La contabilidad

1. DEFINICION:

La contabilidad es un sistema de información que clasifica, registra, resume y presenta las transacciones de entidades económicas, en cuanto tales transacciones constituyen movimientos de dinero o bienes representables en dinero, para determinar los resultados del período contable.

El fin de la contabilidad es: determinar, interpretar y analizar sus resultados, proyectar las finanzas de la empresa y controlar la veracidad de las operaciones realizadas y de su registro.

11. FUNCIONES:

De acuerdo con la definición, la contabilidad asume las funciones comprendidas en lo que se denomina Teneduría de Libros. Ellas se realizan para todas y cada una de las transacciones que implican movimientos de dinero o bienes que representan dinero y son las siguientes:

1. Clasificación o codificación.

2. Registro.

3. Resumen y presentación de las cuentas que maneja.

4. Determinación de estados financieros periódicos.

La clasificación es la más importante de estas funciones y consiste en codificar las transacciones de acuerdo con el Plan Único de Cuentas. Esta es la única función que requiere de análisis y raciocinio en el proceso de registro contable, ya que la transacción luego está registrando debe afectar exactamente las cuentas que correspondan, y satisfacer las necesidades de información de los usuarios; todo ello debe realizarse según el PUC.

Las funciones de registro, resumen y presentación implican un proceso que puede ser manual, mecánico o electrónico..

El objetivo primordial de la contabilidad, proyectar las finanzas de la empresa, -sólo se cumple cuando su información se utiliza adecuadamente. Para ello proponemos realizar, cuidadosamente, las siguientes tareas:

1 Interpretación de los estados financieros.

2 Análisis financiero de un conjunto significativo de informes contables, para emitir un diagnóstico sobre la situación financiera de la empresa.

3 Planeación de las actividades futuras de la entidad de acuerdo con sus metas y objetivos fijados.

4 Control de la veracidad de los registros y de la ejecución de las operaciones, las cuales deben estar de acuerdo con la planeación propuesta y las políticas generales de la empresa.

1. Interpretación de los estados financieros:

Los resultados económicos de las empresas se presentan en estados financieros periódicos tales como el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en la situación financiera, estado de cambios en el patrimonio (Considerados como básicos por el articulo 22 del decreto 2649 de 1993) además de información que se requiera para obtener información sobre un tópico especifico como, el estado de distribución de utilidades, estados de caja y bancos, cuadro de edades de la cartera, vencimientos de obligaciones bancarias y cualquier otro que la administración considere conducente a la mejor. toma de decisiones financieras en la empresa. Los dos estados financieros más importantes son el balance general y el estado de Resultados; a los cuales enfatizaremos durante el desarrollo del curso.

La interpretación de los estados financieros, consiste en leer dichos estados en forma detallada y concienzuda, de manera que se entienda su contenido, para reclasificar las cuentas que no estén adecuadamente ubicadas y aclarar las dudas, antes de entrar al proceso de análisis.

2. Análisis de Situación Financiera:

Se efectúa comparando los resultados obtenidos en el último período con los de períodos anteriores, con cifras presupuestadas o con empresas similares. Además, se tiene en cuenta la información del sector económico en que se desenvuelve la empresa y la situación económica del país y del mundo.

Los análisis realizados con cifras históricas, permitirán al analista financiero emitir un diagnóstico de la situación financiera de la empresa, que sirve como punto de partida para la planeación de su futuro financiero.

3. Planeación Financiera:

La proyección o planeación financiera consiste básicamente en trazar un camino por el cual debe transitar la empresa en el futuro, en aras de lograr las metas y los objetivos fijados por la dirección general, por los accionistas o por el departamento de planeación. El diagnóstico de situación financiera será el punto de partida del camino de la planeación y las metas su punto de llegada. ­

4. Control:

Este es otro de los aspectos importantes de la contabilidad y se realiza a través de la auditoria - interna o externa -, de la contraloría, de la revisoría fiscal o por la intervención de entidades gremiales y estatales interesadas en proteger los intereses de los accionistas, del gobierno y del público en general.

El control se relaciona con el buen manejo de los fondos, con la veracidad del registro de las operaciones, con la ejecución de los planes y presupuestos y con otros aspectos solicitados por personas que tengan intereses comprometidos en la empresa.

5. ECUACION CONTABLE O PATRIMONIAL

Los objetos de valor y los derechos que son propiedad de una empresa se llaman Activos y los derechos de personas o empresas sobre estos activos se llaman participaciones. Existen dos clases de participaciones:

La primera está representada por los Pasivos: los cuales corresponden a los derechos que tienen sobre los activos los acreedores, los que se conocen como terceras personas diferentes a los propietarios o ellos mismos cuando se constituyen en acreedores.

