La división por grupos o lotes, sólo es permitida en la modalidad de subasta inversa

Algunas entidades estatales procuran adelantar sus procesos de selección cuya adjudicación se efectúe por lotes o grupos. Esta alternativa procedimental se encuentra permitida y es una buena práctica que exhibe transparencia, economía y eficiencia administrativa.

En términos generales, gracias a esta alternativa, un proceso de selección de subasta inversa dividido por grupos o lotes permite la celebración de varios contratos.

Esta alternativa de contratación es permitida en la modalidad de subasta inversa, aunque también se han encontrado procesos de mínima cuantía, selección abreviada de menor cuantía y licitaciones, donde utilizan la división por lotes.

Dentro del marco normativo, no existe prohibición expresa para que las entidades estatales utilicen dicha alternativa en otras modalidades diferentes a la subasta inversa, sin embargo, esta prohibición es tácita, según lo que se destaca en el artículo 2.2.1.2.1.2.1 del Decreto 1082 de 2015, así:

“…Pliegos de condiciones. En los pliegos de condiciones para contratar Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, la Entidad Estatal debe indicar:…

  1. Definir el contenido de cada uno de las partes o lotes, si la adquisición se pretende hacer por partes….”. (Subrayado y resaltado fuera de texto).

Ante lo expuesto, se debe resaltar que esta alternativa se puede dar sólo para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes.

Es importante mencionar que el propósito de agrupar bienes o servicios es generar una especialización de cada lote, según sus características.

Por ejemplo:

Proceso de subasta inversa para la adquisición de muebles para la dotación de oficinas

Lote No. 1: Sillas

Lote No. 2: Archivadores

Lote No. 3: Mesas de trabajo

Lote No. 4: Descansa pies

Lote No. 5: Soportes para CPU

Lote No. 6: Puntos ecológicos

Tal como se observa, se agrupó por especialidad o característica técnica, situación que permite la participación de fabricantes o empresas distribuidoras dedicadas a un sector específico, siendo este un método eficaz para que la entidad obtenga mejores precios en cada Lote.

Se debe anotar que el interés de un proponente en un lote especial, no es óbice para que pueda participar en los demás. Así mismo, la entidad estatal puede adjudicar varios lotes a un mismo proponente.

Es recomendable establecer unos requisitos habilitantes generales y específicos en este tipo de procesos. Requisitos generales, podrían ser aquellos para acreditar la capacidad jurídica y financiera. A diferencia de los requisitos técnicos y de experiencia, los cuales deberán establecerse, según el grupo y sus características.

Finalmente, se debe destacar que esta alternativa requiere mayor calidad en la planeación y preparación del proceso, en comparación con las demás modalidades; agotada esta etapa, la entidad estatal lograría mayor ejecución presupuestal, especialidad en los contratos celebrados y mejores precios en los bienes o servicios adquiridos.

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