está aplicando y por tanto ya no sería un informe dinámico.

Tenemos un archivo con dos hojas, una donde están los datos de las días laborados por tres empleados (Empleados) y en la otra hoja (Gráfico) tenemos una tabla la cual presenta los días laborados del vendedor que se elija de una lista desplegable y para lograrlo, se aplica las funciones INDICE y COINCIDIR:

Hoja Empleados:

Hoja Gráfico:

Veamos que al seleccionar cualquier vendedor, el gráfico se actualiza con los datos que se obtienen en la tabla:

Para este último caso del empleado Pedro, si borramos el valor de Marzo no se vería la caída en la línea:

Sin embargo, también se pierde la fórmula y por tanto al seleccionar otro empleado, digamos Juan, el resultado sería el siguiente:

Si nos fijamos en las ventas de Juan en la hoja Empleados, en Marzo laboró 22 días:

Además de esto, Juan también tiene meses en los que no registró días laborados, así que tenemos doble inconveniente.

La solución para estos casos es que a las referencias que no deseamos o no necesitamos graficar indicaremos el error #N/A por medio de la función =NOD()

Primero voy a aplicar esta función sobre el mes Marzo para el empleado Pedro para observar el resultado en el gráfico:

Se puede observar en el gráfico que la línea no se interrumpe como sucedía al borrar la información de Marzo, en este caso lo que sucede es que la línea omite la referencia de Marzo y continúa hasta la siguiente Categoría (Abril). Esto se da ya que Excel está configurado para que las referencias que contengan el error #N/A no se tenga en cuenta para los gráficos simplemente omitiendo dicha referencia.

Ajustamos la función que teníamos originalmente anidándola con la función SI, para indicar que en caso de que el resultado obtenido sea cero (0), nos retorne el error #N/A:

Al seleccionar el empleado Juan vemos que la línea del gráfico ya no presenta las caídas en los meses en que no se registraron días laborados:

Una última recomendación sería aplicar formato condicional a la columna de días laborados para que en las celdas donde el resultado sea el error #N/A, el formato de la fuente sea del mismo color del fondo de la celda, en este caso Blanca.

Descargar archivo de trabajo.

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