La importancia de efectuar expedientes contractuales por parte del adjudicatario

Así como las entidades estatales para cada proceso de selección, llevan un expediente contractual desde la etapa preparatoria hasta su culminación con el acta de cierre del expediente[1], los empresarios dedicados a participar en la contratación pública de Colombia vienen adoptando esta misma práctica administrativa.

El propósito de la generación de un expediente contractual podría ser considerado innecesario por parte de algunos empresarios, sin embargo, durante o posterior a la ejecución contractual, pueden existir situaciones que generen reclamaciones, derechos de petición, citaciones por autoridades u otros acontecimientos.

Es ahí donde un expediente contractual puede convertirse en la mejor herramienta que tenga el empresario, puesto que la compilación de la información en su totalidad, facilitará su defensa, solicitud o suministro de información.

Además, se debe recordar que el contratista está en la obligación de colaborar con el Estado colombiano. Entre la normatividad vigente aplicable a este tema, se debe destacar de la Ley 80 de 1993, los siguientes artículos:

Una respuesta completa y organizada al requerimiento efectuado dentro de una indagación o investigación adelantada por cualquier autoridad, sobre la participación del proponente en el proceso de selección, o su ejecución contractual, puede contener el argumento válido que lo libre de dificultades o responsabilidades.

El desarrollo de servicios o suministro de bienes adicionales, solicitados verbalmente por un funcionario, arguyendo la necesidad que reviste la entidad y la promesa de celebrar un contrato adicional o la modificación del inicial, no es tan fácil de demostrar ante la entidad contratante o las autoridades, llegado el caso. Es decir, todo en materia de contratación pública, debe efectuarse por escrito.

Ante lo expuesto, un ejemplo del contenido de los expedientes contractuales que generan los proponentes contempla, entre otros, los siguientes documentos:

  • Pliego de condiciones definitivo o su equivalente
  • Observaciones
  • Respuestas a observaciones
  • Propuesta presentada
  • Acta de cierre
  • Informe de evaluación
  • Observaciones al informe de evaluación
  • Resolución de adjudicación
  • Contrato celebrado
  • Copia de la Póliza de garantía
  • Acta de inicio
  • Actas de reunión con el(os) supervisor(es) o interventor(es).
  • Correos electrónicos
  • Copia de las facturas del contrato
  • Informes de avance
  • Cualquier documento relacionado con el contrato estatal

En conclusión, la generación de expedientes contractuales y la correcta organización de la información referente al contrato estatal por parte de los proponentes y adjudicatarios, pueden convertirse en la herramienta que facilite sus acciones legales frente a la administración.


[1] El cierre del expediente del proceso de contratación, obligación de las entidades públicas

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