La segunda es el Patrimonio: es el derecho de los propietarios y su valor está representado por los aportes que hayan realizado al crear la empresa, este a su inicio se denomina Capital, el cual puede aumentar por las utilidades o disminuir por las pérdidas de la empresa y por ello recibe el nombre de Patrimonio.

Los activos de un negocio están sujetos a los dos tipos de participaciones mencionadas; es decir, los propietarios y los acreedores tienen derechos sobre los activos. Dado que estos .derechos no pueden exceder al monto de los activos se deduce que:

ACTIVOS=PASIVOS+PATRIMONIO

Los sistemas contables están estructurados de tal forma que siempre se mantenga la anterior igualdad. Para lograrlo, en cada transacción se registran los dos aspectos que afectan dicha igualdad y, en esencia, estos aspectos son cambios en activos y en pasivos o en capital.

Teniendo presente que en una igualdad se pueden presentar cambios y la ecuación permanece equilibrada, en razón a lo que conocemos como partida doble, por tanto se pueden presentar las operaciones siguientes y como vemos la ecuación permanece equilibrada:

1. Aumentos y disminuciones en el ACTIVO.
2. Aumentos en el ACTIVO, y aumentos en el PASIVO o el PATRIMONIO
3. Disminución en el ACTIVO y disminución en el PASIVO o el PATRIMONIO.
4. Disminución y aumento en el PASIVO.
5. Disminución y aumento en el PATRIMONIO.

Ejemplo: Una persona abre un negocio con un aporte inicial en efectivo de $100.000.

Basados en el principio el de la partida doble, tendremos que la empresa recibe unos recursos en dinero en efectivo, los cuales se encuentran depositados en Caja (el Activo aumento) y una obligación con los dueños o propietarios (aumento del Patrimonio) que constituyen el aporte realizado para dar origen a la empresa y que denominaremos Capital.

Simplificado tendremos en Caja $100.000 y una obligación con los dueños, denominado Capital por $100.000

ACTIVOS      =PASIVO+PATRIMONIO

CAJA $100.000=  PASIVO 0 + APORTES $100.000

Si posteriormente el negocio solicita la apertura de una cuenta corriente en el Banco Agrario y consigna $50.000, al realizar esta operación tendremos en Bancos $ 50.000 y en Caja $ 50.000, lo que hace que el Activo aumente ( $50.000) y disminuya ($ 50.000) lo que hace que el ACTIVO siga siendo igual a $100.000

En este punto los registros contables del negocio mostrarán lo siguiente

ACTIVOS=PASIVO+CAPITAL

$ 100.000=   0        + $100.000

Si luego compramos Muebles y Equipo de Oficina por valor de $ 70.000, pagando $20.000 con cheque y adquirimos una obligación por $ 50.000, tendremos lo siguiente, el ACTIVO aumento en $70.000 y disminuyo en $20.000 y el PASIVO aumento en $ 50.000

ACTIVO   =    PASIVO + CAPITAL

$ 150.000 =  $ 50.000 + $ 100.000.

Si analizamos la operación observamos que al girar el cheque los dineros existentes en el Banco disminuyeron en $ 20.000 y con la compra de los Muebles y Equipo de oficina se aumento el Activo en $ 70.000 y las obligaciones con terceras aumentaron en $50.000.

Consecuentemente, toda operación que registre la contabilidad afecta por lo menos dos cuentas; esto basado en el principio de partida doble, el cual nos enseña que no existe forma concebible de efectuar un cambio en una sola cuenta.

Si tenemos presente que la empresa tiene una obligación con los dueños o propietarios, entenderemos que la empresa busca realizar su objetivo, para lo cual debe realizar una serie de erogaciones que son necesarias para prestar un servicio o realizar una venta, que denominamos GASTOS y adquirir bienes para ser vendidos lo cual constituye lo que conocemos como costo y mediante ellos espera obtener unos INGRESOS los cuales deben ser mayores que los costo y gasto para obtener una utilidad, que es la razón de ser de un negocio.

Por  tanto tendremos que:

PATRIMONIO = CAPITAL + INGRESOS – GASTOS.

