Inicio » . » (07 / 02 / 2012 )

Importancia de la generación consecutiva de las facturas de venta en el control interno

Desde el punto de vista fiscal este  es un requisito de la factura de venta que la  ley  en el artículo  617 del Estatuto Tributario  específica en su literal d)

“d. Llevar un número que corresponda a un sistema de  numeración consecutiva de facturas de venta.

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los literales a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoría.

La parte fiscal es muy clara y precisa  en este punto. Ahora;  ¿qué implicación tiene para una empresa el que no tenga generadas sus facturas de ventas en forma consecutiva para la parte de control interno?

Desde el punto de vista de control interno la facturación de forma consecutiva es un elemento  muy importante para  evitar o minimizar grandes riesgos de fraudes y por lo tanto de detectarlos, ya que en una auditoria de cualquier índole se facilita la detección de faltantes, caso muy distinto es que estén anuladas lo cual es muy normal pero de todas formas el consecutivo desde estar allí relacionado.

El inadecuado ingreso de información puede presentar pérdidas de información o de documentos.

Cuando todos los servicios que se prestan o los productos que se venden o comercializan son numerosos  y al imprimir la respectiva factura no alcanza porque la descripción es muy amplia, es aconsejable realizar cuantas facturas sean necesarias y no terminar de imprimir en otro consecutivo que no ha sido utilizado en el sistema porque físicamente estaría utilizando dos consecutivos pero en el sistema solo hay  uno.

Por ejemplo: Una empresa que se dedica a vender elementos de papelería, son muchos los artículos que en dado caso se tendrían que relacionar en una factura, la cual podría resultar insuficiente  por lo que es mejor utilizar dos consecutivos.   Podría suceder que la factura de venta quede generada con la  número 500 para la empresa que la emite y como no alcanzó para la impresión terminó en el  número 501,  quedando allí  el total de la factura incluyendo  los impuestos.

Pero la  empresa que recibe la factura puede optar por causar la factura por pagar   número 501 por lo que es allí donde está el total a pagar y los impuestos.  Esto generaría una variabilidad en los números de facturas entre las dos empresas  por lo que se prestaría para posibles confusiones. Además para la empresa que la emite quedaría la factura número 501 sin utilizar en el sistema y de no ser anulada no se sabe que utilización se le podría dar.

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