Guardar vista de datos en Excel

Con la gran cantidad de archivos que se manejan en el día a día laboral, es muy común que hayamos adaptado algunos de estos como gran agrupador de datos lo que nos da una ventaja para tener en un solo archivo toda la información que necesitemos. Sin embargo, esto nos conlleva a una situación en la cual debemos estar aplicando, modificando y quitando filtros, ocultando filas o columnas cada vez que debamos consultar la información por las diferentes vistas debido precisamente a la gran cantidad de datos.

Frente a esta situación, Excel nos permite utilizar la herramienta Vistas Personalizadas, con la cual podemos guardar la configuración de una visualización específica entre los que se incluye el ancho de las columnas, el alto de las filas, aplicación de filtros, filas y/o columnas ocultas. De esta manera, podremos aplicar rápidamente una visualización a los archivos agrupadores o que tienen gran cantidad de información.

En la ficha VISTA encontramos la herramienta Vistas Personalizadas:

Vamos a utilizar como ejemplo, una base de datos de ventas y arrendamientos de inmuebles donde encontraremos información de la Fecha de la operación, el tipo de Inmueble, la Operación (Venta o Alquiler), la ubicación, el tamaño del inmueble, el Precio de venta y el Vendedor. Ahora supongamos que la consulta más frecuente tiene que ver con la Venta de Oficinas y Locales con una superficie Mayor a 70 para lo cual se aplican los filtros en las columnas respectivas:

También agregamos un Agrupador de Datos en las columnas E y F para mantenerlas ocultas.

Bien, ahora vamos a guardar esta vista para que luego de quitar los filtros o aplicar otros, podamos volver a esta Vista rápidamente sin necesidad de tener que aplicar cada filtro nuevamente. Para ello, vamos a la ficha VISTA y abrimos la herramienta Vistas personalizadas; con esto se abrirá la ventana de esta herramienta donde vamos a agregar las vistas que necesitemos:

Damos clic al botón Agregar y nos pedirá un nombre de la Vista que estemos configurando:

Para este ejemplo le daremos como nombre VentaOficinaLocal>70. Tenemos dos opciones adicionales para terminar de configurar la Vista donde podemos aplicar también que se tenga en cuenta la configuración de la Impresora (Márgenes, Notas, etc.) así como también las filas ocultas y filtros. Por defecto ambas opciones están habilitadas. Finalmente damos Aceptar.

Vamos a probar el uso de esta Vista; primero quitaremos todos los Filtros de la base de datos y agruparemos las columnas que tenemos Desagrupadas:

Ahora, si quisiéramos aplicar nuevamente el Filtro de Venta de Oficinas y Locales con una superficie Mayor a 70 el cual previamente guardamos como una Vista personalizada, abrimos la herramienta Vista personalizada y seleccionamos la Vista VentaOficinaLocal>70:

Damos clic en Mostrar y veremos que nuestra base de datos ahora tiene aplicados los Filtros apropiados para el caso asi como las columnas desagrupadas:

Descargar archivo de trabajo

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