Si remplazamos el Patrimonio en la ecuación ACTIVO=PASIVO+PATRIMONIO  tendremos:

ACTIVO = PASIVO+ CAPITAL + INGRESOS – GASTOS

EJERCICIO No 1

1. Nicolás Cárdenas aporta la suma de $500.000 en efectivo para crear una empresa que se dedicara a la prestación de servicios profesionales.
2. Abre una cuenta corriente y consigna en el Banco Agrario la suma de $ 480.000.
3. Compra Muebles de Oficina según factura No 321 del Almacén Mi muble por valor de $ 320.000, cancelando con cheque 01 del banco Agrario $ 150.000 por el saldo adquirió un crédito.
4. Recibe del Banco una nota en la cual le informan que se le saco de su cuenta corriente $ 40.000 correspondiente al valor de la chequera.
5. Compra útiles y papelería en el almacén Su papel según factura No 123 por valor de $ 85.000 y paga con cheque 02.
6. Recibe un cheque del banco Davivienda por la suma de $ 300.000 por servio de asesoria financiera prestado al Almacén La Reina.
7. Consigna en el banco Agrario $ 310.000.
8. El banco Agrario le presta la suma de $ 2.000.000 y le cobra un mes de interese a una tasa del 32% anual. El banco le deposita en la cuenta la suma prestada menos los intereses de un mes.
9. Compra un computador en Su Computador según factura No 345 por valor de $ 1.350.000 cancela el 60% con cheque 03 y por el saldo adquiere un crédito.
10. Paga $200.000 con cheque  04 a Rigoberto Márquez por un mes de arrendamiento del local.
11. Paga el servicio de energía con cheque No 05 la suma de $ 300.000
12. Recibe por servicios prestados al almacén Pin Pérez la suma de $ 300.000, representados en un cheque del Banco Agrario por $ 200.000 y $ 100.000 en efectivo. Inmediatamente procede a realizar la consignación de lo recibido.

SE PIDE:

1. 1. Realizar las operaciones anteriores utilizando la ecuación patrimonial con ingresos y gastos, para cada operación.
   2. Determinar la utilidad o pérdida.
   3. Cual es el valor de los bienes y derechos, las obligaciones y el patrimonio que tiene la empresa.

PARTIAD DOBLE

Partiendo que no hay deudor sin acreedor, que el que entrega tiene y el que recibe debe, vemos que en cada operación intervienen como mínimo dos cuentas, que para entender cada cuenta puede recibir y entregar, dicho en otro términos cada cuenta puede ser debita o acreditada.

QUE ES LO QUE ENTENDEMOS POR UNA CUENTA?

Es la encargada de servir para el registro de las operaciones, transacciones o hechos económicos que realiza una empresa los cuales pueden aumentar o disminuir el Activo, Pasivo y Patrimonio.

Cada una de las cuentas consta de :

1. Un código
2. Un nombre
3. La capacidad de ser Debita o Acreditada.

DEBE corresponde a la primera partida luego del Código y el nombre de la cuenta, allí se registran los debitos

HABER a continuación de la columna donde se ubican los debitos, se registran los créditos.

DEBITAR es registrar una partida en el DEBE de una cuenta.

ACREDITAR es registrar una partida en el haber de una cuenta.

SALDO Diferencia entre los movimientos del Debe y el Haber de una cuenta,  tomando como saldo el valor mayor entre la suma de los debitos y la suma de los créditos. Por ejemplo si la suma de los debitos es de $ 154.000 y la suma de los créditos es de $ 100.000 el saldo será de $ 54.000 y su saldo será de carácter debito.

Ejemplo.: Pin Pérez aporta $ 200.000 en efectivo para crear la empresa CONSULTORIAS la cual se dedicara a prestar asesoria financiera.

CODIGO  NOMBRE DE LA CUENTA           DEBE            HABER

110505     CAJA GENERAL                            $200.000

313001     APORTE PIN PEREZ                                           $ 200.000

Las diferentes cuentas las podemos clasificar, en cuentas Reales o de Balance, Cuentas de costo de Producción, Cuentas de resultado o nominales y cuentas de orden o memorando.

CUENTAS REALES O DE BALANCE

Las cuentas reales son denominadas así por representar un bien o un derecho de propiedad de la empresa, una obligación o compromiso que tiene la empresa con terceras personas o una obligación que tiene con sus dueños o propietarios

ACTIVO Representa los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad de la empresa, representados en dinero.

Los Activos se caracterizan:

1. 1. Son de propiedad de la empresa.
   2. Están en capacidad de generar beneficios o servicios.
   3. Están bajo el control de la empresa.
   4. Generan un derecho a reclamación.

PASIVO Representa las obligaciones contraídas por la empresa con terceras personas, para ser canceladas en el futuro.

Los Pasivos se caracterizan por:

1. La obligación tiene que haberse causado, lo cual implica el deber de realizarse un pago en el futuro.
2. Existe una deuda con un beneficio cierto.

