Los gastos de viaje o viáticos que deba pagar un contribuyente son deducibles del impuesto a la renta si cumplen con los requisitos generales de las deducciones.
Gastos de viaje que paga un contribuyente.
Un contribuyente debe pagar gastos de viaje a sus trabajadores y directivos para fines relacionados con el desarrollo del objeto social del negocio, y por lo general, esos gastos de viaje son deducibles del impuesto a la renta.
La deducción depende de que el gasto de viaje sea necesario para la generación de renta, lo que implica que deba tener relación de causalidad.
Se debe tener claro que el gasto de viaje debe corresponder con el desarrollo del negocio o actividad del contribuyente, ya que la Dian suele ser muy exhaustiva a la hora de revisar los gastos de viaje que declara el contribuyente.
Casos en que se pueden deducir los gastos de viaje.
No existe una respuesta definitiva respecto a si es deducible o no los gastos de viaje en que incurre el contribuyente, pues eso depende de las circunstancias, o mejor, de si ese gasto es necesario para generar renta, uno de los requisitos generales de las deducciones.
Para ilustrar la anterior transcribimos el siguiente aparte de la sentencia 18792 del 18 de junio de 2015 de la sección cuarta del Consejo de estado con ponencia de la magistrada Carmen Teresa Ortiz:
«En ese contexto, la Sala considera que en este caso no está probada la relación de causalidad entre los gastos por los viajes realizados por unas personas que presuntamente son empleados de la empresa demandante a Venezuela y Estados Unidos, entre estos el pago del impuesto de salida, con la actividad generadora de renta, pues la actora se limitó a afirmar, sin ningún sustento probatorio, que el gasto cumplía con lo establecido en el artículo 107 del Estatuto Tributario, lo que no logra demostrar la procedencia de la deducción.
En efecto, la sociedad debió demostrar el vínculo que tienen las personas que viajaron, con la empresa, y el propósito del viaje, omisión que no se satisface con la simple manifestación de que el gasto corresponde a un viaje realizado para evaluar una posible asesoría a una compañía en Venezuela o a Estados Unidos a una feria de productos plásticos.»
En razón a lo anterior no todo lo que se pague por gastos de viajes es deducible del impuesto a la renta, sino aquellos que se demuestren necesarios y que tuvieron relación de causalidad con la actividad generadora de ingresos.
Por ejemplo, si se le pagaron gastos de viaje al representante legal para que firmara un contrato, es un gasto deducible del impuesto a la renta, pero si se pagaron para que asistiera un club social, no será deducible.
Lo anterior exige que el contribuyente documento debidamente los pagos que realice por gastos a viaje a fin de probar la necesidad y la conexidad del gasto.
Es importante recordar que no se debe probar que de ese gasto se generó un ingreso, como se precisa en la misma sentencia:
«Que el artículo 107 del E.T no exige que a instancia del gasto se genere un ingreso, lo que exige es que tenga relación de causa y efecto, pero no como gasto-ingreso, sino como gasto-actividad. Por eso, la Sala considera que la injerencia que tiene el gasto puede probarse con el ingreso obtenido, pero esa no necesariamente es la única prueba de la injerencia, si por tal se entiende la acción de “Entremeterse, introducirse en una dependencia o negocio”.»
No se debe probar que con cada erogación se generó un ingreso, pues la norma no exige tal cosa.
Supóngase que se pagaron gastos de viaje para que el representante legal junto con sus asesores firmase un contrato para la empresa. Ese gasto a todas luces es deducible del impuesto a la renta, pues el contrato generará ingresos para la empresa.
Ahora supóngase que luego de firmado el contrato por alguna razón no se ejecutó y la empresa no obtuvo ningún ingreso de esa gestión. Esa circunstancia no convierte el gasto en no deducible, pues a pesar de no haberse generado un ingreso, está directamente relacionado con la actividad generadora de renta.
¿Tiquetes aéreos son deducibles?
Los tiquetes aéreos corresponden a un gasto de viaje, como un tiquete terrestre o en barco, de modo que serán deducibles sólo si son necesarios, y en general, si cumplen con los requisitos generales de las deducciones.
Así es como la sección cuarta del Consejo de estado en sentencia 20701 del 2 de agosto de 2017, con ponencia del magistrado Jorge Octavio Ramírez confirmó el rechazo de unos pagos por tiquetes aéreos argumentando que:
«En este caso, la parte actora omitió aportar y solicitar los medios de prueba que acreditaran que los gastos por concepto del transporte aéreo de las personas señaladas con anterioridad, además de ser forzosos para que se generara la actividad productora de renta, guardaban relación de causa-efecto con la actividad generadora de renta del contribuyente en la vigencia analizada.»
Seguidamente señala la sala:
«Las facturas que obran en el expediente , dan cuenta de la existencia del gasto, es decir, del pago del pasaje aéreo, más no de la necesidad y del nexo de causalidad de la erogación en la que la sociedad actora incurrió; porque ni siquiera se aportó prueba del motivo del viaje.»
En consecuencia, la empresa o contribuyente debe acreditar la existencia del pago mediante la factura, soporte o tiquete, pero además debe demostrar que fue necesario y que tiene relación de causalidad con la actividad generadora de renta.
Gastos de viajes que son deducibles.
De lo anteriormente expuesto se puede resumir que todo gasto de viaje es deducible siempre que se cumpla con los siguientes requisitos:
- Fue necesario.
- Tiene relación de causalidad con la generación de renta.
- Es proporcionado.
- Está debidamente soportado.
Es importante precisar que no se requiere demostrar que de ese viaje se obtuvieron ingresos, sino que estaba relacionado con la actividad generadora de renta.
Guía Laboral 2024
Conozca sus derechos y obligaciones laborales como trabajador o como empleador, y evítese problemas. Ver más.
Retención en la fuente en servicios de hoteles y hospedaje
Impuesto de normalización tributaria
Liquidador de intereses moratorios Dian
Compraventa de establecimientos de comercio
Disminución de la jornada laboral en Colombia
Indemnización sustitutiva de pensión
Obligaciones de los responsables del Iva
Despido del trabajador por su detención preventiva
Los tiquetes aéreos corresponden a un gasto de vieja,. cambiar por viaje!
Cuál es el documento que se requiere para poder hacer deducible un gasto en el exterior? como por ejemplo: un restaurante, no todas los países tienen la misma exigencia en cuanto a la identificación del contribuyente en el ticket con Razón Social y numero de identificación tributaria o el nombre que corresponda en el país de la compra.