Inicio » Contabilidad. » (07 / 09 / 2008 )

Implicaciones de la no impresión de los libros de contabilidad

De acuerdo a los últimos conceptos jurisprudenciales, no es estrictamente necesario imprimir los libros de contabilidad, por tanto, éstos, siempre que estén debidamente llevados mediante un software son completamente válidos para todos sus efectos.

Hoy en día no es necesario que los libros de contabilidad estén impresos para que surtan efecto como prueba contable o tributaria.

Sobre el respecto, el Consejo de estado se ha pronunciado en varias ocasiones, y en una de ellas, ha expuesto lo siguiente:

propósito de lo anterior, la Sala también considera útil precisar lo que ha de entenderse por libro de comercio en general y por libro de contabilidad en particular. Al efecto no resulta ocioso traer a colación la definición que de libro trae el Diccionario de la Lengua Española, esto es, el “conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas con cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, etc., y que forman un volumen”. Tal concepto había sido recogido por nuestra legislación, con el aditamento de que debían mantenerse “forrados y foliados”. En buena hora el anterior criterio ha sido revaluado para ser ampliado y comprender en él todos los progresos que la tecnología ha puesto al servicio de los actores u operadores de los procesos económicos (Cfr. D. 2649/93, art. 128). El citado texto, en lo pertinente y en desarrollo de lo preceptuado en el artículo 48 del Código de Comercio, estatuye:

“ART. 128.- Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.”

Además, el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil contiene una imagen ampliada del concepto de libro, a propósito de la enumeración de los documentos, al indicar que son los “escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, … y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo …”. También para actualizar la denominada “libreta” de ahorros a que se refería el artículo 123 de la Ley 45 de 1923, el artículo 1396 del Código de Comercio, en concordancia con los artículos 48 y 56 ib., hace referencia a “documento idóneo”, aspecto que complementa la descripción de documento dada en el Código de Procedimiento Civil.

De lo anterior se deduce, de suyo y necesariamente, que el concepto de libro de comercio en general y de libro de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende, tanto el concepto tradicional de haz de hojas como también los citados cintas magnetofónicas, video tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (art. 2035 C. Co.). Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.

En atención a lo anterior y de acuerdo con la inspección judicial mencionada anteriormente, observa la Sala que la manera como la sociedad lleva sus registros contables se ajusta a las normas legales vigentes contenidas en el Código de Comercio y en los artículos 773 de Estatuto Tributario y 125 del Decreto 2649 de 1993, y permite en cualquier momento establecer la situación fáctica y económica de la sociedad, así como determinar las bases gravables de los tributos que la misma esta obligada a pagar.

En efecto, se encuentra demostrado que en el sublite la actora cumple la exigencia legal de registrar en orden cronológico todas las operaciones, en un libro que denomina “balance y auxiliares por Nit de Empresa”, que contiene las operaciones “día por día”, las cuales se reflejan en el Libro Mayor y Balances en forma “mensualizada” y en el de Inventarios y Balances, de manera “semestralizada”, sistema que permite conocer la situación económica y financiera de la sociedad, por lo que carece de fundamento la sanción impuesta y en consecuencia, la Sala revocará la sentencia de primera instancia y en su lugar declarará la nulidad de los actos acusados, dándole prosperidad al recurso de apelación interpuesto por la parte demandante.

Así las cosas, se debe entender que los libros de contabilidad generados mediante un software, sin necesidad de estar impresos cumplen con todas sus funciones y objetivos, por tanto, sirven como prueba contable y tributaria, y se puede opinar, certificar y dictaminar con base a la información contenida en un software contable.

Lo importante es que la información contenida en el software sea real y esté debidamente soportada, que represente la realidad económica y financiera de la empresa.

Lo anterior no quiere decir que no se impriman los libros, puesto que por practicidad y seguridad, estos deben estar impresos.

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2 Opiniones en “Implicaciones de la no impresión de los libros de contabilidad”
  1. JENNY dice:

    Buenas tardes, al respecto me surge la siguiente pregunta y quisiera saber si me pueden colaborar con la respuesta: Si una empresa que lleva en funcionamiento algunos años dos 0 tres y nunca registro libros de contabilidad, pero si los llevo electronicamente, tiene alguna implicacion el no haber registrado oportunamente, o con la ley antitramites se deduce que ya no es obligacion?
    Gracias

  2. luis alberto granados dice:

    Estimados señores, ante todo los felicito por la calidad y el gran aporte que le hacen a los profesionales en terminos generales.

    solo tengo una inquietud sobre este tema, quiero estar seguro de que no existe otro pronunciamiento sobre el tema.

    necesito sabe cual es mas reciente a esta fecha octubre 28 de 2009

    por favor me contestan en forma urgente.

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