PATRIMONIO Representa la diferencia entre el Activo menos el Pasivo, esta constituido por los aportes del dueño o propietario y las utilidades y reservas constituidas de las utilidades, con un fin especifico o por mandato de la ley.

El Patrimonio se caracteriza por:

1. Estar constituido por el aporte inicial y los aportes adicionales que hayan realizado los dueños de la empresa.
2. Se incrementa con las utilidades y se disminuye con las perdidas del ejercicio contable.

CUENTAS NOMINALES O DE RESULTADO

Son las que se utilizan para registrar los hechos económicos que al finalizar el periodo determinan un aumento o una disminución del Patrimonio, de alli su denominación de cuentas transitorias, pues una vez finalizado el ejercicio su saldos son cancelados, para el inicio del nuevo periodo volver a ser afectadas por los Ingresos, Costo de Venta y Erogaciones necesarias para generar un ingreso denominados Gastos.

INGRESOS Son los valores que recibe la empresa cuando realiza una venta o presta un servicio con el fin de obtener una utilidad o ganancia.

GASTOS  Toda erogación necesaria que realiza la empresa para efectuar una venta o prestar un servicio, es decir para obtener un ingrso.

COSTO DE VENTA Representa el valor de adquisición (costo) de los articulos o bienes adquiridos por la empresa para la venta.

CUENTAS DE COSTO DE PRODUCCION

Su función es acumulativa y permiten controlar las erogaciones incurridas para la fabricación de un producto y están constituidas por La Materia Prima Directa, La Mano de Obra Directa y Los Cargos Indirectos.

CUENTAS DE ORDEN O MEMORANDO

Corresponde a las cuentas que figuran en el Balance pero representan bienes de propiedad de terceros o bienes de propiedad de la empresa que ya han cumplido su ciclo.

PLAN UNICO DE CUENTAS

Para el registro de las operaciones utilizaremos el Plan Único de Cuentas reglamentado por el decreto 2650 de 1993, 2894 de 1994, 2116 de 1996 y 95 de 1997.

El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes con el fin de permitir la transparencia de la Información contable y por consiguiente su claridad, con fiabilidad y comparabilidad.

El plan único de cuentas esta conformado por:

Un catalogo de Cuentas.

Descripción de las Cuentas.

La Dinámica como operan las cuentas.

CATALOGO DE CUENTAS

Contiene la relación condensada y clasificada de las clases, grupos, las cuentas, subcuentas correspondientes al Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, costo de venta, costos de Producción y Cuentas de Orden identificando cada clase con un digito.

Su estructura esta basada en niveles así:

Clase……………………………..  Para el primer digito

Grupo……………………………..  Identificado con dos dígitos

Cuenta…………………………….            Conformado por cuatro dígitos

Subcuenta……………………….. Esta constituido por seis dígitos

Auxiliares………………………….            Están constituidas por 7 dígitos o mas

Para comprender su estructura básica  fácilmente, vamos a examinar como se encuentran asignados a cada una de las clases los 9 dígitos:

PARA EL BALANCE GENERAL

1. 1. ACTIVO
   2. PASIVO
   3. PATRIMONIO

PARA EL ESTADO DE RESULTADOS

1. 1. INGRSOS
   2. GASTOS
   3. COSTO DE VENTA

PARA EL COSTO DE PRODUCCION

1. 1. COSTO DE PRODUCCION

PARA LAS CUENTAS DE ORDEN

1. 1. CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
   2. CUENTAS DE ORDEN ACREEDORA

DESCRIPCION

Mediante la descripción expresaremos o detallamos los conceptos de las diferentes clases, los grupos y las cuentas incluidas en el catalogo e indican las operaciones que deben registrarse en cada una de las cuentas.

DINAMICA

Señalan la forma en que deben utilizarse las cuentas y realizarse los diferentes movimientos contables que las afectan.

EJERCICIO:

Tome los datos del ejercicio No 1 y realice los asientos contables pertinentes utilizando la partida doble para cada una de las operaciones, codificando cada cuenta según el plan único de cuentas.

1. Un dígito.
2. Con Cuatro dígitos
3. Con Seis dígitos

Para cada caso debe obtener los saldos de cada cuenta.

Autor: Antonio María Ocampo, Docente Universidad Surcolombiana

Para complementar

• Cuentas reales o de balance
• ¿Qué es el patrimonio bruto?
• ¿Cómo suceden las variaciones del activo, pasivo y patrimonio?
• Contabilidad de la empresa unipersonal y la persona natural
• Como determinar y contabilizar las utilidades del ejercicio